Innovazione per la tua efficienza

Digital assessment

Il Digital Assessment si basa su un’analisi dettagliata dei processi aziendali e digitali nei settori aziendali per identificare inefficienze, opportunità di miglioramento e soluzioni tecnologiche ottimali, concentrandosi sulla revisione dei flussi di lavoro e sulla valutazione dell’idoneità dei sistemi informatici in uso, integrando i principi di Design Thinking e Lean Problem Solving. 

Questi approcci garantiscono soluzioni innovative che riducono gli sprechi, ottimizzano le operazioni e migliorano la produttività e la gestione.

Innovazione per la tua efficienza

Digital assessment

Il Digital Assessment si basa su un’analisi dettagliata dei processi aziendali e digitali nei settori aziendali per identificare inefficienze, opportunità di miglioramento e soluzioni tecnologiche ottimali, concentrandosi sulla revisione dei flussi di lavoro e sulla valutazione dell’idoneità dei sistemi informatici in uso, integrando i principi di Design Thinking e Lean Problem Solving. 

Questi approcci garantiranno soluzioni innovative che riducono gli sprechi, ottimizzano le operazioni e migliorano la produttività e la gestione. 

Efficienza che fa la differenza

ecco come lavoriamo

Il progetto di digital assessment si sviluppa su un arco temporale di 6 mesi:

Kick-off Meeting (Settimana 1)
Mappatura dei Processi Aziendali (Settimane 2-6)
Analisi degli Strumenti Informatici in Uso (Settimane 7-10)
Individuazione delle Opportunità di Miglioramento (Settimane 11-15)
Workshop e Coinvolgimento dei Team (Settimane 16-18)
Relazione Finale e Roadmap Operativa (Settimane 19-24)

Se vuoi approfondire cosa è previsto durante le settimane, qui puoi scoprire tutto quello che c’è da sapere:

La prima fase del progetto prevede incontri iniziali tra il team del Digital Manager, i responsabili dei settori interessati e i dirigenti aziendali.

In particolare, saranno stabiliti gli obiettivi specifici del progetto, con un focus sulla digitalizzazione e l’ottimizzazione dei processi operativi. Inoltre, si procederà con la definizione dei KPI (Key Performance Indicators), che verranno utilizzati per monitorare l’efficacia dell’implementazione e misurare i progressi del progetto.

Infine, verranno stabilite le modalità di interazione e comunicazione tra il team di progetto e i vari reparti aziendali coinvolti, per garantire un flusso di informazioni chiaro e tempestivo durante tutto il percorso dell’assessment. 

Durante questo incontro verranno definiti gli obiettivi strategici dell’assessment nel rispetto delle priorità aziendali garantendo che tutte le parti interessate siano coinvolte nel processo e che le soluzioni proposte rispondano alle reali esigenze dell’azienda.

Durante questa fase, il team di assessment condurrà un’analisi approfondita e strutturata dei processi sistenti nei settori che l’azienda vuole digitalizzare. L’obiettivo principale sarà identificare inefficienze, “colli di bottiglia” e opportunità di miglioramento attraverso una revisione dettagliata dei workflow attuali, con particolare attenzione ai processi manuali e ibridi che possono essere ottimizzati mediante soluzioni digitali. 

Le attività previste includeranno: 

Revisione dei Flussi di Lavoro

Sarà effettuata una valutazione dei flussi documentali e delle procedure operative nei settori Amministrazione e Acquisti, con particolare attenzione ai processi di approvazione e gestione degli ordini, alle procedure di fatturazione e alla gestione dei fornitori. L’analisi si estenderà anche ai flussi di lavoro relativi alla reportistica amministrativa e finanziaria, nonché all’efficacia dell’utilizzo delle piattaforme digitali attualmente in uso, come ERP, software gestionali e altri strumenti digitali. 

