Servizio di distruzione certificata di documenti
Distruzione certificata VS servizio di macero documenti: tutto quello che devi sapere per la sicurezza dei tuoi dati
Servizio di distruzione certificata documenti
Distruzione certificata VS servizio di macero documenti: tutto quello che devi sapere per la sicurezza dei tuoi dati
Sei titolare di un’azienda e hai necessità di distruggere vecchi fascicoli e documenti che occupano spazio da destinare ad altri processi ma non sai a chi rivolgerti? Hai letto che la distruzione certificata dei documenti ti permette di rispettare gli obblighi di legge e soprattutto proteggere i dati contenuti nei documenti e ti piacerebbe avere maggiori informazioni su questo servizio? Oppure sei curioso di scoprire cosa si intende per distruzione certificata dei documenti e quali sono le differenze con il servizio di macero documenti?
Ecco un articolo con tutte le informazioni!
Fermati per qualche minuto a leggere questo articolo che noi di Insaid, azienda specializzata in gestione documentale, archiviazione digitale, dematerializzazione certificata, distruzione certificata a Torino e operativi in tutta Italia, abbiamo preparato per descriverti le differenze tra la distruzione certificata dei documenti e il servizio di macero. Vedremo insieme i passaggi fondamentali di questi processi per distruggere correttamente i documenti non più necessari.
Buona lettura!
Differenze tra il servizio di Distruzione Certificata e il Macero Documenti
Ogni giorno privati, enti pubblici, professionisti e aziende si trovano alle prese con un gran numero di documenti cartacei. Nonostante sia in corso la digital transformation, sono ancora molti i documenti in formato cartaceo presenti in ogni organizzazione. La gran parte di questi documenti tratta dati sensibili, meritevoli di tutela da parte dell’ordinamento giuridico.
Se sei titolare di un’azienda, di uno studio professionale o rappresenti un ente pubblico, il tuo compito è quello di:
- Conservare
- Proteggere
- Smaltire i documenti
È fondamentale rispettare le regole previste dalla normativa, in quanto la loro violazione può comportare responsabilità civile, penale e sanzioni amministrative in caso di distruzione dei documenti non conforme, soprattutto quando la distruzione non corretta comporti la diffusione di dati personali.
Molte persone non sanno che la distruzione certificata e il servizio di macero documenti sono servizi differenti. Tendono a preferire il macero solo perché costa meno, ma è importante comprendere di cosa si tratta e in quali situazioni è appropriato utilizzarlo. Ma vediamo nel dettaglio quali sono le caratteristiche della distruzione certificata e quelle del servizio macero documenti per comprendere meglio le differenze.
Servizio di distruzione certificata dei documenti sensibili
La distruzione certificata dei documenti è un processo regolamentato e sicuro che garantisce l’eliminazione irreversibile dei documenti.
Le caratteristiche principali di questo processo sono:
- Certificazione di conformità: al termine del processo, viene rilasciato un certificato che attesta l’avvenuta distruzione dei documenti. Questo certificato ha un ruolo cruciale in quanto fornisce una prova legale della distruzione, dimostrando che la tua azienda ha rispettato le normative sulla privacy e sulla protezione dei dati.
- Metodi di distruzione: utilizziamo macchine distruggidocumenti di alta qualità, capaci di ridurre i documenti a particelle minuscole, rendendo impossibile la ricostruzione delle informazioni. Il materiale di risulta viene infine inviato ai centri macero per iniziare il processo di riciclo.
- Sicurezza elevata: questo metodo è ideale per documenti contenenti dati altamente sensibili come informazioni finanziarie, legali e personali.
- Tracciabilità: l’intero processo è monitorato e tracciato, garantendo che ogni documento venga distrutto in modo sicuro. Al termine della distruzione, ti forniamo un elenco dettagliato dei documenti distrutti, aggiungendo un ulteriore livello di controllo e sicurezza.
Servizio di macero documenti
Il servizio di macero documenti è un’opzione meno formale, adatta per grandi volumi di carta che non contengono informazioni riservate o dati sensibili. Questo metodo è comunemente utilizzato per smaltire documenti obsoleti o inutili che occupano spazio prezioso. Il servizio comporta il trasporto dei documenti dell’azienda a centri di macero autorizzati, dove vengono pressati e schiacciati per poter essere facilmente trasportabili verso il riciclo.
Le caratteristiche principali del macero sono:
- Macero tradizionale: i documenti vengono triturati in strisce o pezzi di carta più grandi e non conformi alla normativa nazionale ed internazionale rispetto alla distruzione certificata. Generalmente, non viene rilasciato un certificato di avvenuta distruzione, non viene tracciato il processo e non viene rilasciato un elenco della documentazione.
- Efficienza: ideale per la gestione di grandi volumi di carta che non contengono dati riservati e sensibili, considerando che è più veloce come servizio.
- Costo inferiore: solitamente più economico rispetto alla distruzione certificata.
