archiviazione digitale dei documenti
Creare un archivio digitale per riconvertire gli spazi fisici: il servizio di Insaid
ARCHIVIAZIONE digitale DEI DOCUMENTI
Creare un archivio digitale per riconvertire gli spazi fisici: il servizio di Insaid
Gli archivi cartacei della tua organizzazione occupano spazi fisici che vorresti utilizzare diversamente ma non sai come preservare tutto il tuo patrimonio documentale? Ti piacerebbe ottimizzare lo spazio fisico della tua azienda o del tuo studio professionale eliminando gli archivi cartacei ma non sai a chi rivolgerti per creare il tuo archivio digitale? Oppure vorresti risparmiare tempo e denaro con una gestione documentale in formato digitale e vorresti scoprire quali sono i vantaggi di affidarsi ad aziende specializzate?
Ecco un articolo con tutte le informazioni sulla digitalizzazione degli archivi cartacei.
Fermati per qualche minuto a leggere questo articolo che noi di Insaid, azienda specializzata in gestione documentale a Torino e operativi in tutta Italia, abbiamo scritto per spiegarti come ottimizzare lo spazio fisico della tua azienda digitalizzando tutti i tuoi archivi cartacei. Vedremo insieme come questa scelta non solo di permetterà di riqualificare gli spazi fisici adibiti ad archivio ma ti consentirà anche di risparmiare tempo nella ricerca dei tuoi documenti e soprattutto i costi dei processi di gestione documentale.
Se sei titolare di un’azienda o di uno studio professionale oppure ancora amministri un ente pubblico e gestisci grandi quantità di documenti cartacei, ti consigliamo di leggere questo articolo.
Buona lettura!
Archiviazione digitale dei documenti: un’opportunità di crescita per la tua organizzazione
Nell’era della digitalizzazione, disporre di un sistema di archiviazione digitale diventa fondamentale per aziende, studi professionali o P.A. in quanto permette di liberare spazi fisici che potrebbero essere utilizzati diversamente. Questa esigenza diventa ancora più importante nelle organizzazioni più longeve in cui gli archivi sono rappresentati da interi armadi imponenti e ingombrati, destinati a conservare contratti o altri documenti analoghi accumulati nel tempo che necessitano di essere conservati per continuare a operare e soprattutto per rispettare i tempi di conservazione previsti dalla legge.
La digitalizzazione del patrimonio documentale permette di alleggerire l’organizzazione sia dal punto di vista fisico che economico in quanto aiuta i flussi di lavoro e di consultazione dei vari documenti.
Ma il grande vantaggio di un sistema di archiviazione digitale è quello di avere tutto il tuo materiale documentale, come ad esempio, contratti, modulistiche, documenti, in formato digitale e accessibile a qualunque utente interno alla tua organizzazione per una pronta e rapida consultazione.
Con l’archiviazione digitale dei documenti non solo risparmi carta e spazi ma anche tempo e funzionalità.
Come hai potuto notare, quindi, i vantaggi di un sistema di archiviazione sono molteplici
Ecco qui un breve elenco dei principali:
- Maggiore efficacia nella gestione e nella condivisione delle informazioni e dei documenti
- Riduzione dei costi e dei tempi di ricerca dei documenti
- Maggiore sicurezza negli accessi ai documenti condivisi
- Rapida rintracciabilità dei documenti
- Trasmissione telematica dei documenti
- Controllo delle attività sui documenti digitalizzati
Con un sistema di archiviazione digitale dei documenti potrai anche conservare nel tempo tutto il tuo patrimonio documentale in quanto la digitalizzazione ti permette di non esporre i tuoi documenti al deterioramento nel tempo.
Adesso che abbiamo visto quali sono i vantaggi dell’archiviazione digitale dei tuoi documenti cartacei, vediamo come sono strutturati i servizi offerti da aziende specializzate nella gestione documentale come noi di Insaid.