Analisi delle Competenze Digitali 

Sarà effettuata una valutazione del livello di awareness e competenza tecnologica del personale in tutti i settori e dipartimenti coinvolti. L’analisi si concentrerà sulla capacità dei team di utilizzare al meglio le piattaforme attuali e sull’identificazione di eventuali gap formativi che potrebbero ostacolare l’adozione di nuove tecnologie. In questa fase, si delineeranno anche i bisogni formativi necessari per supportare un’eventuale transizione digitale.

Coinvolgimento Attivo dei Dipendenti

Il processo di mappatura utilizzerà i principi del Design Thinking per coinvolgere attivamente i dipendenti nel processo di identificazione delle problematiche e delle opportunità di miglioramento. La loro esperienza pratica e diretta sarà fondamentale per comprendere meglio i punti di frizione nei flussi operativi attuali. 

Analisi e Ottimizzazione con Lean Problem Solving 

Utilizzando il metodo Lean Problem Solving, si procederà con un’analisi strutturale dei flussi di lavoro per identificare inefficienze, eliminare sprechi e ottimizzare le operazioni. Questo approccio consentirà di focalizzarsi su una gestione snella dei processi, riducendo le attività superflue e migliorando l’efficienza complessiva delle operazioni. Il risultato di questa fase sarà una chiara comprensione dei processi attuali, delle inefficienze da affrontare e delle opportunità di automazione o miglioramento, creando le basi per le fasi successive di analisi e implementazione tecnologica.

In questa fase, verrà effettuata una valutazione approfondita delle tecnologie digitali attualmente utilizzate nei settori interessati. L’obiettivo principale sarà analizzare l’efficacia e l’efficienza degli strumenti esistenti, con particolare attenzione alla loro capacità di supportare una gestione documentale digitalizzata e integrata. 

Le attività principali includeranno: 

Revisione delle Piattaforme Digitali Esistenti 

Il team di assessment valuterà le soluzioni software già in uso, come ERP, CRM e sistemi di gestione acquisti, per verificarne la capacità di soddisfare le esigenze operative dell’azienda e supportare i futuri processi di digitalizzazione. Sarà valutata anche l’efficienza delle piattaforme in termini di integrazione dei flussi documentali e la capacità di gestire l’archiviazione digitale dei dati. 

Identificazione delle Inefficienze e Opportunità di Miglioramento 

L’analisi si concentrerà sull’individuazione di eventuali inefficienze o limiti legati all’uso dei sistemi attuali, soprattutto nei casi in cui le procedure manuali o ibride risultano prevalenti. Saranno esaminate le opportunità per migliorare l’automazione dei processi e garantire una migliore condivisione delle informazioni tra i dipartimenti e altri reparti aziendali. 

Proposta di Soluzioni Alternative 

Se gli strumenti informatici attuali risulteranno inadeguati per supportare il piano di digitalizzazione, verranno proposte soluzioni software alternative. Le proposte comprenderanno specifiche tecniche dettagliate, insieme a stime dei costi per l’implementazione, l’integrazione e la formazione del personale. Le soluzioni alternative saranno progettate per automatizzare i flussi di lavoro, migliorare la gestione dei dati e integrarsi efficacemente con il sistema di gestione documentale dell’azienda. 

Valutazione della Digitalizzazione Potenziale e Aree di Intervento

In base alle inefficienze rilevate e alle opportunità di miglioramento, saranno identificate le aree chiave in cui la digitalizzazione potrà avere l’impatto più significativo. Verranno proposte soluzioni mirate per ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare l’integrazione tra i dipartimenti. 

Il risultato di questa fase sarà una roadmap dettagliata per l’adozione delle tecnologie più adatte, includendo una valutazione completa delle tecnologie attuali e delle soluzioni software alternative che possono supportare il percorso di trasformazione digitale del cliente.

Durante questa fase, il team di assessment, sotto la supervisione del Digital Manager, elaborerà una serie di raccomandazioni strategiche per ottimizzare i processi aziendali nei settori direttamente interessati. L’obiettivo è migliorare la digitalizzazione, l’automazione dei flussi documentali e l’integrazione dei documenti digitali all’interno dei processi aziendali. 

