Distruzione documenti pubblica amministrazione

Come rispettare la normativa di settore per la distruzione documenti e a chi rivolgersi

Come risparmiare tempo e spazio con l’archiviazione dei documenti

tutti i consigli per organizzare al meglio l’attività del tuo studio

Come qualunque ente locale, anche il tuo Comune ha necessità di occuparsi della conservazione e della distruzione dei documenti seguendo le procedure previste per la Pubblica amministrazione e hai necessità di avere maggiori informazioni per conformarti alle normative di settore? Hai letto che nella pubblica amministrazione esistono diversi tipi di archivi per la conservazione dei documenti e che per procedere alla loro distruzione è necessario seguire le regole del massimario di scarto e vorresti sapere come le PA procedono alla distruzione dei documenti in loro possesso? O sei semplicemente curioso di sapere come funziona la distruzione dei documenti nella pubblica amministrazione e quali sono le regole da seguire?

Sei sull’articolo giusto!

Prenditi qualche minuto e leggi il contenuto di questo articolo che noi di Insaid, un’azienda specializzata in tutte le procedure di dematerializzazione a supporto di aziende, imprese ed enti pubblici, abbiamo preparato per fornirti tutte le indicazioni su come la pubblica amministrazione deve conformarsi alle procedure di scarto documentale per essere conforme alla normativa e non incorrere in sanzioni.

Approfondiremo il tema dei diversi archivi in cui vengono inseriti i documenti in possesso della PA e come bisogna procedere alla loro distruzione. Scopriremo che proprio il massimario di scarto o di selezione, è lo strumento guida nelle PA per quanto riguarda la distruzione dei documenti in quanto detta le regole e i tempi per la destinazione al macero dei documenti prodotti dagli enti pubblici e che il servizio di conservazione dei documenti può anche essere esternalizzato ad aziende specializzate come noi di Insaid.

Buona lettura!

Indice

Distruzione documenti pubblica amministrazione: dall’archiviazione alla distruzione per essere in regola

Prima di affrontare la questione della distruzione documenti nella PA è necessario spiegare la delicata operazione della conservazione dei documenti nella PA che deve essere affrontata seguendo precise regole e nel rispetto della normativa di settore. Infatti, per poter comprendere cosa si intende per distruzione dei documenti nella PA è necessario fare un passo indietro e comprendere quali sono gli obblighi e i tempi di conservazione dei documenti che, quotidianamente, la PA produce come documenti pubblici a tutti gli effetti. Il significato del lavoro è perseguire costantemente l’eccellenza e il progresso. Innanzitutto, esistono due tipi di conservazione dei documenti in base alla tipologia di documento:

Conservazione obbligatoria
Conservazione non obbligatoria

La differenza tra le due tipologie di conservazione afferisce, appunto, alla tipologia di documento. Per alcuni documenti specifici è la stessa legge che indica in tempo di conservazione. Ad esempio, per le fatture, la legge prevede un tempo obbligatorio di conservazione pari a 10 anni e questa indicazione temporale deve essere rispettata anche dalle PA. Diversa è invece la conservazione non obbligatoria dei documenti, quella cioè per la quale la legge non indica tempi di conservazione ma ogni singola PA deve specificare tempi e modi di conservazione in base ai propri adempimenti amministrativi. Sia la conservazione obbligatoria sia la conservazione non obbligatoria dei documenti della PA confluiscono nel massimario di scarto. Ma prima di capire come funziona il massimario di scarto, è fondamentale che tu sappia che le pubbliche amministrazioni sono tenute a gestire tutti i documenti in loro possesso in diversi archivi. La vita di un archivio documentale si distingue in tre fasi:

Archivio corrente
Archivio di deposito
Archivio storico

Per archivio corrente in intende l’archivio attualmente in uso che è in continuo accrescimento. In esso vengono conservati documenti della PA necessari per il disbrigo degli affari correnti, ad esempio una delibera o una circolare. In genere, questi archivi documentali vengono conservati in locali facilmente accessibili o nella stessa stanza dove si trovano gli impiegati che li utilizzano regolarmente. L’archivio di deposito è quello in cui i fascicoli documentali di pratiche ormai concluse non servono per le attività quotidiane ma non sono ancora destinati alla conservazione permanente o alla distruzione e sono messi a disposizione anche, eventualmente, per la consultazione da parte degli utenti. In genere si trovano in locali di minor accesso, come cantine, soffitte oppure magazzini decentrati o esternalizzati. Ed infine l’archivio storico in cui vengono archiviati i documenti destinati alla conservazione permanente o alla consultazione prevalentemente per finalità storico-culturali ma anche per finalità pratiche. Ad esempio, per risolvere eventuali dispute su confini, potrà essere opportuno consultare vecchi documenti. L’archiviazione all’interno di questi archivi viene gestita dal protocollo informatico. Di cosa si tratta? Continua a leggere per saperne di più!

