Tutti i vantaggi della digitalizzazione documentale:
soluzioni personalizzate per ogni esigenza aziendale
Tutti i vantaggi della digitalizzazione documentale:
soluzioni personalizzate per ogni esigenza aziendale
La tua azienda ha necessità di diventare più competitiva sul mercato e stai pensando di cominciare a digitalizzare alcuni processi tra i quali la digitalizzazione documentale per ottimizzare i tempi di lavorazione ma vorresti qualche informazione in più? Hai letto che esistono diverse soluzioni personalizzate per poter sfruttare al meglio tutti i vantaggi della digitalizzazionedocumentale e ti piacerebbe capire a chi rivolgerti? O sei semplicemente curioso di scoprire come l’introduzione della digitalizzazione documentale all’interno delle attività possa migliorare il lavoro e quali sono i vantaggi nel lungo periodo?
Sei sulla pagina giusta!
Prenditi qualche minuto per leggere questo articolo che noi di Insaid, specializzati in processi di digitalizzazione documentale, abbiamo preparato per aiutarti a scegliere uno dei processi di innovazione aziendale necessari a rendere la tua azienda più efficiente e produttiva e raggiungere obiettivi di business sempre più alti.
Scoprirai che attraverso le diverse procedure di dematerializzazione, archiviazione fisica e digitale, conservazione e distruzione documentale a norma di legge, potrai ottimizzare i processi aziendali e stare al passo con i tuoi competitor. Continua a leggere per scoprire tutti i vantaggi della digitalizzazione e delle varie soluzioni personalizzate.
Buona lettura!
Digitalizzazione: di cosa stiamo parlando?
- Ridurre costi e sprechi di carta
- Risparmiare spazio
- Garantire la sicurezza nel tempo nella gestione dei documenti
- Accelerare la consultazione
Soluzioni di digitalizzazione documentale attraverso un percorso studiato e personalizzato
Ora che abbiamo compreso cosa si intende per digitalizzazione aziendale, quale importanza riveste la digitalizzazione documentale in questo processo di trasformazione e a quali bisogni risponde, proviamo a capire quali sono le soluzioni di digitalizzazione documentale, tra le quali potrete scegliere.
In realtà ogni azienda ha delle proprie necessità che non sono standardizzabili. Per questo motivo noi di Insaid che da anni ci occupiamo di soluzioni di digitalizzazione documentale, elaboriamo un progetto di digitalizzazione documentale dopo aver ascoltato e valutato il bisogno dell’azienda o del professionista o dell’ente pubblico.
Cerchiamo di capire quali sono le necessità concrete che ci rappresentano nella gestione del lavoro giornaliero, ad esempio, se hanno bisogno di una consultazione rapida o se necessitano di una catalogazione personalizzata di grosse quantità di dati. In base alle esigenze aziendali e di lavoro, noi di Insaid prepariamo il progetto di digitalizzazione documentale personalizzato, prevedendo anche di combinare tra loro più servizi in modo da garantire tutti i vantaggi che la digitalizzazione documentale offre.
Come vedi, non esiste un unico progetto di digitalizzazione documentale standardizzato e uguale per tutti. Il progetto di digitalizzazione documentale va elaborato tenendo conto della struttura aziendale che si sta analizzando e delle necessità contingenti.
Adesso vediamo quali sono gli step della digitalizzazione documentale che noi di Insaid proponiamo ai nostri clienti.
Continua a leggere per saperne di più!
Gli step della digitalizzazione documentale con Insaid
Come abbiamo visto nel paragrafo precedente, per impostare un corretto progetto di digitalizzazione documentale è fondamentale avvalersi di partner specializzati e competenti come noi di Insaid. La componente della consulenza specialistica che noi di Insaid proponiamo, ti permette di sviluppare il tuo percorso di digitalizzazione documentale verificando il costo e l’impatto sull’organizzazione.
Una volta che avremo compreso il tuo bisogno, procediamo con gli step fondamentale del progetto di digitalizzazione documentale:
- Ritiro dei tuoi documenti organizzando un servizio logistico per il ritiro e la consegna;
- Preparazione dei documenti tramite la normalizzazione (eliminando graffette, buste, elastici etc…)
- Scansione dei documenti con l’utilizzo di scanner ad alta risoluzione e di ultima generazione
- Indicizzazione dei documenti tramite parole chiavi di ricerca concordate con il cliente
- Versamento dei documenti digitalizzati con modalità concordate con cliente (su pc e/o gestionale del cliente, su supporto esterno oppure sulla nostra piattaforma web)
- Archiviazione e stoccaggio dei documenti originali a norma di legge
- Distruzione certificata di documenti contenenti dati sensibili
Questo tipo di progetto di archiviazione documentale consente di semplificare le attività degli uffici, offrendo la possibilità anche ai dipendenti di accedere in tempi rapidi senza sprechi di tempo e di carta.
Peraltro, un altro vantaggio che il processo di archiviazione documentale che noi di Insaid offriamo è quello di ridurre il rischio di smarrimento o danneggiamento dei documenti, garantendo la sicurezza degli stessi.
In base alla nostra esperienza e alle richieste che i clienti ci rappresentano quando valutiamo insieme un progetto di digitalizzazione documentale, questi sono le principali richieste che ci formulano:
- Efficienza
- Risparmio sui costi
- Competitività
Vediamoli nel dettaglio.
Per quanto concerne l’efficienza, attraverso il processo di digitalizzazione documentale le risorse aziendali diventano più produttive in quanto risparmiano tempo per accedere ai documenti o alle pratiche archiviate.
La digitalizzazione degli archivi, ad esempio, rende più efficienti i processi di gestione e ricerca documentale. Inoltre, l’eliminazione di copie cartacee in favore della dematerializzazione permette di essere più rapidi e precisi nella ricerca dei documenti di cui hai bisogno.
Con la digitalizzazione documentale, protrai anche ridurre i costi legati all’acquisto di carta e accessori così come anche degli spazi fisici ove conservarli a norma di legge e proteggerli da intrusioni illecite. E questa è un’esigenza che non solo ci rappresentano le aziente del settore commerciale ma anche le pubbliche amministrazioni che si sono negli anni avvalse dei nostri servizi specialistici.
La digitalizzazione documentale, inoltre, ti permette di essere più competitivo in quanto attraverso tali procedure potrai velocizzare l’elaborazione delle pratiche grazie alla possibilità di accedere in tempi rapidi ed immediati ai tuoi documenti.
La rapidità di evasione delle richieste dei clienti o degli utenti nel caso di una pubblica amministrazione ti consentirà di acquisire la loro fiducia, accrescendo la tua affidabilità e la tua reputazione.
Un altro vantaggio della digitalizzazione dei processi è la maggiore competitività della tua azienda in quanto l’introduzione di soluzioni tecnologiche performanti, che riducono il cosiddetto time to market, ti permettono di rispondere velocemente ai cambiamenti del mercato e alle richieste dei clienti.
Per questo motivo Insaid ti guida nel tuo personale processo di digitalizzazione documentale che rappresenta un passo decisivo verso la modernizzazione e semplificazione dei processi necessari a migliorare e rendere la tua azienda o l’ente che rappresenti, più efficiente, affidabile e credibile.
Se desideri scoprire quali sono i vantaggi della digitalizzazione documentale adatti alla tua realtà aziendale e lavorativa, contattaci per una consulenza e per valutare insieme la soluzione di digitalizzazione che meglio risponda alle tue esigenze.