Le attività principali includeranno :

Formulazione delle Raccomandazioni

Il team fornirà raccomandazioni specifiche per ottimizzare i processi, con un focus sull’introduzione di strumenti di automazione per eliminare le attività manuali e semplificare i flussi di lavoro. Tra le soluzioni proposte ci saranno piattaforme collaborative per la gestione degli acquisti, soluzioni di archiviazione digitale sicure e facilmente accessibili, e strumenti per facilitare la gestione elettronica dei documenti, riducendo al minimo l’uso della carta. 

Integrazione delle Soluzioni Digitali

Le raccomandazioni saranno volte a migliorare l’integrazione tra i diversi sistemi informatici, permettendo ai dipartimenti coinvolti nel processo di lavorare in modo più coordinato. Particolare attenzione sarà data all’integrazione dei documenti digitali con le piattaforme esistenti, garantendo che le informazioni siano facilmente accessibili, condivisibili e gestibili. 

Valutazione dei Rischi e Opportunità

Il team valuterà i potenziali rischi legati all’adozione delle nuove tecnologie, come le resistenze interne al cambiamento o le difficoltà nel passaggio da pratiche manuali a digitali. Allo stesso tempo, saranno evidenziate le opportunità derivanti dall’automazione, come l’aumento della produttività, la riduzione degli errori umani e una maggiore trasparenza nei flussi operativi. 

Identificazione delle Aree di Risparmio

L’automazione e la digitalizzazione dei processi comporteranno anche un’analisi dei potenziali risparmi operativi, in particolare grazie alla riduzione dell’uso di carta, alla diminuzione delle attività manuali e a una gestione più efficiente dei dati. Questo permetterà di ridurre i costi operativi, aumentando allo stesso tempo l’efficienza complessiva dell’organizzazione. 

Piano di Implementazione

Verrà fornito un piano dettagliato per l’implementazione delle soluzioni proposte, con indicazioni su tempistiche, risorse necessarie e formazione del personale. Questo piano sarà accompagnato da una roadmap per garantire che le raccomandazioni siano adottate in modo strutturato e che i miglioramenti siano sostenibili nel tempo. 

Il risultato di questa fase sarà un set completo di raccomandazioni pratiche e attuabili, accompagnate da una valutazione dei rischi e delle opportunità. Il piano delineerà un percorso chiaro per migliorare la digitalizzazione e l’automazione nei settori chiave, con un impatto positivo sulla produttività e sui costi operativi dell’azienda.

In questa fase, sarà fondamentale coinvolgere attivamente il personale attraverso una serie di workshop strutturati. L’obiettivo di questi incontri è duplice: presentare i risultati preliminari dell’assessment e raccogliere feedback dai dipendenti per identificare ulteriori aree di miglioramento. 

Le attività previste includeranno:

Presentazione dei Risultati Preliminari

I workshop avranno lo scopo di illustrare ai dipendenti i principali risultati emersi dall’analisi effettuata durante le fasi precedenti dell’assessment. Questo permetterà di condividere con il personale una visione chiara delle inefficienze individuate, delle soluzioni proposte e delle opportunità di digitalizzazione e automazione identificate. 

Coinvolgimento Attivo dei Dipendenti

Attraverso l’approccio del co-design, i dipendenti saranno attivamente coinvolti nel processo di ottimizzazione. Saranno incoraggiati a condividere le loro esperienze, suggerire miglioramenti e offrire spunti utili a personalizzare ulteriormente le raccomandazioni finali. Il loro contributo sarà essenziale per garantire che le soluzioni proposte rispondano effettivamente alle esigenze operative quotidiane. 

Raccolta di Feedback e Aree di Miglioramento

Durante i workshop, verranno raccolti feedback strutturati dai dipendenti sui processi e sulle soluzioni proposte. Questo input sarà fondamentale per adattare le raccomandazioni finali e identificare ulteriori aree di miglioramento che potrebbero non essere emerse durante la fase di mappatura e analisi. L’obiettivo è assicurare che le soluzioni siano efficaci e ben accettate da chi dovrà utilizzarle quotidianamente.

