DEMATERIALIZZAZIONE CERTIFICATA

Dematerializzazione certificata dei documenti: l’importanza di una procedura sicura ed efficiente

DEMATERIALIZZAZIONE CERTIFICATA

Dematerializzazione certificata dei documenti: l’importanza di una procedura sicura ed efficiente

Il tuo archivio documentale sta diventando eccessivamente voluminoso e hai necessità di introdurre un processo di dematerializzazione documentale ma non sai a chi rivolgerti? Hai letto che con la dematerializzazione certificata realizzata da aziende specializzate potrai dare al tuo patrimonio documentale il giusto valore legale e distruggere i documenti in modo corretto e vorresti qualche informazione in più su com’è strutturato questo servizio? Oppure sei curioso di scoprire quali sono i vantaggi della dematerializzazione certificata dei tuoi documenti e quali organizzazioni sono tenute a farla?

Ecco un articolo con tutte le informazioni!

Fermati per qualche minuto a leggere questo articolo che noi di Insaid, azienda specializzata in gestione documentale e in particolare di dematerializzazione, a supporto di PMI e enti pubblici, abbiamo pensato di dedicare ad uno dei processi più importanti per le organizzazioni. In questo articolo vedremo insieme in cosa consiste la dematerializzazione certificata dei documenti e com’è strutturato il nostro servizio per aiutare le organizzazioni a gestire in modo corretto ed efficiente tutto il patrimonio documentale per essere al passo con la trasformazione digitale.   

Buona lettura!

Dematerializzazione certificata per dare valore giuridico e autenticità al tuo archivio cartaceo

Ogni giorno tutte le organizzazioni, pubbliche o private, gestiscono una enorme quantità di documenti cartacei contenenti informazioni riservate che devono essere protette nel rispetto della normativa.

Questa mole di documenti cartacei crea molteplici disagi:

  • Occupano spazi fisici destinabili ad altri processi,
  • Rallentano le attività quotidiane
  • Rappresentano un costo per le organizzazioni

Inoltre, tutti questi documenti devono essere conservati per provare la validità e l’autenticità degli stessi.

Il processo di dematerializzazione certificata soccorre a tutte queste problematiche in quanto permette di digitalizzare i documenti cartacei e conferire loro validità legale. Tra i vantaggi della dematerializzazione certificata del patrimonio documentale di un’organizzazione, l’apposizione della firma digitale e del certificato digitale a norma di legge rappresentano un plus fondamentale che garantisce conformità ed efficienza alla tua organizzazione.

Ma vediamo nel dettaglio quali sono i vantaggi della dematerializzazione certificata.

Innanzitutto, in Italia il processo di dematerializzazione certificata grava su molte realtà:

  • Professionisti di ogni settore,
  • Pubbliche amministrazioni,
  • PMI del settore finanziario o sanitario

 

Con la dematerializzazione certificata i documenti cartacei vengono, dapprima, digitalizzati e poi acquisiscono lo stesso valore giuridico degli originali.

La creazione quindi di un archivio digitale ti permette di gestire e consultare facilmente il tuo patrimonio documentale.

Un altro vantaggio della dematerializzazione certificata è la non ripudiabilità da parte del soggetto che ha apposto la firma digitale sul documento: con l’apposizione della firma digitale si viene a creare un legame crittografico tra il firmatario e il documento.

La non ripudiabilità del documento porta ad un altro vantaggio della dematerializzazione certificata: la conservazione a norma di legge dei documenti. Questi ultimi vengono protetti e custodi nel tempo, conservando le seguenti caratteristiche:

  • Integrità
  • Autenticità
  • Affidabilità
  • Leggibilità
  • Reperibilità

Il processo di dematerializzazione è quindi un processo articolato e complesso che va eseguito nel rispetto delle normative per proteggere le informazioni e dati personali delle persone fisiche contenuti nei documenti digitalizzati.

Per questo motivo è fondamentale rivolgersi ad aziende specializzate in dematerializzazione certificata, come noi di Insaid.

Sei curioso di scoprire com’è strutturato il nostro servizio? Continua a leggere per saperne di più!

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Dematerializzazione certificata con Insaid: la soluzione efficiente e sicura per tutte le organizzazioni

Come avrai avuto modo di capire, la dematerializzazione certificata dei documenti è un processo che richiede competenza e supporto di aziende specializzate in gestione documentale come noi di Insaid, da anni al servizio di ogni tipo di organizzazione, pubblica e privata, per accompagnare nel lungo processo di transizione digitale efficiente e sicura.

Il nostro servizio di dematerializzazione certificata è strutturato in step ed è personalizzabile in base alla tipologia di organizzazione per poter rispettare le diverse normative di settore. Ad esempio, il CAD per le Pubbliche Amministrazioni e il GDPR per tutte le organizzazioni.

Abbiamo strutturato il nostro servizio di dematerializzazione certificata in 4 step correlati:

  • Trasferimento della documentazione
  • Digitalizzazione ed esportazione dei documenti digitali
  • Ricomposizione documentale
  • Rilascio della certificazione di conformità

Adesso ti spieghiamo le caratteristiche di ogni singolo passaggio per comprendere come il servizio di Insaid sai sicuro ed efficiente.

  1. Trasferimento della documentazione

Il primo step del nostro servizio di dematerializzazione certificata è rappresentato dal prelievo del tuo archivio documentale e il trasporto presso i nostri depositi. In questa fase rilasciamo anche copia della distinta di accompagnamento per avere traccia di tutti i documenti prelevati.

  1. Digitalizzazione ed esportazione dei documenti digitali

I nostri esperti in gestione documentale procedono con la suddivisione della documentazione in lotti e con la successiva protocollazione con codice a barre. Scannerizziamo ogni singolo documento con riconoscimento OCR/ICR per rendere facilmente ricercabile il documento nella sua versione digitale. Indicizziamo i documenti digitali in base alle indicazioni che avremo concordato insieme, in base alle tue chiavi di preferenza.

Successivamente, in base alle tue richieste, tutti i documenti digitalizzati vengono esportati o su supporti elettronici oppure in area cloud.

  1. Ricomposizione documenti

Dopo l’esportazione dei documenti digitali, i nostri specialisti procedono alla ricomposizione documentale nei contenitori utilizzati nella fase preliminare.

  1. Rilascio della certificazione di conformità

Step finale del nostro servizio di dematerializzazione certificata è rappresentato dal rilascio della dichiarazione di idonea certificazione del processo di conformità alla normativa di settore della tua organizzazione.

Il servizio di dematerializzazione certificata con Insaid è strutturato per essere ulteriormente personalizzato in base alle tue esigenze.

Siamo un’azienda che da anni si occupa di offrire soluzioni innovative di gestione documentale per aiutare le aziende ad affrontare le sfide delle modernità e delle innovazioni tecnologiche e digitali.

Se desideri scoprire tutti i nostri servizi visita il nostro sito o richiedi una consulenza personalizzata compilando il form qui sotto.