In regola e con più benefici
Conservazione sostitutiva
La digitalizzazione dei documenti aziendali attraverso la conservazione sostitutiva garantisce pienamente le caratteristiche legalmente prescritte di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti cartacei, mentre contemporaneamente riduce i costi associati alla conservazione dell’archivio fisico.
In regola e con più benefici
Conservazione sostitutiva
La digitalizzazione dei documenti aziendali attraverso la conservazione sostitutiva garantisce pienamente le caratteristiche legalmente prescritte di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti cartacei, mentre contemporaneamente riduce i costi associati alla conservazione dell’archivio fisico.
un sistema efficiente per la tua sicurezza
ecco come lavoriamo
Il nostro servizio di Conservazione sostitutiva segue una procedura di lavoro semplice e accurata, divisa in cinque fasi principali:
Costruzione di pacchetti di dati
Generazione dell’indice di archiviazione
Sottoscrizione e memorizzazione dell’iPdA
Registrazione del Processo di conservazione
Garanzia della validità della conservazione
Risparmio, efficienza e tutela ambientale
I benefici del servizio di conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva regolamentata dalla legge italiana offre diversi vantaggi alle aziende, come:
Validità legale:
Garantiamo la validità legale dei documenti informatici archiviati. I documenti digitali conservati sostituiscono l'originale cartaceo, garantendo lo stesso valore giuridico per l'azienda.
Risparmio di spazio:
Riduciamo la necessità di spazio fisico per l'archiviazione dei documenti cartacei. Ciò porta a un notevole risparmio in termini di costi di archiviazione.
Conformità normativa:
Soddisfiamo i requisiti legali e normativi, come la conservazione dei documenti per un determinato periodo di tempo, evitando sanzioni o conseguenze legali.
Riduzione dei rischi:
Riduciamo i rischi di perdita, alterazione o distruzione dei documenti aziendali. I documenti digitali sono archiviati in modo sicuro e conforme alla normativa.
Accessibilità e ricerca efficiente:
Utilizzando strumenti di ricerca, potrai trovare rapidamente i documenti necessari tramite parole chiave, date o altri criteri, migliorando l'efficienza operativa.
Miglioramento dell'efficienza e della produttività:
Semplifichiamo la gestione dei documenti aziendali. Riducendo la dipendenza dai documenti cartacei e migliorando l'efficienza e la produttività complessiva dell'azienda.
l'opzione ideale per garantire la conformità alle normative legali
uno strumento di semplificazione amministrativa
La conservazione sostitutiva può essere estesa anche a documenti già prodotti in formato digitale tramite software applicativi utilizzati all’interno dell’ufficio. In questo caso, è possibile dimostrare in sede giuridica che il processo di conservazione è stato correttamente eseguito, garantendo l’autenticità e l’integrità dei documenti stessi.
È importante sottolineare che l’ordinamento giuridico italiano prevede la responsabilità e l’obbligo di conservare specifici documenti giudicati legalmente rilevanti, come ad esempio contratti o atti pubblici, sia per il settore pubblico che per quello privato. La conservazione sostitutiva digitale rappresenta dunque un’opzione vantaggiosa per garantire la conformità a tali normative, semplificando al contempo la gestione e la conservazione dei documenti aziendali.
Risparmia tempo e spazio
La tua azienda smart
La conservazione sostitutiva digitale offre numerosi vantaggi alle aziende. In particolare, consente di risparmiare sui costi di gestione dell’archivio, proteggersi da sanzioni legali e conservare la documentazione originale in formato digitale. Grazie alla conservazione sostitutiva digitale, le aziende possono utilizzare le risorse in modo più efficiente, eliminare i rischi associati alla conservazione dei documenti cartacei e garantire la conformità alle normative in materia di conservazione dei documenti.
I vantaggi della conservazione sostitutiva:
- Risparmi sui costi di gestione dell’archivio
- Sei tutelato da sanzioni
- Conservi la documentazione originale in formato digitale