il caso di CO.GE Piemonte
Il passaggio dalla carta alla conservazione sostitutiva dei documenti
Descrizione Cliente
Comitato di Gestione del Fondo Speciale per il Volontariato
Il Comitato di Gestione svolge principalmente un ruolo di garanzia per la corretta gestione del Fondo Speciale per il Volontariato, costituito da un quindicesimo dei proventi delle Fondazioni di origine bancaria e messo a disposizione dalle stesse, ai sensi dell’art. 15 della Legge 266/91, per sostenere l’attività delle organizzazioni di volontariato.
Il Comitato istituisce e controlla i Centri di Servizio, verificando che l’attività degli stessi sia conforme alla normativa, che non vi siano irregolarità di gestione e che sia effettivamente svolta a favore delle organizzazioni di volontariato.
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Descrizione Bisogno
La ricerca di una forma più sicura ed efficace per la conservazione del patrimonio documentale
Il Comitato di Gestione aveva la necessità di liberare gli spazi destinati al deposito dei documenti del Comitato e di trovare una forma più sicura ed efficace per la conservazione a valore legale del patrimonio documentale generato dalla propria attività. Inoltre, il Comitato desiderava garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, riducendo i costi della gestione dell’archivio fisico.
Progetto elaborato da Insaid
La creazione di un archivio digitale adatto alla conservazione sostitutiva a valore legale in cloud
Insaid ha soddisfatto l’esigenza del Comitato proponendo un processo di dematerializzazione del patrimonio documentale finalizzato alla creazione di un archivio digitale adatto alla conservazione sostitutiva a valore legale in cloud. Il processo di dematerializzazione ha previsto le seguenti attività:
- identificazione, prelievo e trasporto della documentazione presso il nostro centro di produzione;
- digitalizzazione, pretrattamento, controllo e generazione di file immagini;
- indicizzazione delle classi digitali con chiavi di riferimento;
- conservazione sostitutiva, ovvero costruzione di pacchetti di dati, generazione dell’indice di archiviazione, sottoscrizione e memorizzazione dell’iPdA, registrazione del processo di conservazione e garanzia della validità della conservazione;
- distruzione certificata della documentazione cartacea con livello di sicurezza P-3 norma DIN 66399 e invio al macero del materiale di risulta;
- rilascio del certificato dell’avvenuta distruzione della documentazione conforme al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) accompagnato da un elenco dettagliato della documentazione distrutta.