Distruzione certificata documenti
Distruzione certificata documenti con Insaid: il servizio per essere in regola e tutelare il tuo patrimonio aziendale
Distruzione certificata documenti
Distruzione certificata documenti con Insaid: il servizio per essere in regola e tutelare il tuo patrimonio aziendale
Sei titolare di un’azienda o il rappresentante legale di un ente pubblico e hai bisogno di distruggere i tuoi documenti attraverso una procedura certificata e non sai a chi rivolgerti? Sai che la distruzione certificata dei documenti è una procedura che ti permette di rispettare la normativa in materia di privacy e avere la prova di aver distrutto tutti i documenti e vorresti saperne di più? Oppure sei curioso di scoprire in cosa consiste il servizio di distruzione certificata dei documenti con un’azienda specializzata come noi di Insaid?
Non ti preoccupare!
Fermati per pochi minuti a leggere questo articolo che noi di Insaid, azienda specializzata in gestione documentale, dematerializzazione e distruzione certificata dei documenti, operativi a Torino e in tutta Italia abbiamo pensato di preparare per spiegarti che cos’è la distruzione certificata e come si sviluppa il nostro servizio. Vedremo insieme che la distruzione certificata dei documenti rappresenta un adempimento fondamentale per ogni organizzazione e come deve essere svolta per poter smaltire in modo corretto tutti i documenti in modo che questi non possano essere poi ripristinati.
Inoltre, ti spiegheremo nel dettaglio il nostro servizio di distruzione certificata documentale per essere compliance alla normativa sullo smaltimento dei documenti, nel rispetto del regolamento europeo sulla protezione dei dati personali.
Se ti interessa approfondire l’argomento, continua a leggere.
Buona lettura!
Distruzione certificata dei documenti: la procedura di smaltimento documentale a norma di legge
Come immagino già saprai, tutti gli enti pubblici o le imprese gestiscono ogni giorno una mole di documenti di varia natura che spesso contengono dati fondamentali anche di persone fisiche che meritano di essere protetti.
Per questo motivo, la normativa europea che si applica anche in Italia prevede che ogni tipo di organizzazione deve introdurre delle misure tecniche ed organizzative per conservare tutti i documenti che contengono dati personali per ridurre notevolmente il rischio di perdita e distruzione degli stessi.
Inoltre, si stabilisce che anche nel momento in cui devono essere distrutti, devono essere osservate e introdotte delle procedure sicure in modo che tali documenti non possano essere ripristinati.
Per questo motivo è fondamentale che presti particolare attenzione alla:
- conservazione
- protezione
- smaltimento di documenti contenenti dati personali
per evitare di incorrere in pesanti sanzioni che determinano anche responsabilità civile, penale e amministrativa.
Ma come distruggere in modo corretto i documenti e allo stesso tempo provare di aver rispettato tutte le normative di settore?
Attraverso la procedura di distruzione certificata dei documenti, un’operazione complessa ma efficace per evitare la perdita di informazioni importati e, soprattutto, la diffusione di dati sensibili.
Distruzione certificata dei documenti con Insaid: un servizio personalizzato per la tua organizzazione
Come abbiamo sopra accennato, ogni azienda ha l’obbligo di dimostrare di avere distrutto i documenti cartacei o digitali. Per i documenti digitali, inoltre, sono necessarie anche procedure sicure che prevedano metodi di crittografia e sovrascrittura per impedire di recuperare i dati.
Inoltre, ogni azienda, ogni ente o studio professionale deve provare di aver distrutto i documenti, registrando tutti i documenti eliminati, la data di distruzione e le modalità di distruzione utilizzata.
Il nostro servizio specialistico di distruzione certificata dei documenti è pensato per soddisfare tutti questi adempimenti e potrà essere ulteriormente personalizzato in base alle tue esigenze organizzative e aziendali. La nostra procedura che, come a breve vedremo, è strutturata in 4 step ti permette di:
- Rispettare la normativa europea sulla protezione dei dati personali
- Riduce il rischio di violazione dei dati
- Essere conforme a tutte le normative
- Rispettare l’ambiente
Adesso vediamo com’è strutturato il servizio di distruzione certificata dei documenti di Insaid:
- Prelievo della documentazione
- Identificazione dei documenti e catalogazione
- Distruzione con taglio a frammento
- Invio al macero del materiale di risulta
Vediamoli nel dettaglio
1.Prelievo della documentazione
Per venire incontro alle vostre esigenze, veniamo direttamente presso la tua organizzazione a recuperare il materiale da distruggere. Per garantire massima efficienza e organizzazione dei documenti, forniamo tutto il materiale per inscatolare e conservare i documenti da distruggere. Poi preleviamo, appunto, la documentazione destinata alla distruzione.
2. Identificazione dei documenti e catalogazione
L’ identificazione e la catalogazione rappresentano il secondo step del nostro servizio di distruzione certificata dei documenti e ti permettono di:
- Tracciare e rintracciare i documenti stessi(individuazione)
- Organizzare i documenti in modo sistematico e recuperarli rapidamente (catalogazione)
La catalogazione, inoltre, consente di organizzare in maniera strutturata tutta la documentazione, tramite un sistema di classificazione codificato.
3. Distruzione con taglio a frammento
Terzo step del nostro servizio consiste nella vera e propria attività di distruzione dei documenti. Utilizziamo la tecnica della distruzione con taglio a frammento in quanto è un metodo sicuro ed efficace per garantire la distruzione completa e definitiva di documenti sensibili o obsoleti. Utilizziamo una macchina distruggidocumenti, che taglia i documenti in piccoli frammenti di dimensioni variabili, impedendo così la loro ricostruzione. Questo tipo di distruzione permette di adottare un livello di sicurezza P-3 a norma della DIM 6639.
4.Invio al macero del materiale di risulta
Il nostro servizio di distruzione certificata dei documenti si conclude con il rilascio della certificazione della distruzione come prova che la procedura è avvenuta in conformità alla normativa UNI CEI ISO/IEC 21964:2020 in materia di trattamento dei dati personali, sensibili e/o riservati.
In questo modo avrai la sicurezza che tutti i tuoi documenti sensibili o obsoleti siano stati distrutti efficacemente e non potranno essere ricostruiti in alcun modo.
Se hai necessità di procedere alla distruzione certificata dei documenti della tua organizzazione contattaci per una consulenza personalizzata. Siamo a disposizione per comprendere la tua necessità e personalizzare la procedura per garantirti una distruzione completa, sicura e conforme alla normativa.