gestione archivi cartacei
Come coniugare le esigenze di spazio con la conservazione dei documenti della tua azienda? Con il servizio di gestione archivi cartacei
Gestione archivi cartacei
Come coniugare le esigenze di spazio con la conservazione dei documenti della tua azienda? Con il servizio di gestione archivi cartacei
La tua azienda ha bisogno di spazio ma sei costretto a conservare tutti i documenti e non sai come gestire i tuoi archivi cartacei in modo efficiente? Hai letto che tra le soluzioni più virtuose che un’azienda possa adottare la gestione degli archivi cartacei con precisi metodi di catalogazione permette di risolvere il problema della conservazione dei documenti e di recuperarli rapidamente? O sei semplicemente curioso di scoprire quali soluzioni esistono sul mercato pe gestire correttamente gli archivi fisici cartacei?
Non ti preoccupare!
Fermati per qualche minuto e leggi questo articolo che noi di Insaid, un’azienda specializzata in archiviazione fisica e servizio logistico, abbiamo preparato per aiutarti a comprender come liberare spazio nella tua azienda e valorizzare tutti i documenti che sei costretto a conservare. Scopriremo insieme che una corretta catalogazione ti permetterà di ridurre il carico della gestione dei tuoi archivi. Inoltre, grazie ad un servizio personalizzato di logistica controllata, come quello che offriamo noi, potrai accedere ai tuoi documenti in qualunque momento.
Buona lettura!
Archiviazione documentale in azienda: una necessità per essere efficienti
Una delle attività fondamentali che un’azienda deve compiere è la gestione dei documenti aziendali. Contratti di fornitura di beni o servizi, buste paga, fatture e tanto altro ancora sono solo alcuni dei documenti che un’azienda deve gestire ogni giorno. Peraltro, ogni azienda è tenuta a conservare la documentazione per rispettare un obbligo di legge.
Una corretta ed efficiente organizzazione e catalogazione dei documenti può semplificare e ottimizzare notevolmente la vita lavorativa.
Ma cosa significa gestione documentale?
La gestione dei documenti di un’azienda è un insieme di processi necessari per creare, organizzare, gestire, archiviare i documenti.
In buona sostanza contempla:
- Creazione del documento
- Condivisione ai soggetti incaricati
- Archiviazione, fisica o digitale
Come vedi, ogni documento ha proprio un ciclo di vita che richiede una corretta procedura. Questo permette di ridurre i tempi e velocizzare il loro reperimento in caso di necessità.
Una delle operazioni più importanti della gestione degli archivi documentali, fisici o digitali è l’archiviazione che rende agevole lo svolgimento dell’attività all’interno dell’organizzazione.
In queste attività soccorrono le aziende specializzate come noi di Insaid che si occupano da tempo, con procedure già collaudate, dell’archiviazione dei documenti e, in alcuni casi, soprattutto quando necessiti di maggiore spazio a disposizione, anche del servizio logistico.
Se sei curioso di scoprire la nostra proposta di gestione degli archivi cartacei, continua a leggere
Come gestire i tuoi archivi cartacei con la soluzione di Insaid: tutti gli step per un servizio efficiente e sempre disponibile
Se necessiti di gestire i tuoi archivi cartacei ma non hai spazio a disposizione in azienda, Insaid ti supporta con un servizio personalizzato strutturato in diversi step. In questo modo non solo potrai risparmiare spazio ma anche organizzare in modo più efficiente la tua attività d’impresa e tutelare l’ambiente.
Vediamo nel dettaglio in cosa consiste il nostro servizio.
Il nostro è un servizio di archiviazione fisica in outsourcing che ti offre diversi vantaggi.
Sicuramente una gestione dell’archivio cartaceo ben strutturato ti permette di ottimizzare il tuo business. Infatti, siano nell’era dei dati, in cui il patrimonio aziendale è un vero asset che deve essere protetto e reso facilmente reperibile.
Quindi, rivolgersi ad azienda come noi di Insaid a cui affidare il tuo patrimonio documentale rappresenta la soluzione più corretta per proteggere la tua azienda e renderla più efficiente.
Uno dei vantaggi della esternalizzazione della gestione degli archivi cartacei è quello di avere più spazio a disposizione. In questo modo potrai utilizzare lo spazio liberato per altre attività produttive e svincolare il personale interno da attività a volte lunghe e poco proficue per il tuo business.
Inoltre, tutti i tuoi documenti saranno perfettamente organizzati e facilmente accessibili attraverso metodi di catalogazione rapida con l’ulteriore vantaggio di un servizio di indicizzazione. Con quest’ultimo servizio la ricerca dei tuoi documenti sarà ancora più veloce.
Un altro vantaggio dell’archiviazione fisica in outsourcing con noi è la sicurezza e protezione dei tuoi documenti. Infatti, custodiamo tutto il tuo archivio cartaceo in luoghi sicuri grazie all’applicazione di misure di sicurezza avanzate.
Con i nostri servizi di sicurezza potrai sentirti perfettamente conforme alle prescrizioni in materia di protezione dei dati personali.
Come esperti in questo settore garantiamo elevati standard di conformità normativa alla luce delle più recenti riforme su archiviazione e conservazione documentale.
Ci occupiamo di prelevare e trasportare presso i nostri depositi, tutto il tuo archivio documentale.
I nostri esperti poi procedono a catalogare con criteri funzionali alla ricerca tutti i tuoi documenti e ci occupiamo della custodia degli stessi seguendo le normative. A questo servizio potremo aggiungere l’ulteriore servizio della distruzione dei documenti qualora sia necessario e su tua richiesta.
Grazie all’esternalizzazione degli archivi cartacei non dovrai più recarti direttamente presso l’archivio alla ricerca degli atti necessari per la tua attività ma se avrai anche richiesto l’ulteriore servizio di digitalizzazione documentale saranno sufficienti pochi passaggi per reperire ciò di cui hai bisogno.
Siamo infatti nell’era della trasformazione digitale e affidarci il servizio di dematerializzazione e archiviazione digitale dei tuoi documenti ti permetterà di essere ancora più efficiente e conforme alle normative in materia di sicurezza.
Questo tipo di archiviazione ti permetterà di ottimizzare il tuo business ed essere al passo con i tempi.
Se pensi che sia arrivato il momento di gestire i tuoi archivi cartacei in modo efficiente e liberare spazio nella tua azienda contattaci per una consulenza personalizzata. Raccontaci la tua esigenza di business e no ti supporteremo con una proposta di archiviazione dei tuoi documenti che ti permetta di ottimizzare i tempi di lavoro e restare al passo con le evoluzioni del mercato.