Distruzione certificata documenti
4 step per la distruzione certificata dei documenti: la soluzione più sicura per essere compliance
distruzione certificata documenti
4 step per la distruzione certificata dei documenti: la soluzione più sicura per essere compliance
Sei titolare di uno studio professionale o di un’azienda e hai necessità di smaltire vecchi fascicoli e documenti ormai accatastati sul tuo armadio in ufficio e vorresti seguire la procedura di distruzione certificata dei documenti ma non sai a chi rivolgerti? Hai letto che la distruzione certificata dei documenti ti permette di essere perfettamente in regola con la normativa a tutela della protezione dei dati, soprattutto nel caso in cui tu gestisca documenti contenenti dati molto particolari? O sei semplicemente curioso di sapere quali sono gli step fondamentale della procedura di distruzione certificata dei documenti per capire come metterti in regola?
Ecco un articolo che ti spiegherà tutto sulla distruzione certificata dei documenti!
Mettiti comodo e leggi questo articolo che noi Insaid, azienda specializzata in gestione documentale ed in particolare in procedure di archiviazione fisica e digitale, dematerializzazione certificata, distruzione certificata, conservazione sostitutiva, abbiamo preparato per raccontarti non solo tutti i vantaggi di distruggere in modo certificato i tuoi vecchi documenti che ormai non servono più ma anche i vari step in cui si sviluppa questa attività.
Scoprirai che quando non hai più l’obbligo di conservare tutti i documenti cartacei accumulati nel corso della tua attività, è fondamentale procedere alla loro distruzione in modo assolutamente conforme alla normativa in materia di protezione dei dati personali. La distruzione certificata è una soluzione che ti permette di essere compliance.
Buona lettura!
Distruzione certificata documenti: la normativa di riferimento
Quotidianamente gli studi professionali, gli enti pubblici o le imprese gestiscono una mole di documenti, spesso contenenti sui clienti, in alcuni casi anche particolarmente sensibili, che devono essere tutelati in modo accurato, ad esempio:
- Contratti
- Cartelle cliniche
- Dati anagrafici
- Contabili di pagamento
La normativa oggi in vigore in materia di protezione dei dati personali (Regolamento Europeo 679/2016 e il Codice Privacy italiano) prevede che tutti i soggetti che trattano dati devono introdurre misure tecniche, organizzative e di sicurezza non solo per conservare tali dati, riducendo al minimo il rischio di perdita o distruzione, anche accidentale, ma devono anche preoccuparsi di seguire procedure conformi quando devono disfarsene e distruggerli, nel caso in cui non abbiano più alcun obbligo di conservazione.
Ecco, quindi, che se sei titolare di un’azienda o di uno studio professionale o amministri un Ente pubblico, devi prestare particolare attenzione alla conservazione, protezione e allo smaltimento di documenti contenenti dati personali.
Sappi, infatti, che la violazione delle norme del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali e della normativa italiana, comporta una responsabilità civile, penale e amministrativa con sanzioni molto pesanti per i trasgressori.
Diventa necessario non solo distruggere in modo corretto i documenti ma anche comprovare di aver rispetto i diritti e le libertà fondamentali delle persone con una procedura di distruzione conforme.
Ma come distruggere i documenti senza rischiare di incorrere in sanzioni? Continua a leggere per saperne di più sulla distruzione certificata
Distruzione certificata documenti: la soluzione conforme alla normativa in 4 step
Abbiamo visto che i documenti devono essere conservati per il periodo di tempo previsto dalla legge. Trascorso tale periodo, a meno che non siano considerati documenti di valore storico o soggetti a vincoli di tutela, devono essere distrutti.
Molti pensano che la distruzione dei documenti cartacei con il solo distruggidocumenti sia la soluzione corretta. In realtà, questa procedura non si presenta completamente sicura e efficiente in quanto:
- non è certo che i documenti contenenti dati particolari siano effettivamente distrutti
- richiede molto tempo qualora tu debba distruggere tantissimi documenti.
