Tutela e riservatezza, fino alla fine
Distruzione certificata documenti
La distruzione dei documenti è un’operazione delicata che richiede attenzione e cautela per evitare la perdita di informazioni importanti o la diffusione di dati sensibili. Utilizziamo le migliori pratiche e le attrezzature più avanzate per garantire che i tuoi documenti vengano distrutti in modo sicuro e definitivo, rispettando la privacy e le normative in vigore.
Tutela e riservatezza, fino alla fine
Distruzione certificata documenti
La distruzione dei documenti è un’operazione delicata che richiede attenzione e cautela per evitare la perdita di informazioni importanti o la diffusione di dati sensibili. Utilizziamo le migliori pratiche e le attrezzature più avanzate per garantire che i tuoi documenti vengano distrutti in modo sicuro e definitivo, rispettando la privacy e le normative in vigore.
un sistema efficiente per la tua sicurezza
ecco come lavoriamo
Ci occupiamo di distruggere i tuoi documenti in modo sicuro e conforme alle normative in vigore per la conservazione dei dati secondo i seguenti passaggi:
prelievo della
documentazione
obsoleta
identificazione
documenti e
catalogazione
distruzione con
taglio a
frammento
invio al
macero del
materiale di risulta
emissione certificato di distruzione e smaltimento
Risparmio, efficienza e tutela ambientale
I benefici del servizio di distruzione certificata documenti
La distruzione certificata dei documenti contenenti dati sensibili, riservati e personali offre numerosi vantaggi, tra cui:
Protezione dei dati sensibili:
Garantisce che i dati sensibili, riservati e personali contenuti nei documenti siano completamente distrutti, prevenendo il rischio di accessi non autorizzati o di violazioni della privacy.
Riduzione del rischio di violazione dei dati:
La distruzione certificata elimina i documenti in modo che non possono essere recuperati o utilizzati in modo improprio. Ciò riduce il rischio di accessi non autorizzati o di compromissione dei dati.
Rispetto della privacy dei clienti:
La distruzione certificata dei documenti è un segnale importante per i clienti che i loro dati personali sono gestiti in modo sicuro e che la privacy è rispettata.
Sostenibilità ambientale:
I frammenti dei dati non più recuperabili e utilizzabili sono inseriti nei cicli di raccolta e rigenerazione della carta contribuendo ad alimentare l’economia circolare.
Conformità normativa:
Vi aiutiamo a conformarvi alle normative e alle leggi vigenti in materia di protezione dei dati. Grazie al certificato di avvenuta distruzione avrete una prova documentata della conformità.
Protezione dalla responsabilità legale:
Nel caso in cui si verifichi una violazione dei dati o un accesso non autorizzato ai documenti, la dimostrazione che i documenti sono stati adeguatamente distrutti può fornire una difesa legale solida.
Riduzione dei costi di conservazione:
Consente di ridurre i costi associati alla conservazione dei documenti cartacei, inclusi i costi per la gestione di uno spazio fisico, l'organizzazione e la sicurezza dei documenti stessi.
recupero ottimale dei tuoi documenti
prelievo della documentazione obsoleta
Il prelievo presso la vostra sede della documentazione obsoleta è un’operazione importante per garantire l’efficienza e l’organizzazione dei documenti della vostra azienda. Quando i documenti diventano obsoleti o non più necessari, è importante rimuoverli dagli archivi per liberare spazio e mantenere solo quelli rilevanti. Assicurarsi che la documentazione obsoleta sia adeguatamente distrutta è fondamentale per prevenire la divulgazione di informazioni riservate o sensibili.
analisi accurata della documentazione
identificazione documenti e catalogazione
L’identificazione dei documenti e la loro catalogazione sono due fasi fondamentali nella gestione dell’archivio di un’azienda. Identificare ogni documento in modo univoco è importante per la tracciabilità e la rintracciabilità degli stessi, mentre la catalogazione permette di organizzarli in modo sistematico e di recuperarli in modo rapido e preciso.
La catalogazione dei documenti deve essere organizzata in modo strutturato, adottando un sistema di classificazione ben definito e preciso.
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tecnologia moderna al tuo servizio
distruzione con taglio a frammento
La distruzione di documenti con il taglio a frammento è un metodo sicuro ed efficace per garantire la distruzione completa e definitiva di documenti sensibili o obsoleti. Questo processo consiste nell’usare una macchina distruggidocumenti, che taglia i documenti in piccoli frammenti di dimensioni variabili, impedendo così la loro ricostruzione.
cura e attenzione nei minimi dettagli
invio al macero del materiale di risulta
Questo processo consiste nella trasformazione del materiale di risulta in una forma di biomassa utilizzabile per la produzione di energia.
