Come proteggere i dati della tua azienda con la distruzione certificata

Distruzione certificata: la soluzione sicura per smaltire i dati sensibili

Come proteggere i dati della tua azienda con la distruzione certificata

Distruzione certificata: la soluzione sicura per smaltire i dati sensibili

Sei titolare di uno studio professionale o di un’azienda e sei alle prese con una quantità eccessiva di documenti cartacei che devi distruggere e non sai a chi rivolgerti? Come ente pubblico o come azienda, la normativa di settore prevede l’adempimento della distruzione certificata di documenti e hai necessità di rivolgerti a professionisti che si occupino di eseguire, nel rispetto delle procedure, lo smaltimento dei documenti non più necessari? O sei semplicemente curioso di sapere come funzione la distruzione certificata dei documenti?

Non ti preoccupare! Prenditi qualche minuto e leggi questo articolo che noi di Insaid, un’azienda specializzata in tutte le procedure di dematerializzazione a supporto di aziende, imprese ed enti pubblici, compresa la distruzione certificati degli scarti documentali, abbiamo preparato per fornire il quadro generale della normativa. Scoprirai quali sono gli adempimenti richiesti in fase di smaltimento dei documenti soprattutto di quelli che contengono dati personali e particolari per essere in regola e com’è strutturato il nostro servizio di distruzione certificata dei documenti.

Buona lettura!

Indice

Distruzione certificata: facciamo il punto sulla normativa

Ogni giorno, enti pubblici, privati, professionisti e aziende devono fare i conti con una grande quantità di documenti in formato cartaceo, nonostante la trasformazione digitale.

La maggior parte di questi documenti contiene dati sensibili, inclusi dati personali comuni e particolari, che meritano di essere protetti secondo le leggi vigenti.

In questo contesto, qual è la normativa in materia di distruzione certificata dei documenti cartacei? Cerchiamo di esplorare insieme questo argomento.

La distruzione dei documenti contenenti dati sensibili o documenti contabili è un’operazione che deve rispettare quanto stabilito dalla normativa in materia di privacy, in particolare dal Decreto legislativo 2003/196 così come modificato a seguito del GDPR (meglio conosciuto come Regolamento Europeo sulla Privacy).

Tecnicamente tutti i soggetti che trattano dati personali e particolari devono adottare misure di sicurezza adeguate e preventive per ridurre al minimo i rischi di perdita o distruzione accidentale dei dati stessi.
Quando parliamo di documenti contenenti dati personali o particolari intendiamo:

  • Contratti
  • Anagrafiche clienti
  • Registri contabili
  • Cartelle cliniche

Questi sono alcuni esempi di documenti contenenti dati particolari o personali che meritano di essere tutelati per salvaguardare la protezione della persona fisica. Nello specifico ci riferiamo ai seguenti dati:

  • Dati particolari: che rivelano la razza, etnia, stato di salute, vita sessuale, convinzioni filosofiche, religiose o di altro genere; l’adesione ad organizzazioni religiose, associazioni, partiti o sindacati; le opinioni politiche etc…
  • Dati identificativi: data di nascita, nome, cognome, codice fiscale, immagini ecc.;
  • Dati giudiziari: dati che rilevano l’esistenza di determinati provvedimenti giudiziari iscritti nel casellario giudiziale.

In presenza di tali dati contenenti nei documenti scatta, inevitabilmente, l’obbligo di distruggere correttamente tali documenti cartacei, al decorso del termine previsto per legge per la loro conservazione.

Infatti, in base alle normative vigenti, le aziende che generano documenti amministrativi contenenti informazioni riservate, fiscali o contabili sono tenute a conservare tali documenti all’interno dell’azienda per almeno 10 anni.

Dopodiché, scatta l’obbligo di distruggere i documenti, ad esempio quelli contabili per :

  • proteggere i segreti commerciali dell’azienda
  • evitare controversie legali (violazioni della privacy o divulgazione impropria di informazioni aziendali)
  • garantire la tutela dei dati personali dei clienti, assicurando la riservatezza e la protezione di tali informazioni, salvaguardando così i diritti e la privacy dei clienti stessi.

 

Come vedi, la procedura di distruzione certificata dei documenti cartacei contenenti dati personali o particolari deve seguire delle procedure ben definite e precise in quanto l’azienda, l’ente pubblico, il professionista che detiene tali documenti cartacei è responsabile della loro eliminazione.

Ma esattamente in cosa consiste la distruzione certificata dei documenti? Continua a leggere per saperne di più

distruzione certificata documenti

Distruzione certificata: il processo per eliminare in modo sicuro informazioni riservate

La distruzione certificata dei documenti si riferisce a una procedura con la quale  i documenti cartacei contenenti informazioni sensibili o riservate vengono eliminati in modo sicuro e irreversibile.  Con la distruzione certificata, i dati contenuti nei documenti sono resi completamente inaccessibili e non possono essere recuperati o utilizzati in alcun modo.

