il caso studio Scooter
La conservazione e archiviazione fisica dei documenti contabili e fiscali
Descrizione Cliente
Scooter (Servizi Contabili Orientati al Terziario)
Scooter (Servizi Contabili Orientati al Terziario) è nata nel 1992 dall’esperienza dei manager del settore della Grande Distribuzione Organizzata, specializzati nell’area amministrazione, finanza e controllo. La missione di Scooter è quella di rendere facilmente accessibili, in modo preciso e veloce, tutte le informazioni economico-finanziarie necessarie per comprendere appieno l’andamento della gestione della propria azienda e, di conseguenza, intraprendere azioni correttive con consapevolezza.
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Descrizione Bisogno
L'esigenza di Scooter: conservazione sicura e accessibile dei documenti
La principale esigenza per Scooter era quella di garantire ai propri clienti una conservazione sicura e accessibile dei documenti fino ai termini stabiliti dalla legge, nonché la protezione dei dati sensibili contenuti in tali documenti. La conservazione dei documenti prodotti dall’attività di Scooter è regolamentata dall’articolo 2220 del Codice Civile, che obbliga le aziende a conservare le scritture contabili principali per 10 anni.
Progetto elaborato da Insaid
Servizio di archiviazione fisica in outsourcing
Insaid ha proposto a Scooter un servizio integrale di archiviazione fisica in outsourcing per sollevare il cliente dai problemi di gestione e conservazione in sicurezza della documentazione. Il servizio offerto comprende il trasporto, la catalogazione con relativo posizionamento in contenitori a norma di dimensione e peso per la conservazione ottimale dei documenti, la custodia presso i nostri depositi, la ricerca e consegna delle pratiche sia in digitale che cartaceo grazie ad un servizio logistico coordinato e la gestione dello scarto attraverso la distruzione certificata quando decadono i vincoli alla loro conservazione.
Per ogni movimentazione di versamento, richiesta scatole/pratiche e distruzione, si prevedono procedure gestite tramite il gestionale che ne traccia i passaggi al fine di tenere il cliente aggiornato in tempo reale sulla situazione del materiale in deposito. Tutti i documenti/pratiche richieste in visione dal cliente sono movimentati in buste anonime senza riportarne gli estremi del contenuto al fine di garantire sempre la privacy.