Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione
Cosa si intende per digitalizzazione della Pubblica Amministrazione? Rispondono gli esperti
Digitalizzazione della pubblica amministrazione
Cosa si intende per digitalizzazione della Pubblica Amministrazione? Rispondono gli esperti
Sei amministratore di un ente pubblico ed è arrivato il momento di procedere con la digitalizzazione dei documenti della tua organizzazione e non sai a chi rivolgerti? Hai sentito parlare di digitalizzazione della Pubblica amministrazione e vorresti sapere in cosa consiste e quali sono gli obiettivi da raggiungere? Oppure sei curioso di scoprire com’è strutturato il processo di digitalizzazione della Pubblica amministrazione?
Ecco un articolo con tutte le informazioni su questo argomento.
Fermati per qualche minuto a leggere questo articolo che noi di Insaid, azienda specializzata in dematerializzazione, distruzione certificata e, più in generale, di gestione documentale con sede a Torino e operativi in tutta Italia, abbiamo scritto su una delle strategie di innovazione più importanti degli ultimi anni, che coinvolgono l’apparato amministrativo.
Vedremo insieme come la digitalizzazione della Pubblica amministrazione sia al centro di un imponente processo di rinnovamento e innovazione del settore pubblico attraverso tre punti: digitalizzazione, innovazione e sicurezza e com’è strutturato il processo di digitalizzazione che noi di Insaid proponiamo ai nostri clienti per supportarli verso l’innovazione ed una maggiore competitività.
Buona lettura!
Digitalizzazione Pubblica Amministrazione: la strategia per diventare efficienti e competitivi
Quando parliamo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione intendiamo riferirci ad una politica di innovazione del settore pubblico che segue tre grandi direttive:
- Digitalizzazione
- Innovazione
- Sicurezza
Queste tre macrocategorie rappresentano i punti fondamentali della Missione 1 del PNRR (Piano di Ripresa e Resilienza Nazionale) per creare una Italia più moderna e più competitiva, al passo con le innovazioni informatiche.
La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione passa attraverso una vera e propria transizione digitale che prevede l’adozione di nuove tecnologie e investimenti infrastrutturali e competenze digitali. Con la digitalizzazione degli archivi, ad esempio, sarà possibile erogare più efficientemente i servizi per il cittadino in quanto vengono meno le perdite di tempo legate alla materiale ricerca fisica dei documenti.
Il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, per la verità, ha avuto avvio nel 2005, con il Codice dell’Amministrazione digitale ed è ancora in corso, e comprende anche l’ammodernamento delle infrastrutture per semplificare l’accesso, la gestione e la sicurezza delle informazioni.
Ma non solo!
Il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione è particolarmente complesso in quanto la normativa di riferimento in Italia è abbastanza variegata. Accanto al Codice dell’Amministrazione digitale, al fine di digitalizzare o dematerializzare gli archivi, è necessario seguire anche altre norme quali il DPR 2000/445, le linee Guida dell’AdID (Agenzia per l’Italia Digitale), tutte le norme tecniche di conservazione dei documenti informatici ed infine la normativa del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati.
Attraverso la digitalizzazione degli archivi e quindi la dematerializzazione archivistica, la Pubblica Amministrazione è in grado di semplificare la gestione dei documenti cartacei, grazie ad una migliore organizzazione e ad una più rapida ricerca e accesso alle informazioni con notevole riduzione dei costi e dei tempi.
Prima di arrivare a comprendere come la nostra soluzione di digitalizzazione degli archivi rappresenti una scelta innovativa e ben strutturata, è importante ricordare che gli archivi pubblichi rappresentano una grande patrimonio archivistico e per questo motivo devono essere organizzati secondo delle precise regole e le tre fasi di archiviazione:
- archivio corrente, che contiene tutti i documenti relativi alle attività correnti;
- archivio di deposito, con i documenti ancora utili ma non più necessari per le attività correnti;
- archivio storico, con i documenti storici selezionati per la conservazione permanente.