L’invio al macero del materiale di risulta rappresenta dunque una soluzione sostenibile per la gestione dei rifiuti, in quanto consente di recuperare il valore energetico dei materiali di risulta, riducendo così l’impatto ambientale del loro smaltimento.
La garanzia di un sistema efficiente
La nostra qualità è certificata
Qualità garantita
del processo produttivo
ISO 9001:2015
Rispetto dei parametri
di gestione ambientale
ISO 14001:2015
Attenzione alla salute e
sicurezza sul lavoro
ISO 45001:2015
Sicurezza delle
informazioni
ISO IEC27001
un sistema rapido e veloce
emissione certificato di distruzione e smaltimento
L’emissione del certificato di distruzione e smaltimento è un’operazione importante che attesta la corretta gestione dei rifiuti e la distruzione definitiva di documenti sensibili o obsoleti. Il certificato di distruzione e smaltimento è un documento legale che attesta che i documenti sono stati distrutti in conformità alle normative sulla privacy e alla protezione dei dati, e che i rifiuti sono stati smaltiti in modo responsabile e sostenibile.
Distruzione certificata: tutte le informazioni per scegliere consapevolmente
Distruzione certificata documenti: in cosa consiste questa procedura?
Distruzione certificata documenti: perché è fondamentale questa procedura?
Come abbiamo detto nel paragrafo precedente, la distruzione certificata di documenti è un processo che ti permette di proteggere i dati in essi contenuti anche in fase di smaltimento.
Infatti, come sopra accennato, ogni giorno la tua organizzazione gestisce tantissimi dati di diversa natura:
- Dati sensibili, o meglio, particolari categorie di dati (afferenti allo stato di salute, all’origine razziale, dati genetici, dati sull’orientamento sessuale e altri ancora)
- Dati personali comuni (nome, cognome, codice fiscale etc…)
- Dati finanziari (estremi di conti correnti, IBAN etc..)
Tali dati sono presenti in contratti, nelle schede anagrafiche dei clienti o pazienti, se sei un’organizzazione sanitaria pubblica o privata, registri contabili e tanti altri documenti.
Tutti questi dati meritano di essere protetti lungo tutto il percorso di gestione, ivi compresa la distruzione.
Infatti, secondo la nuova normativa in materia di protezione dei dati personali, ogni organizzazione che tratta dati personali, di qualunque natura essi siano, devono adottare una serie di misure tecniche ed organizzative che riducono al minimo il rischio di perdita e distruzione accidentale.
Inoltre, tra gli adempimenti richiesti dal GDPR, vi è quello di distruggere i documenti correttamente al decorso del termine che la legge consente di conservarli e trattati.
Come vedi, il servizio di distruzione certificata dei documenti ti permette di gestire in modo corretto i documenti che devi smaltire, rilasciandoti poi, a fine processo, un certificato che attesta la corretta distruzione dei documenti contenenti i dati personali.
Questo certificato è, quindi, la prova inconfutabile che quel processo di distruzione si è svolto correttamente nel rispetto della normativa vigente.
Ma quali sono i benefici?
Prosegui nella lettura per scoprire perché scegliere il processo della distruzione certificata dei documenti?
Distruzione certificata dei documenti: quali sono i benefici e i vantaggi della distruzione a norma?
Come abbiamo detto, quindi, la distruzione certificata dei documenti ti permette di smaltire i documenti in modo corretto ed evitare perdite o diffusioni accidentali dei dati in esso contenuti.
Ma sono tanti i vantaggi della distruzione certificata:
- Rispetto della normativa in materia di protezione dei dati
- Riduzione del rischio di violazione dei dati in essi contenuti
- Protezione delle informazioni aziendali
Con la distruzione certificata dei documenti, infatti, potrai essere perfettamente a norma con il GDPR e garantirà massima protezione ai dati in essi contenuti in quanto la distruzione certificata eviterà accessi non autorizzati e soprattutto impedirà che possano essere recuperati e utilizzati in modo inappropriato, financo illegittimo.
Inoltre, con la distruzione certificata potrai anche smaltire in modo sicuro tutti i documenti contenenti informazioni rilevanti e strategiche per la tua azienda, evitando possibili furti o spionaggio industriale.
