Il caso del patronato ACLI
Archiviazione fisica in Outsourcing
Descrizione Cliente
Il Patronato ACLI
Il Patronato ACLI è un ente di diritto privato che offre servizi di pubblica utilità sin dal 1945, fornendo assistenza e consulenza per la gestione di pratiche di vario tipo, tra cui pensioni, lavoro, previdenza, immigrazione e sanità. Inoltre, organizza corsi di formazione e informazione, inclusi corsi di lingua e orientamento professionale, per supportare i lavoratori e i cittadini.
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Descrizione Bisogno
Ridurre i tempi di ricerca e consultazione delle pratiche
Il Patronato ACLI aveva l’esigenza di ottimizzare i costi di gestione dell’archiviazione fisica necessaria per la conservazione obbligatoria delle pratiche, ma anche di ridurre i tempi di ricerca e consultazione delle stesse.
Progetto elaborato da Insaid
Digitalizzazione professionale dei documenti
Insaid ha proposto anche la digitalizzazione della documentazione presente in archivio attraverso un servizio di digitalizzazione professionale. Questo permetterà al Patronato ACLI di avere una copia digitale di tutti i documenti consultabili in qualsiasi momento, senza la necessità di richiedere la ricerca fisica della documentazione in archivio.
Il servizio di digitalizzazione prevede la scansione dei documenti, la loro indicizzazione e il loro inserimento in un sistema informatico ad hoc, che garantisce la sicurezza e la riservatezza dei dati contenuti nei documenti. In questo modo, il Patronato ACLI potrà ottenere una migliore ottimizzazione del tempo e degli spazi di archiviazione, e una maggiore fruibilità dei documenti in modo rapido ed efficace.