Qualunque sia la tua organizzazione, un’azienda, una P.A. o uno studio professionale, l’archiviazione documenti è una di quelle attività fondamentali per essere efficienti e organizzati.

Ogni realtà ha necessità di archiviare ogni tipo di documento che transita: contratti, buste paga, fatture, cartelle cliniche, se trattasi di una realtà sanitaria, pubblica o privata, etc…

Con il passare del tempo, questi documenti tendono ad accumularsi e spesso le aziende si trovano ad affrontare il problema della gestione massiva di archivi fisici di documenti che richiedono sempre più spazio, aumentando i costi di gestione complessiva.
Noi di Insaid siamo un’azienda specializzata nella gestione documentale e offriamo alle aziende, agli Enti pubblici o agli studi professionali che si rivolgono a noi un servizio di archiviazione fisica con annesso servizio logistico presso i nostri magazzini per aiutarli a:

• Recuperare spazio prezioso per altre lavorazioni
• Ridurre i costi di gestione di archivi eccessivamente voluminosi
• Conservare a norma tutti i documenti
• Ottimizzare i tempi di reperimento dei documenti stessi

Questo servizio è pensato proprio per offrire alle aziende di liberare lo spazio e utilizzarlo in modo più efficiente o introdurre nuove lavorazioni che possano contribuire a migliorare la loro competitività sul mercato.

Inoltre, grazie all’utilizzo di metodi avanzati di organizzazione e archiviazione dei documenti, aiutiamo le aziende a reperire i documenti con maggiore rapidità.

E non in ultimo, con il nostro sistema di archiviazione fisica dei documenti nei nostri ambienti sicuri e controllati, garantiamo alle aziende massima sicurezza e protezione dei documenti e conservazione a norma di legge.

Tutte le organizzazioni, per poter svolgere correttamente il loro core business ed essere sempre efficienti e competitive, hanno necessità di organizzare correttamente l’archivio fisico dei documenti.

L’archiviazione fisica è, quindi, un insieme di processi che sono volti a gestire correttamente i documenti lungo tutto il ciclo di vita degli essi, a partire dalla fase di creazione documentale, di condivisione dei documenti con i soggetti che hanno i relativi privilegi di autorizzazione e si conclude con l’archiviazione fisica in spazi aziendali.

La corretta gestione dell’intero ciclo permette di ridurre i tempi di reperimento in caso di consultazione e recupero.

Finché i documenti da archiviare sono relativamente pochi o comunque sono facilmente archiviabili, non si pongono problemi, nel breve periodo, di guadagnare spazio e ridurre i relativi costi.

Tuttavia, la gestione documentale e quindi l’archiviazione fisica dei documenti è un’operazione destinata ad aumentare esponenzialmente man mano che l’organizzazione cresce.

Per questo motivo, è fondamentale partire per tempo e scegliere soluzioni di archiviazione fisica come quella che proponiamo noi di Insaid, perfettamente studiata per ottimizzare i tempi di lavoro, ridurre gli spazi a disposizione e reperire in modo facile e veloce i documenti, grazie al servizio di indicizzazione.

• Recuperare spazio in azienda
• Ridurre i costi
• Rispetto dell’ambiente

1. Prelievo e trasporto

2. Catalogazione

3. Invio informazioni

4. Conservazione a norma

5. Distruzione

Per questo servizio non c’è un costo standard in quanto, come hai avuto modo di constatare, il nostro servizio è strutturato per essere personalizzato in base alle esigenze dell’organizzazione e agli ulteriori servizi richiesti.

Dopo un’attenta consulenza in cui capiamo la natura o l’oggetto della tua organizzazione e soprattutto le esigenze di archiviazione, procediamo a predisporre un preventivo che tenga conto anche degli ulteriori di distruzione e/o digitalizzazione.