IL caso delle Ferrovie dello stato (RFI)
Il valore di un sistema di archiviazione personalizzato
Descrizione Cliente
Ferrovie dello Stato Italiane (RFI)
Ferrovie dello Stato Italiane (RFI) è la società pubblica che gestisce la rete ferroviaria nazionale in Italia. Fondata nel 1905, è il principale fornitore di servizi di trasporto ferroviario in Italia e il più grande operatore ferroviario in Europa. RFI è la società responsabile per la gestione, la manutenzione e lo sviluppo della rete ferroviaria, nonché per la fornitura di servizi di trasporto passeggeri e merci.
La Direzione Territoriale Produzione di Torino (DTP_TO) è una divisione delle Ferrovie dello Stato Italiane, che si occupa della gestione della produzione e della manutenzione dei treni nella zona di Torino. La DTP_TO ha il compito di garantire che i treni siano sicuri, affidabili ed efficienti nel servizio di trasporto passeggeri nella sua area di competenza.
Per raggiungere questi obiettivi, la DTP_TO coordina una serie di attività, tra cui la manutenzione preventiva e correttiva dei treni, la gestione dei componenti e la pianificazione degli interventi di manutenzione. Inoltre, la DTP_TO lavora a stretto contatto con altre divisioni di RFI per garantire la continuità del servizio ferroviario e la soddisfazione dei clienti.
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Descrizione Bisogno
La necessità di garantire la sicurezza dei dati
La principale necessità della DPT_TO era quella di garantire la sicurezza dei dati e ottimizzare la consultabilità della documentazione sulla formazione del personale, al fine di semplificare e velocizzare i processi aziendali, senza rinunciare alla conservazione fisica dei documenti.
Progetto elaborato da Insaid
La digitalizzazione dell'intera documentazione dell'archivio e l'esportazione dei file sui sistemi informatici
Considerando l’esigenza della DPT_TO e i risultati dell’analisi del primo sopralluogo nel deposito dove erano posizionati i documenti, Insaid ha proposto il servizio di consulenza archivistica per l’elaborazione di adeguate procedure di conservazione, la progettazione di meccanismi per la loro protocollazione e catalogazione e la progettazione dei locali e il riordino per poter semplificare la ricerca.
Per garantire la sicurezza dei dati e prevenire il rischio di perdita, in seguito abbiamo proceduto alla digitalizzazione di tutta la documentazione dell’archivio e l’esportazione dei file sui sistemi informatici di RFI. Oggi, la DPT_TO dispone di un vero e proprio archivio fisico dei documenti con un sistema di archiviazione personalizzato, oltre a disporre degli stessi documenti anche in formato digitale.