Digitalizzazione archivi scolastici

Come progettare la soluzione più efficiente per la digitalizzazione degli archivi

Digitalizzazione archivi scolastici

Come progettare la soluzione più efficiente per la digitalizzazione degli archivi

Come dirigente scolastico si stai ponendo il delicato problema della gestione documentale della tua scuola e non sai come muoverti per individuare la soluzione più corretta per la digitalizzazione degli archivi? Hai letto che grazie alla digitalizzazione degli archivi scolastici potrai far diventare il tuo istituto scolastico efficiente ma è necessario rispettare una determinata normativa e vorresti saperne di più?  O sei semplicemente curioso di scoprire come il tuo istituto scolastico potrà mettersi in regola con il complesso processo di digitalizzazione?

Ecco l’articolo che ti spiegherà tutto sul processo di digitalizzazione degli archivi scolastici!

Fermati per qualche minuto a leggere questo articolo che noi di Insaid, un’azienda specializzata in dematerializzazione e digitalizzazione a supporto di aziende, imprese ed enti pubblici, comprese le Istituzioni scolastiche, abbiamo preparato per darti tutte le indicazioni su come anche le scuole siano tenute ad una corretta e efficiente gestione documentale dei loro archivi. Scopriremo insieme che gli archivi scolastici, patrimonio di grande valore che testimonia la storia culturale dell’istruzione pubblica italiana, prevedono tre diverse fasi di archiviazione, quali l’archivio corrente, l’archivio di deposito e l’archivio storico.

A questo si aggiunge che ogni dirigente scolastico deve adottare una serie di misure per l’archiviazione digitale dei documenti amministrativo- contabili anche avvalendosi di procedure di dematerializzazione. Vediamo nel dettaglio in cosa consistono.

Buona lettura!

Indice

Digitalizzazione degli archivi scolastici: la normativa che tutti gli istituti scolastici devono rispettare

Come abbiamo detto, gli archivi scolastici rappresentano un importante patrimonio archivistico in quanto tengono traccia di tutta l’attività didattica svolta nel tempo e permettono di ricostruire la storia culturale del nostro paese.  Per questo motivo tutti gli archivi della pubblica amministrazione, compresi quelli scolastici, sono considerati beni culturali inalienabili in quanto non solo non possono essere trasferiti ma non si può neppure procedere allo scarto documentale senza l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica. Tradizionalmente, negli archivi scolastici si individuano tre fasi di archiviazione in base alle diverse modalità di organizzazione e utilizzo dei documenti:
  • archivio corrente: contenente i documenti relativi alle attività correnti;
  • archivio di deposito: contenente i documenti ancora utili ma non più necessari per le attività correnti;
  • archivio storico: contenente i documenti storici selezionati per la conservazione permanente.
Come vedi, la gestione documentale negli istituti scolastici rappresenta una problematica molto complessa la cui organizzazione impatta notevolmente sull’efficienza dell’intero organico amministrativo non solo perché richiede specifiche competenze formative nella gestione documentale ma anche perché spesso gli istituti scolastici non hanno locali e spazi adeguati agli archivi fisici. Per questo motivo è fondamentale anche rivolgersi ad aziende esterne specializzate in digitalizzazione degli archivi, come noi di Insaid. La fiducia reciproca è la pietra angolare di un amore duraturo. Nell’ambito delle istituzioni scolastiche il Dirigente Scolastico assume, per legge, il ruolo di Responsabile della gestione documentale, con compiti precisi per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Prima di giungere alla delicata procedura della dematerializzazione documentale, altro obbligo previsto per tutte le istituzioni scolastiche, vediamo insieme quali sono le diverse fasi della gestione documentale. La gestione documentale, che ha avvio con la creazione del documento, segue diverse fasi:
  • registrazione di protocollo e classificazione secondo il Massimario;
  • fascicolazione
  • versamento in archivio corrente
  • conservazione documentale con versamento nell’archivio deposito
  • eventuale scarto o versamento nell’archivio storico
In questo contesto poi si inserisce il preciso obbligo in capo alle istituzioni scolastiche di procedere alla dematerializzazione documentale. Questo processo rappresenta lo strumento chiave per il raggiungimento degli obiettivi di miglioramento della qualità dei servizi e di efficientamento dei modelli operativi delle scuole. La dematerializzazione documentale è disciplinata dall’art. 48 del Decreto-legge 28.08.2018 n.129 che prevede che le istituzioni scolastiche formino gli originali dei propri documenti con mezzi informatici e adottino le misure per la protocollazione e conservazione in formato digitale, per non meno di 10 anni. Il dirigente scolastico e il DGSA devono, quindi, adottare tutte le misure necessarie per l’archiviazione digitale dei documenti amministrativo- contabili anche avvalendosi delle procedure di digitalizzazione dei documenti formati in origine su supporto analogico. Quando parliamo di copia informatica di documenti analogici facciamo riferimento ad una copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico prodotta attraverso processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbiano contenuto e forma identici al documento analogico da cui sono tratti. Come abbiamo detto prima, gli archivi e i documenti delle scuole sono considerati beni culturali inalienabili che necessitano di una apposita autorizzazione della Sovrintendenza archivistica per la loro alienazione o per il loro scarto. Tra i documenti d’archivio delle scuole rientrano tutti i materiali documentari prodotti dai docenti e dagli studenti nell’ambito dell’attività didattica e quindi:
  • registro dei verbali delle riunioni del Consiglio d’Istituto, del Collegio docenti, della Giunta esecutiva.
  • La documentazione contabile
  • Contratti di fornitura di beni e servizi
  • Estratti conto
  • Fascicoli individuali del personale docente e ATA
  • Fascicoli personali degli studenti
Quindi, puoi immaginare, quanto siano corposi gli archivi documentali che sono composti, prevalentemente da fascicoli cartacei non ancora digitalizzati. Diventa prioritario per le istituzioni scolastiche procedere con la digitalizzazione degli archivi. Ed in questa operazione noi di Insaid, un’azienda specializzazione in digitalizzazione e dematerializzazione documentale, possiamo esserti di supporto. Se sei interessato a scoprire in cosa consiste il nostro servizio di digitalizzazione degli archivi continua a leggere!
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Digitalizzazione archivi scolastici: la soluzione più innovativa proposta da Insaid