Formazione Iniziale

Oltre alla raccolta di feedback, i workshop rappresenteranno una prima occasione per familiarizzare il personale con le nuove tecnologie e soluzioni digitali che verranno implementate. Saranno organizzate brevi sessioni formative per introdurre gli strumenti proposti, consentendo ai dipendenti di iniziare a comprendere come le nuove soluzioni si integreranno nel loro lavoro quotidiano. 

Adozione Efficace

Il coinvolgimento del personale fin dall’inizio del processo è cruciale per facilitare l’adozione efficace delle nuove soluzioni digitali. Attraverso l’interazione attiva nei workshop e un primo approccio formativo, si ridurranno le resistenze al cambiamento, favorendo una transizione più fluida verso i nuovi sistemi. 

Questi workshop costituiranno una tappa fondamentale per assicurare che il progetto di digitalizzazione e automazione non sia solo un processo top-down, ma un percorso condiviso e partecipato, garantendo così una maggiore efficacia e sostenibilità delle soluzioni adottate.

Al termine dell’assessment, verrà prodotto un report dettagliato che racchiuderà tutti i risultati e le raccomandazioni emerse dalle fasi di analisi, mappatura e ottimizzazione. Questa relazione sarà uno strumento chiave per guidare l’azienda nei mesi successivi, garantendo un piano chiaro per l’implementazione delle soluzioni digitali e dei miglioramenti operativi. 

Il report includerà i seguenti elementi:

Analisi Dettagliata dei Processi Attuali

Sarà fornita una valutazione completa dei processi esistenti, evidenziando le inefficienze individuate e i principali “colli di bottiglia” che rallentano l’operatività. L’analisi sarà arricchita da una revisione delle piattaforme digitali attualmente in uso, con  un’attenzione particolare alla loro capacità di supportare la gestione documentale e l’automazione. 

Rapporto di Maturità Digitale

Verrà fornito un rapporto che valuta il livello attuale di consapevolezza e utilizzo delle tecnologie digitali all’interno dell’azienda. Questa valutazione servirà a determinare quanto i sistemi esistenti supportino le esigenze operative e a identificare le aree che necessitano di miglioramento. 

Raccomandazioni per il Miglioramento e Riprogettazione dei Processi

Le raccomandazioni forniranno proposte concrete per l’ottimizzazione dei processi aziendali. Basandosi sui principi del Lean Problem Solving, saranno suggerite azioni correttive per eliminare le inefficienze e migliorare la produttività. Verrà delineata una riprogettazione dei flussi di lavoro, con particolare attenzione alla riduzione dell’elaborazione manuale e all’integrazione dei documenti digitali.

Piano di Implementazione delle Soluzioni Tecnologiche 

Il report includerà un piano operativo dettagliato per l’adozione delle soluzioni software proposte, comprensivo di risorse necessarie, tempistiche e strategie di formazione del personale. Saranno definiti i costi stimati per l’adozione delle nuove tecnologie, incluse le spese per l’implementazione, l’integrazione con i sistemi esistenti e l’eventuale necessità di soluzioni alternative qualora quelle attuali non siano adeguate. 

Roadmap Operativa per l’Implementazione

La roadmap operativa delineerà i passaggi necessari per una transizione graduale e ben gestita verso l’adozione di nuove tecnologie e soluzioni digitali. Sarà strutturata in quattro fasi principali: la Fase di Pianificazione, che definirà le priorità dei processi da digitalizzare e una timeline dettagliata; la Fase di Test e Prototipazione, in cui verranno implementate soluzioni pilota nei reparti chiave con il coinvolgimento degli utenti finali; la Fase di Implementazione Completa, che prevede il rollout su larga scala delle soluzioni software e la formazione continua dei team; e la Fase di Monitoraggio e Ottimizzazione, in cui verranno valutate le prestazioni e apportati miglioramenti per massimizzare l’efficacia delle soluzioni adottate. 