Distruzione documenti pubblica amministrazione: l’importanza del protocollo informatico per la gestione documentale

Abbiamo sopra accennato al fatto che la gestione dei documenti della PA nei diversi archivi dipende dal protocollo informatico.

Quando parliamo di protocollo informatico intendiamo riferirci all’insieme di infrastrutture e risorse che la PA impiega per la gestione documentale. È lo strumento di dematerializzazione documentale nella PA ed assolve a diverse funzioni:

Stabilisce procedure univoche di classificazione e archiviazione dei documenti
Individua le procedure di controllo sulla gestione degli archivi
Specifica le procedure di sicurezza di accesso ai documenti e di rispetto delle normative privacy
Prevede una migliore conservazione del patrimonio documentale

Come vedi, per poter procedere alla distruzione dei documenti nella PA è necessario studiare il protocollo informatico che, evidentemente, completa regole per la gestione dei tre archivi in cui vengono conservati i documenti.

Infatti, nella PA i documenti possono passare dall’archivio corrente all’archivio di deposito e dall’archivio di deposito all’archivio storico.

Ma possono anche essere distrutti secondo delle procedure indicate nel massimario di scarto che, come abbiamo visto prima, stabilisce quando un documento della PA può essere distrutto.

Adesso vediamo insieme che cos’è il massimario di scarto.

Distruzione documenti Pubblica amministrazione: le regole contenute nel massimario di scarto

Il massimario di scarto o di selezione è uno strumento che permette di coordinare la destinazione al macero dei documenti prodotti dalla PA.

È uno strumento obbligatorio per ogni PA che è tenuta a dotarsene e a metterlo a disposizione per tutte le verifiche.

L’ art. 68 del PDR 445/2000 stabilisce che ogni amministrazione debba dotarsi di un piano di conservazione degli archivi (il massimario di scarto), integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti.

Tutti i documenti devono essere preventivamente selezionati per scegliere quali debbano essere sottoposti a scarto che deve essere pianificato sin dalla progettazione della classificazione e fascicolazione.

Il piano di conservazione per le PA nasce per facilitare il lavoro dello scarto dei documenti, determinando e identificando i documenti ritenuti rilevanti che andranno conservati illimitatamente oppure quelli avviati allo scarto.

Il Massimario di Scarto si presente come un elenco ad albero, all’interno del quale vengono riportate le categorie di documenti, a cui vengono associate le relative informazioni, quali:

tempo di conservazione dei documenti
data di attivazione (data di inizio utilizzo della voce del massimario)
data di disattivazione (data di fine utilizzo della voce del massimario)
l’associazione ad un eventuale voce di classificazione.

La fase di distruzione dei documenti della PA può essere affidata in outsourcing a società specializzate come noi di Insaid.

Se curioso di sapere come possiamo aiutarti?Continua a leggere per saperne di più!

Distruzione documenti PA: perché scegliere Insaid

I motivi che possono spingere la PA a scegliere di esternalizzare le attività di distruzione dei documenti sono diversi. Sicuramente non avere risorse interne competenti che possano svolgere questa delicata operazione è tra le più importanti.

Inoltre, oggi esistono tante aziende strutturate che si occupano di dematerializzazione dei documenti come noi di Insaid che siamo specializzati nella distruzione certificata documentale anche per le PA.

Da anni supportiamo imprese, enti locali, professionisti nel trattamento digitale e fisico dei documenti, fornendo ogni tipo di servizio legato a:

digitalizzazione documentale
conservazione fisica degli archivi cartacei in depositi attrezzati
distruzione certificata degli scarti.

Se sei interessato al nostro servizio di distruzione certificata, sappi che abbiamo individuato una procedura suddivisa in step per garantire che i documenti siano distrutti in modo irreversibile e con modalità certificate, fornendo anche una prova documentale della loro distruzione.

Ecco le fasi più importanti del nostro processo di distruzione certificata:

fornitura di tutto il materiale per inscatolare e conservare i documenti da distruggere
valutazione dei materiali
prelievo del materiale da distruggere presso la tua sede
rilevazione del peso del materiale
distruzione vera e propria con livello di sicurezza P-3 a norma DIN 6639
certificazione della distruzione come prova documentale della distruzione per scopi legali o di conformità alla normativa UNI CEI ISO/IEC 21964:2020 in materia di trattamento dei dati personali, sensibili e/o riservati.

Con il nostro servizio di distruzione dei documenti della PA, potrai esser certo della completa distruzione documentale anche perché eseguiamo i controlli necessari lungo tutto il processo di distruzione. In questo modo avrai la certezza che tutti i dati presenti nei documenti siano definitivamente ed effettivamente cancellati.

Se hai necessità di procedere alla distruzione dei documenti dell’ ente pubblico che rappresenti, non esitare a contattarci. I nostri consulenti sono a disposizione per spiegare la procedura che seguiremo in modo che il tuo ente sia perfettamente compliance rispetto agli obblighi di legge.