Archiviazione digitale documenti
3 motivi per archiviare digitalmente i documenti della tua azienda: tutti i vantaggi
Archiviazione digitale documenti
3 motivi per archiviare digitalmente i documenti della tua azienda: tutti i vantaggi
È arrivato il momento per la tua azienda di diventare più strutturata e più snella in alcuni processi e stai pensando di introdurre un sistema di archiviazione digitale dei documenti ma non sai a chi rivolgerti per ottenere supporto in questa fase? Hai letto che l’archiviazione digitale dei documenti ti permette di ottimizzare tempi di lavorazione e di avere a disposizione maggiore spazio da destinare all’introduzione di altri processi ma ti piacerebbe avere maggiori informazioni sui vantaggi dell’archiviazione digitale dei documenti? O sei semplicemente curioso di sapere se esistono aziende specializzate che si occupano di archiviazione digitale dei tuoi documenti per affiancarti nel processo di digitalizzazione della tua azienda?
Ecco la risposta ai tuoi dubbi!
Prenditi qualche minuto per leggere questo articolo che noi di Insaid, azienda specializzata in processi di digitalizzazione documentale e archiviazione, abbiamo preparato per spiegarti tutti i vantaggi di un’azienda che adotta un sistema di archiviazione digitale dei documenti. In questo articolo non solo scopriremo come rendere più competitiva e strutturata la tua organizzazione ma come Insaid potrà aiutarti a trovare la soluzione personalizzata per la tua archiviazione digitale documentale.
Se sei curioso di sapere quali sono i vantaggi dell’archiviazione digitale dei documenti continua a leggere.
Buona lettura!
Archiviazione digitale documenti: tutti i vantaggi di un sistema di gestione personalizzato
Siamo ormai nell’era della digitalizzazione e introdurre in azienda sistemi di archiviazione digitale dei documenti offre diversi vantaggi soprattutto se ti affidi a società specializzate come noi di Insaid che possano supportarti proponendoti soluzioni personalizzate.
Ma quali sono i vantaggi dell’archiviazione digitale per la tua azienda? Vediamo insieme i principali!
- Maggiore spazio fisico a disposizione
Con l’archiviazione dematerializzata dei tuoi documenti aziendali, potrai avere maggiore spazio fisico a disposizione in quanto tutti gli archivi contenenti documenti fisici, che in genere sono collocati in stanze strutturate ad hoc, come magazzini o sotterranei, verranno digitalizzati e archiviati su dispositivi o server.
In questo modo, eviterai l’uso di stanze o scaffali creati e allestiti per l’archivio fisico.
- Risparmio di costi e maggiore efficienza
Scegliere l’archiviazione digitale dei documenti della tua azienda ti permetterà notevoli risparmi nel lungo periodo in quanto eliminando l’archivio fisico di documenti cartacei potrai eliminare tutti i costi legati all’acquisto di supporti fisici come carta e stampanti e quelli legati alla manutenzione e agli spazi sempre più ampi da destinare all’archivio.
Contestualmente la tua azienda sarà più efficiente in quanto eliminerai tutte le perdite di tempo dettate dalla ricerca dei documenti cartacei da parte dei tuoi dipendenti in favore di una ricerca più ordinata secondo i sistemi di archiviazione per parole chiave e strumenti di ricerca, facilitando l’efficienza del recupero delle informazioni.
- Sicurezza e protezione delle informazioni
In un momento in cui sicurezza e protezione delle informazioni sono la parola d’ordine per garantire il rispetto delle libertà fondamentali dell’individuo, scegliere l’archiviazione digitale dei documenti contenenti dati personali diventa imprescindibile per proteggere la tua azienda da sanzioni costose e da perdita di credibilità.
Introdurre sistemi di archiviazione digitale dei documenti, facendoti seguire da aziende specializzate come noi di Insaid, con misure di sicurezza sofisticate per proteggere i dati è uno dei vantaggi principali dell’archiviazione digitale dei documenti. Sistemi di crittografia, password, autorizzazione di accesso e backup sono solo alcuni degli strumenti di compliance aziendale che potrai adottare se scegli di archiviare digitalmente i tuoi documenti.
Inoltre, l’archiviazione digitale basata su sistemi professionali e protocollo informatici abbatte i rischi legati al deterioramento o alla perdita di informazioni fondamentali per la tua impresa.
Questi sono solo alcuni dei vantaggi principali dell’archiviazione digitale documentale ma in base alla tua struttura ed organizzazione, individuare delle soluzioni personalizzate ti permetterà di godere di altri benefici.
Sei curioso di sapere qual è la soluzione di archiviazione digitale dei documenti proposta da Insaid?
Continua a leggere per scoprirla!
Soluzioni di archiviazione digitale con Insaid: la risposta alle tue esigenze di dematerializzazione
Come abbiamo sopra accennato, noi di Insaid siamo un’azienda specializzata nell’archiviazione digitale della tua documentazione e proponiamo un servizio a 360 gradi per offrirti un lavoro preciso, sicuro e di qualità.
Ecco gli step del nostro servizio di archiviazione digitale:
- Prelievo e trasporto della documentazione
Preleviamo tutto il materiale documentale contenuto nel tuo archivio fisico e lo trasferiamo con appositi strumenti di trasporto rilasciandoti una distinta di accompagnamento contenente l’indicazione delle scatole e della documentazione contenuta.
- Preparazione documenti originali
Prepariamo e suddividiamo tutto il materiale ricevuto per procedere alla scannerizzazione. Viene suddiviso in lotti di lavorazione e protocollato con codice a barre per l’identificazione univoca del documento. Per prepararli per la scansione procediamo ad eliminare graffette, punti metallici e spianiamo i fogli.
- Digitalizzazione dei documenti
La scansione dei documenti avviene mediante l’utilizzo di scanner configurati in modo da produrre un file immagine in formato PDF/A per ogni documento scansionato su cui viene effettuato il riconoscimento OCR/ICR al fine di renderlo ricercabile in tutto il suo contenuto.
- Metadatazione dei documenti digitali con chiavi di referenza
Inseriamo chiavi di referenza ai documenti digitali composte dagli elementi identificativi del documento stesso, in base alle specifiche che ci fornirai. In questo modo con qualunque applicazione i documenti potranno essere restituiti, secondo i criteri di ricerca impostati dall’utente. In questa fase introduciamo anche tutte le misure di sicurezza per proteggere i dati da illecite intrusioni
- Esportazione documenti digitali
Trasferiamo tutti i documenti digitali prodotti su supporti elettronici o in un’area cloud dedicata
- Ricomposizione documenti originali
Ricomponiamo tutti i documenti cartacei allo stato originale, ricollocandoli nei contenitori per essere riconsegnati o riposti in archivio e conservati secondo le modalità descritte per il nostro servizio di archiviazione fisica.
- Rilascio della dichiarazione di idonea certificazione
Ed infine, nel rispetto della normativa in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici ai sensi del decreto legislativo n. 82/2005 s.m.i. (c.d. CAD), attestiamo l’esatta corrispondenza tra documento analogico originale e copia informatica ai sensi seguendo le Linee Guida in materia emanate dall’AGID.
Come hai potuto notare, il nostro sistema di archiviazione digitale documentale è articolato e strutturato per permetterti di beneficiare di tutti i vantaggi di questo fondamentale processo di ammodernamento della tua azienda che, ad oggi, sta diventando imprescindibile per poter essere competitivi su mercato.
Se desideri scoprire come possiamo impostare il tuo progetto di archiviazione digitale documenti, contattaci per una consulenza personalizzata.