La gestione documentale dei documenti della Pubblica amministrazione segue quindi è un processo che nasce con la creazione del documento e prosegue con:
- registrazione di protocollo e classificazione secondo il Massimario;
- fascicolazione
- versamento in archivio corrente
- conservazione documentale con versamento nell’archivio deposito
- eventuale scarto o versamento nell’archivio storico
Attraverso quindi la digitalizzazione dei documenti sarà possibile migliorare la qualità dei servizi ma per raggiungere questo obiettivo è fondamentale rivolgersi ad aziende specializzazione in gestione documentale come noi di Insaid, per poter procedere alla digitalizzazione degli archivi.
Ma com’è possibile strutturare il nostro processo di digitalizzazione degli archivi?
Continua a leggere per scoprire la nostra proposta di digitalizzazione degli archivi della tua amministrazione e diventare più efficiente!
Servizio di digitalizzazione degli archivi della Pubblica amministrazione con Insaid: una scelta innovativa, efficiente e strutturata
Come abbiamo detto sopra, noi di Insaid siamo un’azienda a supporto delle aziende, dei professioni e degli Enti pubblici, proponendo un servizio di archiviazione digitale nel rispetto delle norme sulla gestione documentale e sulla sicurezza delle informazioni.
Per poter aiutare le Pubbliche Amministrazioni nel delicato e complesso processo di digitalizzazione abbiamo pensato ad un servizio così strutturato:
- Prelievo e trasporto della documentazione
- Preparazione, normalizzazione e protocollazione dei documenti originali
- Digitalizzazione dei documenti
- Metadatazione dei documenti digitali con chiavi di preferenza
- Esportazione documenti digitali
Ci occupiamo di prelevare tutti i documenti da digitalizzare dall’archivio del tuo istituto scolastico, e li trasportiamo con mezzi specifici nella nostra strutturata, rilasciandoti anche un documento di accompagnamento con tutte le indicazioni sul numero di scatole e di documenti che preleviamo.
Prepariamo e suddividiamo tutto il materiale da digitalizzare in lotti di lavorazione in modo da agevolare le fasi successive del processo. In questa fase tutto il materiale archivistico viene protocollato apponendo sui documenti analogici un codice a barre per identificare in modo univoco il documento.
Tutti i documenti vengono preparati per essere scannerizzati, eliminando graffette, punti metallici e i fogli vengono spianati.
A questo punto procediamo con la digitalizzazione vera e propria attraverso scanner specifici configurati per produrre file immagine in formato PDF/A di ogni singolo documento scansionato su cui viene effettuato il riconoscimento OCR/ICR per renderlo ricercabile in tutto il contenuto.
Segue poi una fase di metadatazione dei documenti digitali con chiavi di preferenza. È una procedura che prevede l’inserimento di elementi identificativi in base alle esigenze specifiche che avremo concordato insieme, in fase di consulenza per rispondere efficacemente e puntualmente alla tua esigenza organizzativa. Questi metadati consentono a qualunque applicazione di restituire i documenti che soddisfano i requisiti di ricerca che ci avrai indicato.
Ultimo passaggio esportiamo tutti i documenti digitali che ti restituiamo su supporto elettronico o su area cloud dedicata.
Ricomponiamo e ti restituiamo i documenti originali.
Il processo di digitalizzazione della tua amministrazione avviene quindi nel pieno rispetto della normativa in materia di digitalizzazione degli archivi documentali in tuo possesso e con la metadatazione pensata apposta sulle tue esigenze, potrai davvero migliorare l’ efficienza del tua organizzazione.
Se hai necessità di iniziare il tuo processo di digitalizzazione degli archivi, contattaci per una consulenza. Siamo a tua disposizione sia per spiegarti la nostra procedura sia per aiutarti a rispettare gli obblighi di legge.