il caso studio di ALER Milano
digitalizzazione documenti cartacei per migliorare la tracciabilità, La consultazione e la gestione delle Pratiche amministrative
Descrizione Cliente
Azienda lombarda edilizia residenziale
Aler Milano è un’azienda che gestisce il patrimonio immobiliare pubblico nella provincia di Milano, fornendo alloggi e servizi abitativi. Oltre a questo, Aler Milano si occupa della manutenzione degli edifici e della gestione delle locazioni, seguendo rigorosi standard amministrativi e normativi. La gestione della documentazione amministrativa rappresenta una delle attività centrali dell’ente, con volumi di dati in continuo aumento.
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Descrizione Bisogno
ottimizzare il processo di gestione, archiviazione e accessibilità delle pratiche amministrative
Aler Milano ha affrontato la necessità di ottimizzare il processo di gestione e archiviazione dei documenti, in particolare quelli provenienti dall’ufficio amministrativo. Ogni mese, l’ente gestisce un ampio volume di documenti cartacei che devono essere normalizzati, catalogati e digitalizzati in modo efficiente. La necessità principale era garantire una tracciabilità accurata e consentire la consultazione immediata dei documenti tramite PC, riducendo al minimo i tempi di gestione manuale e assicurando che ogni pratica fosse facilmente reperibile e accessibile.
Progetto elaborato da Insaid
Digitalizzazione documenti cartacei per migliorare la tracciabilità e l’accesso alle pratiche
Insaid ha sviluppato una soluzione su misura per Aler Milano, offrendo un servizio mensile di ritiro e consegna dei documenti, che vengono normalizzati e digitalizzati presso il laboratorio di Milano. Il sistema di digitalizzazione ha permesso ad Aler di convertire grandi volumi di pratiche cartacee in file digitali facilmente accessibili, migliorando significativamente la gestione e l’organizzazione degli archivi. Questa soluzione ha ridotto i tempi di ricerca, potenziato la tracciabilità dei documenti e garantito un archivio più sicuro e ordinato, ottimizzando le operazioni quotidiane e riducendo al minimo il rischio di errori.