La normativa sulla distruzione dei documenti sensibili
La distruzione dei documenti contenenti dati sensibili deve rispettare quanto stabilito dalla normativa sulla privacy (D. Lgs. 196/2003 e Regolamento UE 2016/679 – GDPR), che tutela la privacy aziendale. La legislazione in materia afferma che tutti i soggetti che trattano dati sensibili devono operare seguendo misure di sicurezza idonee e preventive in grado di ridurre al minimo i rischi di perdita o distruzione – anche accidentale – dei dati stessi.
Parliamo ad esempio di documenti come:
- Contratti di fornitura di beni o servizi: documenti contrattuali che specificano i termini e le condizioni delle transazioni tra la tua azienda e i fornitori.
- Anagrafiche clienti: registri contenenti dati personali e sensibili dei clienti, come nomi, indirizzi, numeri di telefono e altre informazioni identificative.
- Documenti contabili e di pagamento: fatture, ricevute, estratti conto e qualsiasi altro documento finanziario che contiene informazioni sensibili.
- Informazioni riservate: documenti interni contenenti segreti commerciali, strategie aziendali, dati di ricerca e sviluppo, e altre informazioni confidenziali.
- Documenti fiscali: dichiarazioni dei redditi, documenti di bilancio, rapporti fiscali e qualsiasi altro documento contenente informazioni finanziarie riservate.
- Cartelle cliniche e documenti sanitari: informazioni mediche dei dipendenti, referti medici, rapporti di visite e altre informazioni sanitarie sensibili.
- Documenti legali: cause legali, contratti legali, rapporti di investigazione e qualsiasi altro documento legale che contiene informazioni sensibili.
- Documentazione del personale: dossier dei dipendenti, contratti di lavoro, valutazioni delle prestazioni, documenti disciplinari e qualsiasi altra informazione personale e sensibile dei dipendenti.
Grazie all’entrata in vigore del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), il 25 maggio 2018 sono cambiate le norme dell’Unione Europea inerenti alla protezione dei dati. Questo cambiamento è di grande interesse per tutte le aziende, per cui occorre porre una forte attenzione alla conservazione, protezione e allo smaltimento a norma dei documenti riservati.
Normativa UNI EN 15713:2009
La norma UNI EN 15713:2009 è la prima norma italiana a trattare l’argomento della distruzione e successivo smaltimento di supporti contenenti dati personali. Il rispetto di tale normativa permette di limitare al massimo la diffusione involontaria dei dati trattati, escludendo la possibilità di eventuali accuse di dolo. Questa norma specifica i requisiti per la distruzione sicura dei supporti contenenti dati, garantendo che il processo avvenga in conformità con le migliori pratiche di sicurezza.
Normativa DIN 66399 / UNI ISO/IEC21964
La normativa DIN 66399, che trae origine dalla certificazione UNI ISO/IEC 21964, è uno standard europeo che stabilisce le linee guida per la distruzione sicura dei supporti di dati, inclusi i documenti cartacei. Questo standard è particolarmente rilevante per le aziende che trattano informazioni sensibili e vogliono assicurarsi che i dati vengano distrutti in modo sicuro e irreversibile.
La DIN 66399 classifica la distruzione dei documenti in sette livelli di sicurezza, che vanno dal livello P-1 (distruzione di base) al livello P-7 (massima sicurezza). Ogni livello determina la dimensione massima delle particelle in cui i documenti devono essere ridotti:
- P-1 a P-2: distruzione di documenti generali. Le strisce di carta possono essere grandi, adatte a informazioni meno sensibili.
- P-3 a P-4: distruzione di documenti contenenti informazioni personali sensibili. La carta viene tagliata in particelle più piccole per garantire una maggiore sicurezza.
- P-5 a P-7: distruzione di documenti altamente sensibili. I documenti vengono ridotti a particelle estremamente piccole, garantendo che le informazioni non possano essere ricostruite.
Perché Scegliere la Distruzione Certificata?
Se la tua azienda gestisce documenti contenenti dati sensibili, la distruzione certificata è la scelta migliore. Questo metodo garantisce che tutte le informazioni siano distrutte in modo sicuro e conforme alle normative vigenti, riducendo al minimo i rischi di violazione dei dati.
Con il nostro servizio di distruzione certificata potrai:
- Rispettare le normative in vigore per proteggere i dati personali contenuti nei documenti
- Ridurre il rischio di violazione dei dati personali
- Ridurre l’impatto ambientale grazie a procedure eco-sostenibili
- Garantire la completa distruzione documentale con controlli rigorosi per assicurare che tutte le informazioni siano definitivamente eliminate
Se pensi sia arrivato il momento di smaltire i tuoi archivi cartacei con una procedura efficiente e sicura, contattaci per una consulenza personalizzata. Ti descriveremo nel dettaglio la nostra distruzione certificata dei documenti e ti forniremo tutte le informazioni per un servizio sicuro e completo che risponda alle tue esigenze organizzative.