Un altro importante vantaggio della distruzione certificata è che il certificato rilasciato alla conclusione del processo, è la prova inconfutabile che i documenti sono stati correttamente distrutti, rappresentando quindi un valido supporto difensivo in caso di improbabili violazioni.
Ma come si sviluppa il processo di distruzione certificata?
Vediamo insieme gli step fondamentali e come noi di Insaid abbiamo pensato ad un servizio personalizzato per ciascuna organizzazione.
Distruzione certificata documenti: cosa rendere così sicura questa procedura di smaltimento?
Come abbiamo detto sopra, con il processo di distruzione certificata dei documenti, potrai smaltire in modo corretto e appropriato i documenti e con essi anche i dati contenuti e renderli completamente inaccessibili e irrecuperabili.
Per poter procedere alla distruzione certificata è necessario avvalersi di macchinari specifici, quali macchine distruttrici di documenti ad alta sicurezza, che rendono impossibile il recupero delle informazioni.
Alla fine del processo di distruzione viene rilasciato un certificato che attesta la corretta distruzione dei documenti, a dimostrazione della conformità del processo alle normative vigenti.
Adesso vediamo insieme quali sono gli step del processo di distruzione certificata con noi di Insaid.
Distruzione certificata documenti: quali sono gli step del processo con Insaid?
La nostra azienda è specializzata in gestione documentale ed in particolare di archiviazione, dematerializzazione e distruzione certificata dei documenti.
Da anni collaboriamo con imprese, enti locali e professionisti per supportarli nei processi di trasformazione digitale della loro organizzazione, fornendo servizi strutturati sin dalle prime fasi.
Il nostro servizio di distruzione certificata dei documenti avviene nel rispetto della normativa e si compone di fasi che garantiscono che tutti i documenti e i dati in essi contenuti saranno distrutti in modo irreversibile e si conclude con il rilascio del certificato di distruzione certificata.
- Fornitura del materiale
La prima fase del nostro servizio di distruzione certificata consiste nella fornitura di tutto il materiale per inscatolare e conservare i documenti da distruggere. Tutto il materiale da distruggere viene impacchettato ed etichettato con la dicitura “distruggere”, con il codice identificativo della scatola.
- Valutazione dei materiali
Creiamo e/o validiamo, su tua richiesta, in base alle specificità della tua organizzazione, l’elenco puntuale di identificazione della documentazione distrutta con eventuale catalogazione.
- Prelievo del materiale da distruggere
Preleviamo il materiale da distruggere presso la tua sede e lo trasportiamo in sicurezza nei nostri locali, rilasciando il documento di accompagnamento attestante il ritiro del materiale da distruggere.
- Distruzione vera e propria
Pesiamo tutto il materiale con apposita strumentazione elettronica e distruggiamo i documenti con macchinari codificati con taglio a frammento con livello di sicurezza P-3 a norma DIN 6639.
I nostri trituratori industriali sono con taglio a frammento non superiori a 2 mm.
- Certificazione della distruzione
Rilasciamo il certificato di distruzione che attesta che i documenti sono stati distrutti in modo sicuro e irreversibile, in conformità con i requisiti normativi. Il nostro certificato di distruzione rispetta i requisiti richiesti nella normativa UNI CEI ISO/IEC 21964:2020 in materia di trattamento dei dati personali, sensibili e/o riservati.
Tutto il nostro processo di distruzione certificata dei documenti, inoltre, rispetta la normativa a tutela dell’ambiente.
Distruzione certificata dei documenti: quanto costa il servizio?
Non c’è un costo prestabilito per il servizio di distruzione certificata dei documenti in quanto in base alla tipologia di organizzazione e alle esigenze di protezione del materiale smaltito, oltre che di quantità di documenti da distruggere, predisponiamo il nostro miglior preventivo.
Il nostro servizio di distruzione certificata dei documenti ti permetterà di smaltire tutti i tuoi documenti in modo consapevole e sicuro, in quanto lungo tutto il processo eseguiamo i controlli necessari perché lo smaltimento avvenga a norma e tutti i tuoi documenti siano definitivamente ed effettivamente cancellati.
Se hai necessità quindi di distruggere i documenti in modo certificato, non esitare a contattarci per una consulenza e un preventivo. Saremo a tua completa disposizione per proporti il miglior servizio di distruzione certificata di documenti e permetterti di essere perfettamente compliance rispetto agli obblighi di legge.