conservazione sostitutiva documenti
Conservazione sostitutiva dei documenti: obbligo di legge o vantaggio? La parola agli esperti
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Conservazione sostitutiva dei documenti: obbligo di legge o vantaggio? La parola agli esperti
Sei titolare di uno studio professionale e hai necessità di conservare i documenti con validità legale e ti piacerebbe capire in cosa consiste la conservazione sostitutiva dei documenti? Hai letto che la conservazione sostitutiva dei documenti ti permette di conservare i tuoi documenti in formato informatico e di garantire la validità legale nel tempo e vorresti saperne di più? O sei semplicemente curioso di scoprire quali sono i principi della conservazione sostitutiva dei documenti?
Ecco un articolo che ti spiegherà tutto nel dettaglio!
Fermati per qualche minuto a leggere questo articolo che noi di Insaid, azienda specializzata in gestione documentale ed in particolare in procedure di archiviazione fisica e digitale, dematerializzazione certificata, distruzione certificata e conservazione sostitutiva, abbiamo preparato per descriverti cos’è la conservazione sostitutiva dei documenti e quali sono i criteri della normativa di riferimento. Se ti interessa approfondire l’argomento, continua a leggere.
Buona lettura!
Conservazione sostitutiva documenti: una procedura informatica per conservare validità legale
La conservazione sostitutiva è una procedura legale e informatica regolamentata che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico, ovvero una rappresentazione di atti, fatti o dati su supporto cartaceo o informatico.
La conservazione sostitutiva dei documenti è un processo che permette di trasformare i documenti cartacei in digitali e mantenerne la validità.
Per alcuni documenti come le fatture elettroniche non vi sono problemi in quanto per questi, già in formato digitale, la conservazione è, appunto, digitale ed è obbligatoria per legge.
Entrando nello specifico, la conservazione sostitutiva è la conservazione digitale a norma, vale a dire un iter informatico che consente di proteggere, custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale aziendale.
La conservazione digitale a norma garantisce quindi:
- Integrità
- Affidabilità
- Leggibilità
- Reperibilità dei documenti informatici
nel rispetto del Codice dell’Amministrazione digitale.
La grande differenza con l’archiviazione è che la conservazione sostitutiva o conservazione digitale a norma è che, grazie all’impronta di hash, della firma digitale e della marca temporale apposte sul documento informatico, questo conserva immodificabilità, autenticità e validità legale.
Conservazione sostitutiva documenti: tutti i vantaggi per la tua organizzazione
Il passaggio dall’analogico al digitale è una fase importante che coinvolge non solo la PA ma anche l’azienda privata.
La conservazione sostitutiva dei documenti offre una serie di vantaggi, oltre a rendere il sistema di gestione documentale sicuramente più efficiente:
- Immediato reperimento dei documenti
- Sicurezza dei dati contenuti nei documenti
- Introduzione di processi gestionali virtuosi
- Eliminazione degli archivi cartacei
- Recupero spazi aziendali
- Ottimizzazione delle risorse umane
Come vedi quindi, il documento sottoposto a procedura di conservazione sostitutiva è un documento che conserva la sua integrità ed immodificabilità grazie ad una precisa procedura stabilita dalla legge.
Questo tipo di procedura può essere eseguita o in house oppure in outsourcing avvalendosi di aziende specializzate come noi di Insaid, azienda specializzata, al servizio di PMI e di PA, per la gestione a norma dei documenti.
Offriamo consulenza archivistica e informatica oltre che servizi di conservazione sostitutiva per garantire ai tuoi documenti aziendali tutte le caratteristiche previste dalla legge in ordine di:
- Integrità
- Autenticità
- Affidabilità
- Leggibilità
- Reperibilità
Abbiamo predisposto un servizio di conservazione sostitutiva suddiviso in 5 step:
- Costruzione di pacchetti di dati
- Generazione di un indice di archiviazione
- Sottoscrizione e memorizzazione dell’IPDA
- Registrazione del processo di conservazione
- Garanzia della validità della conservazione.
Attraverso il nostro servizio di conservazione sostitutiva potrai avere:
- maggiore spazio fisico a disposizione con un notevole risparmio dei costi di archiviazione;
- minor rischio di perdita, alterazione e distruzione dei documenti che saranno archiviati in modo sicuro e a norma di legge.
Se desideri introdurre un processo aziendale interno di digitalizzazione a norma dei documenti cartacei della tua organizzazione, contattaci per una consulenza personalizzata. Noi di Insaid individueremo il servizio più adatto alla tua necessità strutturale per accompagnarti nel processo di trasformazione digitale.