Come risparmiare tempo e spazio con l’ archiviazione dei documenti

tutti i consigli per organizzare al meglio la gestione documentale della tua attività

Come risparmiare tempo e spazio con l’archiviazione dei documenti

tutti i consigli per organizzare al meglio l’attività del tuo studio

I documenti cartacei del tuo studio stanno diventando eccessivamente voluminosi e fai fatica a recuperare in tempi rapidi quelli che ti occorrono e non sai come risolvere il problema? Pensi che sia arrivato il momento di procedere all’archiviazione dei documenti in modo efficiente e produttivo per evitare inutili perdite di tempo che ricadono negativamente sulla tua attività e vorresti qualche consiglio? O sei semplicemente curioso di sapere qual è la differenza tra l’ archiviazione documenti digitale e laconservazione sostitutiva digitale per capire quale processo risponde alle esigenze di reperimento e conservazione dei tuoi documenti aziendali?

Ecco la risposta ai tuoi quesiti!

Mettiti comodo e leggi questo articolo che noi di Insaid, specializzati in realizzazione di soluzioni di archiviazione documenti in tutti i loro formati, sia cartacei che digitali, abbiamo preparato per fornirti tutte le informazioni più utili per guadagnare spazio nel tuo studio.
Scoprirai che attraverso l’archiviazione digitale dei tuoi documenti cartacei potrai trasferire tutta la tua documentazione cartacea su dispositivi elettronici, semplificando i processi di ricerca attraverso parole chiave che ti facilitano il lavoro e consultare i tuoi documenti da qualsiasi dispositivo.

Buona lettura!

Indice

Archiviazione documenti o conservazione sostituiva digitale? facciamo chiarezza

Molto spesso archiviazione documenti digitale e conservazione sostitutiva digitale dei documenti vengono utilizzati come sinonimi. In realtà sono due diverse procedure di digitalizzazione che assolvono a funzioni differenti.

Quando parliamo di archiviazione documenti in formato elettronico intendiamo riferirci al processo di trasformazione del documento analogico (cartaceo) in un file digitale reperibile su un pc o un supporto esterno, maladattati e indicizzati da rendere agevole il loro reperimento.

Se ci pensi è un’attività molto utile per evitare mole di documenti cartacei ingombranti e poco pratici che tendono ad accumularsi in ufficio.

La conservazione sostitutiva dei documenti invece, rientra in un processo di gestione documentale più complesso perché, secondo il codice dell’Amministrazione digitale subentra dopo l’archiviazione digitale e mira alla conservazione nel tempo delle informazioni, con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale. In genere questo processo è più adatto ad archivi di deposito.

digitalizzazione documentale tutti i vantaggi

In questo articolo ci occuperemo dell’archiviazione dei documenti in formato digitale in quanto ci rendiamo conto che rappresenta un’esigenza molto frequente in tutti coloro che hanno aziende e studi professionali e necessitano di una facile organizzazione dei file e di un immediato reperimento senza dover ricorrere ad archivi fisici documentali.
Con l’archiviazione dei documenti digitale potrai ridurre quindi anche l’impatto ambientale evitando di stampare inutile carta.

Ciò che è importante che tu sappia è che sebbene la trasformazione di un documento analogico, e quindi cartaceo, in un documento digitale possa sembrare un’operazione banale in realtà richiede un progetto strutturato che tenga conto dell’attività dell’azienda e dell’utilizzo di strumenti professionali per garantire l’integrità e l’autenticità delle informazioni che verranno elaborate.

Tuttavia, è importante organizzare al meglio questi archivi digitali al fine di sfruttare tutte le potenzialità. In questo noi di Insaid, da anni supportiamo aziende e studi con un servizio strutturato che si sviluppa in 5 step:

  • preparazione dei documenti per l’acquisizione ottica,
  • scannerizzazione in alta qualità attraverso scanner in grado di acquisire ogni tipologia di genere e formato dei tuoi documenti (contratti, bilanci, fascicoli, planimetrie, fotografie, scontrini, libri etc..)
  • versamento su diversi supporti (gestionale del cliente, supporti fisici, cloud e/o nostra piattaforma web), agevolandoti nella consultazione con semplici parole chiave o, in alternativa, avvio del processo di conservazione sostitutiva
  • ricomposizione e stoccaggio in depositi adibiti a norma di legge per i documenti da conservare per obblighi di legge;
  • distruzione certificata per i documenti con dati sensibili non più utili alla conservazione fisica.

Con questa metodologia che noi di Insaid abbiamo collaudato efficacemente, potrai:

  • guadagnare spazio
  • accedere da qualunque dispositivo ai tuoi documenti
  • ridurre i tempi di ricerca

Inoltre con il nostro servizio di archiviazione documenti potrai avere una maggiore sicurezza degli accessi e del controllo delle attività sui documenti archiviati, riducendo il rischio di eventuali errori umani.

Archiviazione documenti: i consigli su come organizzare al meglio il tuo spazio digitale

Come ti abbiamo sopra accennato, la creazione di un archivio documenti digitale ti permette una migliore reperibilità e organizzazione delle informazioni. È quindi fondamentale archiviare in modo pratico i tuoi documenti. In questa operazione noi di Insaid forniamo tutta la nostra esperienza per la creazione di archivi digitali di tutto il tuo patrimonio documentale, partendo dalla copia cartacea, sia di archivi di deposito che di archivi correnti. In cosa consiste il nostro supporto nella creazione di tali archivi? Innanzitutto, procediamo alla normalizzazione dei documenti. Questa è una fase di preparazione dei documenti cartacei prima della scansione. Con la normalizzazione dei documenti, fase imprescindibile dell’archiviazione documenti, si ottimizza la qualità e la leggibilità dei documenti digitalizzati e comprende:
  • rimozione delle graffette e delle clip
  • rimozione dei graffi, pieghe o altri danni fisici
  • pulizia dai documenti che potrebbero interferire con la scansione o danneggiare la macchina.
Alla fase di normalizzazione dei documenti segue poi la fase di scannerizzazione. Nella fase di scannerizzazione di qualsiasi documento, procediamo con l’ottimizzazione della qualità dell’immagine, modificandone la risoluzione, rotazione e scontornatura, utilizzando anche un sistema di protezione intelligente per preservare l’integrità fisica dei tuoi documenti cartacei. I nostri scanner sono dotati di software di ultima generazione per la metadatazionee l’indicizzazione automatica dei documenti che permette l’automatica organizzazione dei documenti in apposite cartelle correttamente denominate (ad esempio contratti, fatture etc…) Una volta che tutto il tuo patrimonio documentale sarà organizzato, è importante poi scegliere il metodo di archiviazione cioè se su supporti fisici o in cloud. L’archiviazione su supporti fisici prevede l’utilizzo di archivi elettronici, mentre quella in cloud prevede che i documenti vengano salvati e archiviati su piattaforme esterne e sono accessibili ovunque tramite internet. Noi di Insaid proponiamo ai nostri clienti un servizio di archiviazione documenti con la conservazione degli stessi e la fruizione su:
  • supporti fisici
  • gestionali già in utilizzo della tua azienda
  • supporti cloud
  • nostra piattaforma web
In ogni caso tutti i tuoi documenti saranno consultabili da qualsiasi dispositivo elettronico e condivisi con le persone che lavorano con te. Se desideri procedere ad un’archiviazione documenti digitale che ti permetta di ottimizzare i tempi di consultazione, contattaci per una consulenza e valutare insieme la soluzione di archiviazione più adatta alle tue esigenze e alla tipologia di studio.