Il tuo archivio in un click

ARCHIVIAZIONE DIGITALE

Noi di Insaid, con passione, dedizione e competenza nel settore, offriamo il servizio di archiviazione digitale della tua documentazione in totale sicurezza per un lavoro di precisione e di qualità. 

Il tuo archivio in un click

ARCHIVIAZIONE DIGITALE

Noi di Insaid, con passione, dedizione e competenza nel settore, offriamo il servizio di archiviazione digitale della tua documentazione in totale sicurezza per un lavoro di precisione e di qualità. 

un sistema efficiente per la tua sicurezza

ecco come lavoriamo

La nostra azienda offre la digitalizzazione dei tuoi documenti e procede per step ben definiti per un lavoro ottimale a 360°. Ecco di cosa ci occupiamo in particolare per la conservazione dei tuoi documenti: 

Prelievo e trasporto
documentazione
Preparazione
documenti originali
Digitalizzazione
documentazione
Metadatazione con
chiavi di referenza
Esportazione
documenti digitali
Ricomposizione
faldoni
Ricomposizione
faldoni

Risparmio, efficienza e tutela ambientale

I benefici del servizio di archiviazione digitale

L’archiviazione digitale offre una serie di benefici rispetto all’archiviazione tradizionale su supporti fisici come carta o cassette tra cui:

Spazio fisico ridotto:

Permette di risparmiare spazio fisico, poiché i file digitali vengono archiviati su dispositivi o server, evitando l'uso di stanze o scaffali dedicati.

Riduzione dei costi:

Notevoli risparmi a lungo termine, eliminando l'esigenza di acquistare supporti fisici come carta e stampanti, e riducendo i costi di manutenzione e lo spazio fisico necessario.

Ecocompatibilità:

Contribuisce alla tutela dell'ambiente, riducendo l'uso di carta e altre risorse naturali e limitando l'impatto ambientale legato alla gestione e conservazione dei documenti.

Condivisione e collaborazione semplificate:

Favorisce una collaborazione più efficiente tra individui e team, consentendo una condivisione rapida ed efficace dei documenti attraverso piattaforme online.

Facilità di accesso e ricerca:

Consente un accesso rapido e semplice ai documenti, grazie all'uso di parole chiave e strumenti di ricerca, facilitando l'efficienza nel recupero delle informazioni.

Migliore sicurezza e protezione:

Offre la possibilità di implementare sofisticate misure di sicurezza per proteggere dati sensibili, tra cui crittografia, password, autorizzazioni di accesso e backup.

Conservazione a lungo termine:

Maggiore longevità dei dati rispetto ai supporti fisici. I file digitali, grazie alla loro duplicabilità, possono essere facilmente trasferiti su nuovi supporti tecnologici.

recupero ottimale dei tuoi documenti

Prelievo e trasporto della documentazione

Il materiale conservato presso l’archivio del Cliente sarà prelevato e trasferito con mezzi idonei al trasporto documenti e sarà corredato da una distinta di accompagnamento che indicherà il numero delle scatole e della documentazione in esse contenuta.

analisi accurata della documentazione

Preparazione, normalizzazione e protocollazione documenti originali

Consiste nella preparazione e suddivisione del materiale ricevuto e rappresenta la fase propedeutica alla corretta alimentazione dello scanner.

Il materiale in ingresso è poi suddiviso in lotti di lavorazione e protocollato apponendo sui documenti cartacei un codice a barre che identifica in modo univoco il documento in questione.

I documenti sono preparati per la scansione svolgendo le seguenti attività:

tecnologia moderna al tuo servizio

Scansione, pretrattamento, controllo e generazione documenti digitali

La scansione dei documenti avviene mediante l’utilizzo di uno o più scanner, in funzione del lavoro da smaltire. Gli scanner sono configurati in modo da produrre un file immagine in formato PDF/A per ogni documento scansionato su cui viene effettuato il riconoscimento OCR/ICR al fine di renderlo ricercabile in tutto il suo contenuto.

vuoi saperne di più?

richiedi informazioni

Prenota una consulenza per chiarire i tuoi dubbi e scoprire tutto quello che c’è da sapere sull’archiviazione digitale. 

cura e attenzione nei minimi dettagli

Metadatazione documenti digitali con chiavi di referenza

Consiste nell’inserimento delle chiavi di referenza ai documenti digitali, sostanzialmente composte dagli elementi identificativi del documento stesso, in ottemperanza alle specifiche fornite dalla Cliente. Tali referenze (metadati) consentono a qualunque applicazione di restituire i documenti che soddisfano i criteri di ricerca impostati dall’utente;

un sistema rapido e veloce

Esportazione documenti digitali su supporti elettronici e/o area cloud dedicata

Consiste nel rendere disponibile ai clienti i documenti digitali prodotti tramite trasferimento su supporti elettronici o in area cloud dedicata.

La garanzia di un sistema efficiente

La nostra qualità è certificata

Qualità garantita
del processo produttivo

ISO 9001:2015

Rispetto dei parametri
di gestione ambientale

ISO 14001:2015

Attenzione alla salute e
sicurezza sul lavoro

ISO 45001:2015

Sicurezza delle
informazioni

ISO IEC27001

reperibilità e organizzazione

Ricomposizione documenti originali

Alla fine del processo i documenti sono ricomposti allo stato originale, ricollocati nei contenitori di provenienza e riconsegnati presso l’archivio del cliente o riposti in archivio e conservati secondo le modalità descritte nel servizio di archiviazione fisica.

conforme alle norme di legge

Dichiarazione di idonea certificazione del processo di acquisizione digitale

In forza di quanto previsto dalla normativa in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici ai sensi del decreto legislativo n. 82/2005 s.m.i. (c.d. CAD), si attesta l’esatta corrispondenza tra documento analogico originale e copia informatica ai sensi degli artt. 4, 6 e 10 del D.P.C.M. 13.11.2014 e delle Linee Guida in materia emanate dall’AGID, in vigore dal gennaio 2022.