il caso studio degli uffici di prossimità (UdP)
Digitalizzazione dei fascicoli di volontaria giurisdizione di competenza degli Uffici di Prossimità e dei Tribunali piemontesi
Descrizione Cliente
Gli Uffici di Prossimità (UdP)
Gli Uffici di Prossimità (UdP) operano nell’ambito delle amministrazioni di sostegno, di tutele (anche di minori) e curatele, ovvero nel settore più prossimo alle esigenze delle persone fragili. Questi sportelli permettono ai cittadini di avere un punto di riferimento vicino al luogo dove vivono e di usufruire di un servizio completo di orientamento e consulenza. Il Consiglio Superiore della Magistratura ha definito gli UdP come la manifestazione concreta della giustizia come di un “bene del territorio”.
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Descrizione Bisogno
L'esigenza della Regione Piemonte di favorire l'attivazione di nuovi uffici di prossimità
L’esigenza della Regione Piemonte era proprio quella di favorire l’attivazione di nuovi uffici di prossimità e di migliorare l’attività di quelli già attivi in precedenza al fine di delocalizzare alcune attività che finora sono state realizzate esclusivamente presso gli uffici giudiziari, in particolare integrando la rete dei servizi a tutela delle fasce deboli. Per poterlo fare, risultava indispensabile la digitalizzazione di determinate tipologie di fascicoli pendenti e correnti in materia di volontaria giurisdizione. Oltre alla digitalizzazione, era necessario poter reperire la documentazione sul Sistema Informatico Contenzioso Civile Distrettuale (SICID).
Il progetto ha coinvolto tutti gli uffici giudiziari piemontesi per un totale di circa 29.000 fascicoli riguardanti procedimenti in materia di amministrazioni di sostegno, curatele, vigilanza sui minori, tutele, azioni con beneficio di inventario ed eredità giacenti.
Progetto elaborato da Insaid
il Processo di digitalizzazione di atti giudiziari
Per fare fronte alla necessità della Regione Piemonte, Insaid è intervenuta con due servizi: la digitalizzazione dei fascicoli cartacei di volontaria giurisdizione e l’inserimento dei dati sul Sistema Informatico Contenzioso Civile Distrattuale (SICID) di volontaria giurisdizione nei tribunali ordinari di riferimento degli uffici di prossimità.
Dopo un’attenta analisi della documentazione e della metodologia di lavorazione delle pratiche presso i tribunali, il 4 luglio 2022 è iniziato il processo di digitalizzazione degli atti giudiziari presso la sede del tribunale di Torino. Si è concordato un tempo di nove mesi con il coinvolgimento di un gruppo di lavoro di nove persone.
Insaid ha posto molta attenzione ai dettagli e al mantenimento di tutte le fasi saldamente legate a criteri attinenti ai processi di qualità. Tali aspetti sono ritenuti indispensabili per un servizio che prevede la lavorazione di documenti sensibili, considerando le implicazioni pratiche che comportano eventuali margini di errore con impatti significativi.
Il processo di digitalizzazione e inserimento dei dati è stato suddiviso in sei fasi: censimento fisico dei fascicoli; reperimento del fascicolo; verifica dell’esistenza e della consistenza del fascicolo nel registro; classificazione e normalizzazione degli atti da digitalizzare; digitalizzazione degli atti, pre-elaborazione e generazione di file; inserimento degli atti su SICID; ricomposizione degli atti e riallocazione del fascicolo in archivio.
La documentazione viene conservata per tutta la durata del ciclo produttivo in appositi contenitori messi a disposizione e forniti da Insaid, idonei a garantire la corretta conservazione e riservatezza dei fascicoli in essi contenuti. Ciascun contenitore è contrassegnato da un numero di lotto che consente la registrazione dell’avvenuto reperimento sul sistema di tracciatura interna della commessa.
La classificazione degli atti e la successiva protocollazione digitale hanno consentito di generare la rinomina automatica del file digitale ottenuto dalla fase di scansione mediante una codifica “parlante” concordata con il cliente, che agevola l’operatore nella successiva fase di acquisizione del file digitale sul sistema informatico SICID.
I documenti digitali sono stati generati in formato PDF/A-1, standard internazionale ISO 19005, parte integrante dello standard PDF, appositamente pensato per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici e che ad oggi costituisce lo standard per l’archiviazione sostitutiva. Ove possibile, sono stati impiegati sistemi OCR evoluti per il riconoscimento del testo dall’oscurità al fine di generare file PDF con testo ricercabile.