Presentazione ai Responsabili Aziendali

La relazione finale, inclusa la roadmap, sarà presentata ai dirigenti aziendali e ai responsabili dei settori interessati per garantire l’allineamento con le priorità strategiche dell’azienda. Durante la presentazione, sarà discusso in dettaglio il piano d’azione e le risorse necessarie per realizzare la trasformazione digitale e migliorare le operazioni aziendali.

Analisi su misura per migliorare la tua azienda

i vantaggi del servizio Digital Assessment

Efficienza Operativa Migliorata:

Il Digital Assessment consentirà di individuare inefficienze nei processi aziendali, con un focus specifico sui settori coinvolti. L'ottimizzazione dei flussi di lavoro e l'integrazione di sistemi digitali più performanti permetteranno di ridurre notevolmente i tempi operativi necessari per attività cruciali. Grazie a una gestione documentale più snella e automatizzata, i tempi di elaborazione delle informazioni saranno ridotti, migliorando la velocità e l'efficienza delle operazioni quotidiane. Inoltre, la dematerializzazione e l'adozione di un sistema di gestione digitale aumenteranno la produttività, eliminando la necessità di gestire archivi fisici e processi manuali lenti.

Riduzione dei Costi:

L'automazione dei processi e la digitalizzazione dei documenti porteranno a un significativo risparmio economico per l'azienda, riducendo la necessità di intervento umano in attività ripetitive e amministrative. Automatizzando compiti come l'inserimento manuale di dati e la gestione di approvazioni e fatture, si potrà ridurre la manodopera e minimizzare gli errori operativi, con conseguenti risparmi sui costi del personale e sulla gestione delle non conformità.

Maggiore Trasparenza e Controllo:

La digitalizzazione dei processi aziendali apporterà una maggiore trasparenza all'interno dell'organizzazione. Grazie al monitoraggio in tempo reale, i manager e i dirigenti avranno una visione chiara e immediata delle performance operative, consentendo di tracciare con precisione lo stato dei flussi documentali, riducendo così i rischi legati alla mancanza di controllo. Inoltre, la disponibilità di dati digitalizzati faciliterà l'analisi delle performance aziendali, permettendo di individuare eventuali colli di bottiglia nei processi e prendere decisioni più informate per ottimizzare l'efficienza operativa.

Accesso Immediato e Sicurezza dei Dati:

La transizione a un archivio digitale migliorerà notevolmente l'accesso ai documenti aziendali, permettendo a qualsiasi reparto o collaboratore autorizzato di consultarli e condividerli facilmente, indipendentemente dalla loro posizione fisica. Un sistema di gestione documentale efficiente garantirà un accesso rapido, riducendo drasticamente i tempi di ricerca rispetto agli archivi fisici. Inoltre, verranno adottate soluzioni avanzate di sicurezza informatica per proteggere i dati digitali, con backup regolari e crittografia per tutelare le informazioni sensibili. Solo il personale autorizzato, grazie a sistemi di controllo degli accessi basati su ruoli, potrà accedere ai documenti, garantendo la sicurezza e l'integrità dei dati.

Integrazione Tecnologica e Flessibilità:

Un vantaggio cruciale dell'assessment sarà la valutazione dell'idoneità degli strumenti digitali attualmente in uso. Se questi risultassero obsoleti o inadeguati, verranno proposte soluzioni più moderne e performanti, progettate per integrarsi efficacemente con i processi aziendali esistenti. Le nuove tecnologie saranno sviluppate su misura per soddisfare le specifiche esigenze del cliente, garantendo un'implementazione graduale e senza interruzioni. La transizione verso queste soluzioni avverrà in modo progressivo e sostenibile, minimizzando i rischi di discontinuità operativa. La roadmap stabilita permetterà all'azienda di adottare le nuove tecnologie in modo flessibile, mantenendo la produttività quotidiana intatta.

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Perché Scegliere INSAID come Partner?