Archiviazione digitale dei archivi cartacei con Insaid: una soluzione strutturata e personalizzabile
Come abbiamo visto nel paragrafo precedente, il processo di digitalizzazione degli archivi cartacei rappresenta un processo che offre tantissime opportunità per le organizzazioni e diventerà indispensabile nel futuro per poter migliorare la produttività.
Pensa a come potrà essere sempre più performante con l’introduzione di sistemi di intelligenza artificiale. Se sei interessato a scoprire quali sono le future implicazioni dell’archiviazione digitale ti suggeriamo di leggere questo articolo.
Ad oggi, noi di Insaid, azienda specializzata in gestione documentale e, nello specifico, di archiviazione digitale, distruzione certificata, consulenza archivistica per PMI, PA e studi professionali, abbiamo pensato ad un servizio di archiviazione digitale perfettamente personalizzabile in funzione della tua organizzazione e delle tue esigenze di lavoro.
Il nostro progetto di archiviazione digitale dei tuoi archivi cartacei è strutturato in step:
- Prelievo e trasporto documentazione
- Preparazione documenti originali
- Digitalizzazione documentazione
- Metadatazione con chiavi di referenza
- Esportazione documenti digitali
- Ricomposizione faldoni
- Dichiarazione di conformità alla legge
Ecco una puntuale descrizione degli step del nostro servizio.
- Prelievo e trasporto documentazione
Recuperiamo e trasportiamo nei nostri magazzini tutto il tuo patrimonio documentale cartaceo pronto per essere digitalizzato. Al momento del prelievo rilasciamo una distinta di accompagnamento con l’indicazione del numero dei faldoni e della documentazione in essi contenuta.
- Preparazione documenti originali
Tutto il tuo materiale cartaceo viene preparato e suddiviso in lotti di lavorazione per essere poi pronto alla fase di scannerizzazione e digitalizzazione.
i documenti cartacei vengono protocollati con un apposito codice a barre che identifica in maniera univoca il documento.
Prima di essere scannerizzati, tutti i documenti vengono preparati eliminando graffette, punti metallici e tutti i fogli vengono spiantati.
- Digitalizzazione documentazione
I documenti cartacei preparati sono pronti per essere scannerizzati. I nostri scanner sono configurati per produrre immagini in formato PDF/A per ogni documento sul quale viene effettuato il riconoscimento OCR/ICR per renderlo facilmente ricercabile.
- Metadatazione con chiavi di referenza
Questo step è fondamentale in un processo di archiviazione digitale dei documenti in quanto permette di inserire delle chiavi di referenza ai documenti digitali. Si tratta di inserire degli elementi identificativi che avremo concordato insieme, in base alle tue esigenze di pronta e rapida consultazione.
- Esportazione documenti digitali
Tutti i documenti digitalizzati vengono poi trasferiti su supporti elettronici o in aree cloud dedicata.
- Ricomposizione faldoni
Dopo essere stati digitalizzati e archiviati secondo chiavi di referenza, i documenti vengono ricomposti nel loro stato originale e ricollocati nei faldoni per essere riconsegnati al cliente.
- Dichiarazione di conformità alla legge
Ultimo step del nostro servizio di archiviazione digitale dei documenti cartacei consiste nella predisposizione di una dichiarazione di conformità alle regole del CAD, ovvero della conformità tra documento analogico (cartaceo) e copia informatica.
Come vedi, il nostro servizio è studiato per venire incontro alle esigenze di qualunque tipo di organizzazione:
- Prevenzione di errori nella digitalizzazione dei dati
- Accessibilità online ai documenti per reperire facilmente tutte le informazioni
- Conservazione di documenti storici e culturali
Se pensi che sia arrivato il momento di digitalizzare tutto il tuo archivio documentale e vorresti un progetto personalizzabile, non esitare a contattarci compilando il form qui sotto. I nostri consulenti sono a tua disposizione per comprendere la tua esigenza organizzativa e proporti il nostro personale progetto.