Come abbiamo sopra accennato, noi di Insaid supportiamo aziende, professionisti e enti pubblici come le istituzioni scolastiche con un servizio certosino e di qualità di archiviazione digitale della documentazione in totale sicurezza.

Al fine di garantirti un lavoro efficiente abbiamo individuato degli step bene precisi per la nostra procedura di digitalizzazione degli archivi che si compone di:

  • Prelievo e trasporto della documentazione
  • Preparazione, normalizzazione e protocollazione dei documenti originali
  • Digitalizzazione dei documenti
  • Metadatazione dei documenti digitali con chiavi di preferenza
  • Esportazione documenti digitali

Ecco nel dettaglio come si svolge il nostro servizio di digitalizzazione degli archivi scolastici.

Il primo step consiste nel prelevamento di tutti i documenti da digitalizzare dall’archivio del tuo istituto scolastico, e trasferimento con mezzi idonei ala trasporto. In questa fase predisponiamo anche un documento di accompagnamento che indicherà il numero di scatole e di documenti in esse contenute.

Il secondo step è una fase propedeutica alla digitalizzazione degli archivi in quanto consiste nella preparazione e suddivisione del materiale in lotti di lavorazione. Tutto il materiale documentale viene protocollato apponendo sui documenti analogici un codice a barre che identifica in modo univoco il documento.  A questo punto i documenti vengono preparati per essere scannerizzati, eliminando graffette, punti metallici e i fogli vengono, altresì, spianati.

 

 

Il terzo step è la fase di digitalizzazione dei documenti vera  e propria attraverso scanner ad hoc configurati in modo da produrre un file immagine in formato PDF/A per ogni singolo documento scansionato su cui viene effettuato il riconoscimento OCR/ICR per renderlo ricercabile in tutto il contenuto.

Quarto step è la metadatazione dei documenti digitali con chiavi di preferenza. In sostanza, trattasi di una procedura che prevede l’inserimento di elementi identificativi in base alle tue richieste. Questi metadati consentono a qualunque applicazione di restituire i documenti che soddisfano i requisiti di ricerca che ci avrai indicato.

Ed infine procediamo all’esportazione dei documenti digitali da restituire all’istituto scolastico o su supporto elettronico o su area cloud dedicata.

Chiaramente il processo di digitalizzazione degli archivi prevede la fase di ricomposizione e restituzione dei documenti originali al cliente.

Con questo processo non solo potrai esser certo di aver rispettato la normativa in materia di digitalizzazione degli archivi documentali in tuo possesso ma potrai anche migliorare l’ efficienza del tuo apparato amministrativo.

Se hai necessità di procedere alla digitalizzazione dei tuoi archivi scolastici, non esitare a contattarci. I nostri consulenti sono a disposizione per spiegare la procedura che seguiremo in modo da renderti conforme agli obblighi di legge.