Per garantire questo risultato, in genere, la distruzione certificata si avvale di macchinari specifici, come l’uso di macchine distruttrici di documenti ad alta sicurezza oppure di procedure come la triturazione o la bruciatura controllate. Questi metodi assicurano che i documenti vengano distrutti in modo tale da rendere impossibile il recupero delle informazioni contenute al loro interno.

Al termine di queste procedure, viene rilasciato un certificato che attesta la corretta distruzione dei documentisensibili, fornendo una prova tangibile del processo di distruzione effettuato in conformità alle normative vigenti.

Ma quali sono gli step fondamentali del processo di distruzione certificata?Vediamoli insieme!

distruzione certificata con insaid azienda sicura

Distruzione certificata documenti: la soluzione studiata da Insaid per supportare le aziende

Come abbiamo sopra accennato, noi di Insaid siamo un’azienda specializzata in dematerializzazione documenti. Da anni supportiamo imprese, enti locali, professionisti nel trattamento digitale e fisico dei documenti, fornendo ogni tipo di servizio legato alla digitalizzazione documentale, dal riconoscimento e conversione del testo, all’acquisizione dei dati ed elaborazione del linguaggio, fino alla conservazione fisica degli archivi cartacei in depositi attrezzati ed infine alla distruzione certificata degli scarti. In particolare, il nostro sevizio di distruzione certificata avviene nel rispetto della normativa vigente ed è strutturato in fasi e procedure che garantiscono che i materiali siano distrutti in modo irreversibile e che venga fornita una prova documentale della loro distruzione. Ecco come solitamente si sviluppa il nostro processo di distruzione certificata. Primo step consiste nella fornitura di tutto il materiale per inscatolare e conservare i documenti da distruggere. In questa fase si prepara proprio tutto il materiale da riporre nelle scatole con apposito nastro con dicitura “distruggere”, avendo cura di non superare il livello e apponendo le etichette fornite con il codice identificativo della scatola. Secondo step è la valutazione dei materiali: creiamo e/o validiamo su richiesta del cliente l’elenco puntuale di identificazione della documentazione distrutta con eventuale catalogazione.

Successivamente sarà nostra cura prelevare il materiale da distruggere presso la tua sede e trasportarlo in sicurezza nei nostri locali. Nell’occasione, rilasciamo già un primo documento che attesta il ritiro.
Dopo aver pesato tutto il materiale con apposita strumentazione elettronica, cominciamo la fase di distruzione vera e propria, del materiale con macchinari codificati con taglio a frammento con livello di sicurezza P-3 a norma DIN 6639. Tale normativa è utilizzata per la regolamentazione della frammentazione dei supporti contenenti dati riservati, definendo anche le procedure di costruzione dei trituratori industriali.
I livelli di sicurezza di tali apparecchi si dividono in 3 gradi di protezione e in sette Livelli di Sicurezza che i nostri trituratori industriali, come detto, rispettano alla perfezione.

Per questa fase, infatti, noi di Insaid ci serviamo di trituratori industriali con taglio a frammento non superiori a 2 mm.

Ed infine la procedura si conclude con la certificazione della distruzione che attesta che i materiali sono stati distrutti in modo sicuro e irreversibile, in conformità con i requisiti normativi. Questa certificazione può essere richiesta come prova documentale della distruzione per scopi legali o di conformità. Infatti, l’emissione del certificato di distruzione nel rispetto di questi riferimenti normativi ti consente di ottemperare ai requisiti richiesti nella normativa UNI CEI ISO/IEC 21964:2020 in materia di trattamento dei dati personali, sensibili e/o riservati.
Qualsiasi residuo risultante dal processo di distruzione viene smaltito in modo responsabile e rispettoso dell’ambiente.

Se devi distruggere documenti cartacei contenente dati personali o particolari o comunque meritevoli di protezione, è fondamentale rivolgersi ad aziende specializzate come noi di Insaid. Prendiamo in carico tutta la procedura di distruzione aiutandoti a rispettare la normativa. Con il nostro servizio di distruzione certificata, potrai esser certo della completa distruzione documentale anche perché eseguiamo i controlli necessari lungo tutto il processo di distruzione. In questo modo avrai la certezza che tutti i dati presenti nei documenti siano definitivamente ed effettivamente cancellati.

Se hai necessità della distruzione certificata, non esitare a contattarci. I nostri consulenti sono a tua disposizione per spiegarti la procedura che seguiremo in modo che tu sia perfettamente compliance rispetto agli obblighi di legge.