archiviazione fisica dei documenti
Archiviazione fisica dei documenti: come gestire al meglio il tuo archivio e averlo sempre a disposizione
ARCHIVIAZIONE FISICA DEI DOCUMENTI
Archiviazione fisica dei documenti: la gestione del tuo patrimonio documentale secondo le tue necessità
Sei titolare di un’azienda o amministri un Ente Pubblico e hai bisogno di gestire in modo più efficiente e strutturato tutto il tuo patrimonio documentale e non sai quale soluzione individuare? Hai petto che il servizio di conservazione documentale consiste nell’archiviazione fisica di tutti i tuoi documenti presso magazzini di società specializzate in archiviazione che mettono a disposizione non solo spazi fisici ma anche competenze professionali per organizzare al meglio il tuo archivio e vorresti sapere come funzione? Oppure sei curioso di scoprire quali sono i vantaggi di un servizio di archiviazione fisica in outsourcing e come può migliorare la tua organizzazione?
Ecco un articolo con tutte le informazioni!
Prenditi qualche minuto per leggere questo articolo che noi di Insaid, azienda specializzata in gestione documentale, archiviazione fisica e digitale, dematerializzazione e distruzione certificata, con sede a Torino e operativa in tutta Italia, abbiamo preparato per spiegarti quanto l’archiviazione fisica in modo corretto ed efficiente sia uno strumento fondamentale al servizio di tutte le aziende per poter essere più produttive e al passo con l’innovazione tecnologia. Vedremo insieme come con l’archiviazione documentale potrai liberare spazio nella tua organizzazione e valorizzare i tuoi documenti attraverso un processo di catalogazione secondo le tue esigenze e soprattutto avere sempre a portata di mano tutti i documenti che ti occorrono senza perdite di tempo.
Se sei interessato a come rendere la tua organizzazione più strutturata e competitiva, continua a leggere.
Buona lettura!
Archiviazione fisica dei documenti: la gestione del tuo patrimonio documentale secondo le tue necessità
La conservazione dei documenti aziendali è una delle attività fondamentali per un’organizzazione di qualsiasi natura. Che tu sia titolare di un’azienda o di uno studio professionale oppure ancora l’amministratore di un ente pubblico, dovrai preoccuparti di gestire in modo corretto e a norma di legge tutto il tuo patrimonio documentale, rispettando criteri di efficienza ed economicità.
Per una corretta gestione documentale, tuttavia, è necessario comprendere qual è il ciclo di vita dei documenti, suddiviso in tre step:
- Gestione archivio corrente
- Gestione archivio di deposito
- Gestione archivio storico
Gli archivi correnti sono costituiti principalmente dai documenti di supporto allo svolgimento delle attività correnti.
Gli archivi di deposito, invece, sono costituiti dal patrimonio documentale non più utilizzato per le attività correnti ma deve essere conservato per esigenze operative e anche legali.
Infine, gli archivi storici sono formati da tutti i documenti che non hanno rilevanza giuridica o amministrativa ma vengono conservati per creare la memoria storica documentale dell’organizzazione. Gli archivi storici, per esempio, sono fondamentali per gli Enti pubblici.
Per ciascuno di questi archivi, le società specializzate in gestione documentale come noi di Insaid, prevedono degli strumenti e dei metodi archivistici per garantire la formazione corretta dell’archivio in modo da permetterti un’efficiente e rapida ricerca e consultazione.
Noi di Insaid mettiamo a disposizione dei nostri clienti un servizio di archiviazione fisica in outsourcing di tutto il patrimonio documentale rispettando i tre diversi tipi di archivio per garantirti:
- Riduzione degli spazi fisici all’interno della tua azienda
- Organizzazione e catalogazione dei documenti per una rapida ricerca e recupero
- Utilizzo di misure di sicurezza adeguate per proteggere tutto il tuo patrimonio
- Conformità alla normativa per una gestione documentale secondo le disposizioni vigenti
Inoltre, per poter supportare al meglio la tua organizzazione, il servizio di archiviazione fisica si completa con l’ulteriore servizio di logistico.
Sei curioso di scoprire com’è strutturato il nostro servizio di archiviazione fisica?
Continua a leggere per saperne di più!
Archiviazione fisica in outsourcing e servizio logistico: la soluzione di Insaid per renderti efficiente e competitivo
Come abbiamo appena visto, con l’archiviazione fisica in outsourcing potrai liberare lo spazio della tua organizzazione per destinarlo ad altri processi e, al contempo, strutturare tutto il tuo patrimonio documentale attraverso criteri di catalogazione che ti permettano di reperire facilmente e rapidamente i documenti.
L’esigenza di avere tutto l’archivio documentale ben organizzato è un’esigenza che accomuna qualunque tipo di organizzazione, dalle PMI agli studi professionali e perfino Enti Pubblici per migliorare l’efficienza e proteggere i documenti.
Per garantire a tutti i clienti, indipendentemente dalla tipologia di organizzazione, tutte le potenzialità del servizio di archiviazione fisica dei documenti, noi di Insaid, specialisti in archivistica e dei sistemi di gestione documentale, abbiamo pensato ad un servizio organizzato in 5 step:
- Prelievo e trasporto
- Catalogazione
- Invio informazioni
- Conservazione a norma
- Distruzione
Primo step del nostro servizio consiste nel comprendere la tua esigenza organizzativa e successivamente prelevare e trasportare tutto il tuo patrimonio documentale nei nostri depositi che hanno una capacità di 15 mila metri lineari perfettamente custoditi e protetti.
A questo punto, i nostri esperti archivisti procedono a catalogare tutti i documenti in base a criteri funzionali alla ricerca, attraverso un servizio di indicizzazione. La fase di catalogazione tiene conto anche della natura dei documenti e in quale archivio sono versati: archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico, in modo che il reperimento delle informazioni sia più facile ed immediato.
Nella fase di invio informazioni, si inserisce il nostro servizio logistico in quanto in base alle tue esigenze di consultazione, ci occupiamo anche di inoltrarti i documenti in modo sicuro e veloce.
Per poterti garantire sicurezza e rispetto della normativa il nostro servizio di archiviazione è arricchito con la conservazione a norma. Tutto il tuo patrimonio documentale viene conservato e custodito in ambienti sicuri e protetti da misure di sicurezza.
Ed infine, qualora tua organizzazione abbia necessità di procedere con la distruzione dei documenti, decorsi gli anni previsti dalla legge per la conservazione, noi di Insaid, esperti in gestione documentale, ci occupiamo anche di distruzione certificata per essere in regola con le norme di protezione dei dati.
Il nostro servizio di archiviazione documentale potrà essere integrato anche con l’altro servizio di digitalizzazione dei documenti. Questo servizio ti permetterà di avere tutto il tuo patrimonio archiviato digitalmente in supporti informatici o in area cloud dedicata.
In questo modo potrai ottimizzare i tempi di lavorazione ed essere efficiente.
Come vedi, il nostro servizio di archiviazione fisica dei documenti potrà essere personalizzato in base alle tue esigenze con ulteriori servizi che valuteremo insieme.
Se pensi che sia arrivato il momento di organizzare il tuo patrimonio documentale in modo efficiente, contattaci per una consulenza ed insieme valuteremo il tuo servizio personalizzato.