Il tuo archivio in un click
ARCHIVIAZIONE DIGITALE
Noi di Insaid, con passione, dedizione e competenza nel settore, offriamo il servizio di archiviazione digitale della tua documentazione in totale sicurezza per un lavoro di precisione e di qualità.
Il tuo archivio in un click
ARCHIVIAZIONE DIGITALE
Noi di Insaid, con passione, dedizione e competenza nel settore, offriamo il servizio di archiviazione digitale della tua documentazione in totale sicurezza per un lavoro di precisione e di qualità.
un sistema efficiente per la tua sicurezza
ecco come lavoriamo
La nostra azienda offre la digitalizzazione dei tuoi documenti e procede per step ben definiti per un lavoro ottimale a 360°. Ecco di cosa ci occupiamo in particolare per la conservazione dei tuoi documenti:
Prelievo e trasporto
documentazione
Preparazione
documenti originali
Digitalizzazione
documentazione
Metadatazione con
chiavi di referenza
Esportazione
documenti digitali
Ricomposizione
faldoni
Ricomposizione
faldoni
Risparmio, efficienza e tutela ambientale
I benefici del servizio di archiviazione digitale
L’archiviazione digitale offre una serie di benefici rispetto all’archiviazione tradizionale su supporti fisici come carta o cassette tra cui:
Spazio fisico ridotto:
Permette di risparmiare spazio fisico, poiché i file digitali vengono archiviati su dispositivi o server, evitando l'uso di stanze o scaffali dedicati.
Riduzione dei costi:
Notevoli risparmi a lungo termine, eliminando l'esigenza di acquistare supporti fisici come carta e stampanti, e riducendo i costi di manutenzione e lo spazio fisico necessario.
Ecocompatibilità:
Contribuisce alla tutela dell'ambiente, riducendo l'uso di carta e altre risorse naturali e limitando l'impatto ambientale legato alla gestione e conservazione dei documenti.
Condivisione e collaborazione semplificate:
Favorisce una collaborazione più efficiente tra individui e team, consentendo una condivisione rapida ed efficace dei documenti attraverso piattaforme online.
Facilità di accesso e ricerca:
Consente un accesso rapido e semplice ai documenti, grazie all'uso di parole chiave e strumenti di ricerca, facilitando l'efficienza nel recupero delle informazioni.
Migliore sicurezza e protezione:
Offre la possibilità di implementare sofisticate misure di sicurezza per proteggere dati sensibili, tra cui crittografia, password, autorizzazioni di accesso e backup.
Conservazione a lungo termine:
Maggiore longevità dei dati rispetto ai supporti fisici. I file digitali, grazie alla loro duplicabilità, possono essere facilmente trasferiti su nuovi supporti tecnologici.
recupero ottimale dei tuoi documenti
Prelievo e trasporto della documentazione
Il materiale conservato presso l’archivio del Cliente sarà prelevato e trasferito con mezzi idonei al trasporto documenti e sarà corredato da una distinta di accompagnamento che indicherà il numero delle scatole e della documentazione in esse contenuta.
analisi accurata della documentazione
Preparazione, normalizzazione e protocollazione documenti originali
Consiste nella preparazione e suddivisione del materiale ricevuto e rappresenta la fase propedeutica alla corretta alimentazione dello scanner.
Il materiale in ingresso è poi suddiviso in lotti di lavorazione e protocollato apponendo sui documenti cartacei un codice a barre che identifica in modo univoco il documento in questione.
I documenti sono preparati per la scansione svolgendo le seguenti attività:
- Estrazione dei documenti dai contenitori (buste, raccoglitori, custodie, etc.);
- Eliminazione di graffette, punti metallici e altro
- Spianatura dei fogli.
tecnologia moderna al tuo servizio
Scansione, pretrattamento, controllo e generazione documenti digitali
vuoi saperne di più?
richiedi informazioni
Prenota una consulenza per chiarire i tuoi dubbi e scoprire tutto quello che c’è da sapere sull’archiviazione digitale.
cura e attenzione nei minimi dettagli
Metadatazione documenti digitali con chiavi di referenza
un sistema rapido e veloce
Esportazione documenti digitali su supporti elettronici e/o area cloud dedicata
Consiste nel rendere disponibile ai clienti i documenti digitali prodotti tramite trasferimento su supporti elettronici o in area cloud dedicata.
La garanzia di un sistema efficiente
La nostra qualità è certificata
Qualità garantita
del processo produttivo
ISO 9001:2015
Rispetto dei parametri
di gestione ambientale
ISO 14001:2015
Attenzione alla salute e
sicurezza sul lavoro
ISO 45001:2015
Sicurezza delle
informazioni
ISO IEC27001
reperibilità e organizzazione
Ricomposizione documenti originali
Alla fine del processo i documenti sono ricomposti allo stato originale, ricollocati nei contenitori di provenienza e riconsegnati presso l’archivio del cliente o riposti in archivio e conservati secondo le modalità descritte nel servizio di archiviazione fisica.