Se, poi, hai necessità di distruggere documenti digitali, ancora di più sono necessarie delle procedure sicure che prevedano dei metodi di crittografia o sovrascrittura che impediscano totalmente di recuperare i dati.
A tutto questo si aggiunge che ogni azienda, ogni ente, ogni studio professionale ha l’obbligo di tenere traccia delle operazioni di distruzione dei documenti, registrando tutti i documenti eliminati, la data di distruzione e le modalità di distruzione utilizzate.
Quindi diventa fondamentale rivolgersi a professionisti del settore, come Insaid, che elaborino delle procedure di distruzione certificata di documenti in base alle tue esigenze aziendali o amministrative.
La distruzione dei documenti è un’operazione molto delicata che richiede di rispettare tutte le cautele per evitare la perdita, anche accidentale, di informazioni importanti o la diffusione di dati sensibili.
Per questo motivo noi Insaid, azienda specializzata in distruzione certificata di documenti, abbiamo elaborato una procedura di distruzione, suddivisa in 4 passaggi, utilizzando le migliori pratiche e le attrezzature più all’avanguardia per distruggere in modo definitivo e sicuro e perfettamente compliance.
Ecco le 4 fasi nel dettaglio:
- Prelievo della documentazione
- Identificazione dei documenti e catalogazione
- Distruzione con taglio a frammento
- Invio al macero del materiale di risulta
1.Prelievo della documentazione
Forniamo tutto il materiale per inscatolare e conservare i documenti da distruggere. Procediamo poi al prelievo direttamente presso la tua sede di tutta la documentazione destinata alla distruzione. Il prelievo della documentazione da distruggere è un’operazione fondamentale per garantire l’efficienza e l’organizzazione dei documenti stessi.
2.Identificazione dei documenti e catalogazione
L’identificazione e la catalogazione dei documenti sono due operazioni che permettono di:
- Tracciare e rintracciare i documenti stessi (individuazione)
- Organizzare i documenti in modo sistematico e recuperarli rapidamente (catalogazione)
In questa fase la catalogazione riveste un ruolo decisivo perché consente di organizzare in maniera strutturata tutta la documentazione, adottando un sistema di classificazione codificato.
3. Distruzione con taglio a frammento
Questo metodo di distruzione dei documenti è sicuro ed efficace perché consente una distruzione completa e definitiva di tutti i documenti. Consiste nell’utilizzo di macchine distruggidocumenti che tagliano i documenti in piccoli frammenti di dimensioni variabili, impedendo la loro ricostruzione.
Questa fase è sottoposta ad un livello di sicurezza P-3 a norma della DIM 6639.
4. Invio al macero del materiale di risulta
Quest’ultima fase consiste nella trasformazione del materiale di risulta in una forma di biomassa utilizzabile per la produzione di energia.
Il passaggio fondamentale che abbiamo collaudato per garantire una distruzione certificata dei documenti è il rilascio della certificazione della distruzione come prova che la procedura è avvenuta in conformità alla normativa UNI CEI ISO/IEC 21964:2020 in materia di trattamento dei dati personali, sensibili e/o riservati.
Come hai potuto notare, la nostra procedura in 4 step della distruzione certificata dei documenti offre diversi vantaggi:
- Rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali
- Riduzione del rischio di violazione dei dati
- Sostenibilità ambientale
- Conformità alla normativa
Il nostro servizio di distruzione certificata dei documenti garantiamo la completa distruzione documentale anche perché eseguiamo i controlli necessari lungo tutto il processo di distruzione per darti la certezza che tutti i dati presenti nei documenti siano definitivamente ed effettivamente cancellati.
Se hai necessità di procedere alla distruzione certificata dei contattaci per una consulenza personalizzata. I nostri consulenti sono a disposizione per comprendere la tua necessità e spiegarti in ogni passaggio la procedura che seguiamo per garantirti una distruzione completa, sicura e conforme alla normativa.