La scelta del giusto partner per un progetto strategico come l’assessment e la digitalizzazione dei processi aziendali è fondamentale per garantire il successo dell’iniziativa. INSAID si distingue come il partner ideale nella trasformazione digitale per una serie di motivi chiave, che riflettono la competenza, l’esperienza e l’approccio personalizzato che l’azienda offre ai propri clienti.

La Carta Vincente: il Digital Manager

Un elemento chiave che rende INSAID il partner perfetto per questo progetto è l’impiego del Digital Manager. Con una solida e pluriennale esperienza nella gestione di progetti di trasformazione digitale per aziende di alto profilo e una profonda conoscenza del settore e delle tecnologie digitali, la presenza del Digital Manager è garanzia di un percorso di digitalizzazione fluido, efficiente e mirato ai risultati.

Approccio Personalizzato e Flessibile

INSAID adotta un approccio altamente personalizzato, progettando soluzioni su misura per ogni cliente. Questo significa che le raccomandazioni e le soluzioni tecnologiche proposte saranno attentamente calibrate sulle specifiche esigenze operative dell’azienda, tenendo conto delle particolarità del settore in cui opera e della clientela di alto profilo a cui si rivolge. L’approccio flessibile di INSAID garantisce che ogni fase del progetto venga adattata alle esigenze del cliente, permettendo
modifiche rapide e un supporto continuo lungo tutto il percorso.

Competenza Nella Digitalizzazione e Certificazione Secondo Standard AgID

INSAID vanta una solida esperienza nei processi di dematerializzazione e digitalizzazione certificata, con una conoscenza approfondita degli standard AgID. La capacità di certificare i processi di digitalizzazione in conformità con le normative italiane offre un ulteriore livello di sicurezza e legalità al progetto. Il cliente potrà beneficiare di un processo certificato che garantisce l’integrità e la validità legale dei documenti digitalizzati, riducendo i rischi associati alla gestione documentale e migliorando la compliance aziendale.

Innovazione e Implementazione di Tecnologie Avanzate

INSAID è all’avanguardia nell’adozione e nell’implementazione di tecnologie digitali innovative, come sistemi di gestione documentale avanzati, software di automazione dei processi, e strumenti di analisi dei dati. Questo garantisce che il cliente possa accedere alle migliori soluzioni tecnologiche disponibili sul mercato, ottimizzando i flussi di lavoro e migliorando l’efficienza operativa in modo significativo.

Focus su Efficienza Operativa e Riduzione dei Costi

L’obiettivo di INSAID non è solo quello di digitalizzare i processi, ma anche di rendere l’azienda più efficiente e competitiva. Le soluzioni proposte sono mirate a ridurre i costi operativi e ad aumentare la produttività, semplificando le attività amministrative e automatizzando i flussi di lavoro. L’approccio di INSAID è sempre orientato al risultato, assicurando che ogni investimento fatto dal cliente porti a un miglioramento tangibile dell’efficienza e della qualità del lavoro.

Supporto Continuo e Affiancamento Strategico

INSAID non si limita a offrire soluzioni tecniche, ma si posiziona come un vero e proprio partner strategico. Il cliente potrà contare su un supporto continuo, sia durante l’implementazione delle soluzioni proposte sia nel lungo periodo, per assicurare che i processi digitali adottati siano sostenibili e facilmente scalabili. Questo livello di affiancamento è fondamentale per garantire una transizione graduale e di successo verso una gestione completamente digitalizzata.

Approccio Collaborativo e Orientato ai Risultati

INSAID lavora in stretta collaborazione con i team interni dei propri clienti, assicurando un coinvolgimento attivo del personale durante tutte le fasi del progetto. Questo approccio garantisce una maggiore comprensione delle dinamiche aziendali e un’implementazione delle soluzioni che tenga conto delle specifiche esigenze operative. Inoltre, l’orientamento ai risultati di INSAID assicura che ogni fase del progetto venga monitorata e misurata attraverso KPI chiari, garantendo un impatto positivo e misurabile sui processi aziendali del cliente.