una soluzione innovativa per l'azienda moderna
Dematerializzazione certificata
La dematerializzazione certificata è un processo che consente di trasformare i documenti cartacei in documenti digitali, garantendone la validità e l’autenticità attraverso l’utilizzo di strumenti e tecnologie apposite.
una soluzione innovativa per l'azienda moderna
Dematerializzazione certificata
La dematerializzazione certificata è un processo che consente di trasformare i documenti cartacei in documenti digitali, garantendone la validità e l’autenticità attraverso l’utilizzo di strumenti e tecnologie apposite.
un sistema efficiente per la tua sicurezza
ecco come lavoriamo
La nostra azienda offre servizi di dematerializzazione certificata per la conversione dei tuoi documenti cartacei in documenti digitali. Il nostro processo di digitalizzazione segue step ben definiti, garantendo un lavoro ottimale:
Trasferimento della
documentazione
Digitalizzazione e
esportazione documenti
digitali
Ricomposizione
documenti
Distruzione
certificata
Ricollocazione in
archivio
Risparmio, efficienza e tutela ambientale
I benefici del servizio di dematerializzazione certificata
Un processo di dematerializzazione certificata dei documenti conferisce un valore legale significativo ai documenti digitali. Ecco come questo valore legale è supportato:
Validità giuridica:
I documenti digitali, firmati digitalmente e dotati di certificati digitali conformi alle normative specifiche, hanno la stessa validità giuridica dei documenti cartacei.
Non ripudiabilità:
Un firmatario che ha apposto una firma digitale su un documento non può negare successivamente di averlo firmato. La firma digitale crea un legame crittografico tra il firmatario e il documento stesso.
Conservazione a norma di legge:
I sistemi di gestione documentale forniscono funzionalità di conservazione elettronica che rispettano le disposizioni legali, come la conservazione per fini fiscali, legali o di conformità.
Integrità del documento:
Le firme digitali e le marcature temporali crittografate rendono evidente se il documento è stato alterato successivamente alla sua creazione.
Tracciabilità e audit trail
I sistemi di gestione documentale adottati nel processo di dematerializzazione consentono la tracciabilità delle modifiche e l'audit trail delle attività sul documento.
La gestione dei tuoi documenti
Trasferimento della documentazione
Il tuo materiale conservato verrà trasferito ai nostri archivi con mezzi appropriati e corredato da una distinta di accompagnamento. Sarà verificata la congruità del materiale con quanto dichiarato e eventuali anomalie ti saranno comunicate. Dopo il controllo, il materiale verrà registrato e sottoposto alle successive lavorazioni. Riceverai gratuitamente gli strumenti necessari per confezionare i documenti destinati all’archiviazione.
Successivamente la documentazione interessata sarà prelevata dal deposito fisico e trasferita per macero o smaltimento a un altro operatore alla fine del contratto. I dati sui supporti informatici saranno aggiornati per mantenere la coerenza con il deposito fisico. Si procederà alla movimentazione della documentazione dal deposito fisico, alla cancellazione dei dati dai supporti informatici e allo smaltimento del materiale non strettamente archivistico.
Integrità e sicurezza durante l'esportazione
Digitalizzazione e esportazione documenti digitali
Il processo di digitalizzazione prevede la preparazione del materiale, la suddivisione in lotti e la protocollazione mediante codice a barre. I documenti vengono scansionati in fronte/retro con uno o più scanner per produrre un file immagine in formato PDF/A, al quale viene applicato il riconoscimento OCR/ICR per renderlo ricercabile.
Viene poi inserita manualmente l’indicizzazione dei documenti digitali, utilizzando le chiavi di referenza fornite dalla Cliente. I documenti digitali vengono esportati su supporti elettronici o area cloud dedicata.
Alla fine del processo, i documenti vengono ricomposti e riposti nel contenitore di provenienza, mentre viene rilasciata una dichiarazione di idonea certificazione del processo di acquisizione digitale in conformità alla normativa in materia.
La banca dati dei documenti è accessibile in remoto attraverso l’applicativo. I principali vantaggi sono:
- Visualizzazione, stampa, download e condivisione dei file
- Monitoraggio della documentazione fisica archiviata e del loro posizionamento
- Emissione delle richieste di documentazione e monitoraggio degli esiti di ricerca, dello stato di avanzamento e dello storico delle richieste
- Monitoraggio della documentazione di conservazione e richiesta distruzione
- Compatibilità Microsoft Office 365
- Privilegi di accesso differenziati per utente
- Filtri ricerca customizzabili
- App iOS e Android
- Ricerca semantica
vuoi saperne di più?
richiedi informazioni
Prenota una consulenza per chiarire i tuoi dubbi e scoprire tutto quello che c’è da sapere sull’archiviazione digitale.
tecniche e strumenti per il recupero dei dati
Ricomposizione documenti
Il documento descrive i processi per la gestione e l’archiviazione della documentazione in modo da garantirne la sicurezza, la catalogazione e la reperibilità. La documentazione viene sanificata e catalogata in scatole o singoli contenitori, con un sistema di catalogazione univoco.
Un’applicazione web personalizzata consente l’accesso alla documentazione in remoto. La documentazione è protetta da eventuali danni con contenitori in cartone sigillati e un sistema di tracciabilità basato su tecnologia RFID/QRCode e IoT.
La consegna dei documenti avviene entro i termini prestabiliti e previo accordo con il cliente possono essere consegnati anche in forma telematica.
certificazione per garantire la privacy e la sicurezza
Distruzione certificata
La distruzione sicura dei documenti conservati avviene attraverso l’utilizzo di trituratori a frammento che garantiscono la protezione dei dati sensibili fino a un livello di sicurezza P-6. Il processo di distruzione e smaltimento è eseguito nel rispetto delle normative vigenti e tutte le operazioni sono tracciate e certificate, con l’emissione di un certificato di avvenuta distruzione per garantire la conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) sulla protezione dei dati personali.
La garanzia di un sistema efficiente
La nostra qualità è certificata
Qualità garantita
del processo produttivo
ISO 9001:2015
Rispetto dei parametri
di gestione ambientale
ISO 14001:2015
Attenzione alla salute e
sicurezza sul lavoro
ISO 45001:2015
Sicurezza delle
informazioni
ISO IEC27001
Caratteristiche di conservazione
Ricollocazione archivio
La sede è situata in una zona sicura, lontana da rischi di allagamenti, smottamenti, esplosioni o incendi, e dotata di sistemi di monitoraggio dell’umidità e della temperatura, di strutture metalliche zincate con ripiani mobili e di dispositivi di allontanamento di insetti e parassiti.
La sicurezza interna è garantita da porte e serramenti con serrature di sicurezza, sistemi di allarme antifurto, telecamere di sorveglianza e accesso riservato al solo personale incaricato della gestione del materiale archivistico.
Inoltre, i depositi sono dotati di dispositivi di separazione e compartimentazione in grado di evitare la propagazione dell’incendio, dispositivi di rilevazione incendi e di estinzione manuale e automatica con sprinkler a nebulizzazione d’acqua.
