archivi pieni
quanto costa davvero conservare documenti che non servono più?
archivi pieni
quanto costa davvero conservare documenti che non servono più?
Un archivio pieno non occupa solo spazio.
I costi di un archivio cartaceo comprendono metri quadrati, tempo, risorse e responsabilità di gestione e protezione dei documenti.
Spesso, una parte di questi costi, dipende da documentazione che non serve più ma che continua a essere conservata per abitudine, prudenza o perché non è mai stato definito con chiarezza cosa debba rimanere e cosa possa essere eliminato.
Il risultato? Archivi che crescono anno dopo anno e documentazione che continua a generare costi anche quando non è più necessaria.
Quali sono i costi di un archivio cartaceo?
Il costo più evidente è lo spazio.
Scaffali, armadi, locali dedicati, depositi esterni: ogni documento conservato occupa uno spazio che potrebbe essere utilizzato diversamente.
Se l’archivio è interno, il costo è legato ai metri quadrati sottratti ad altre attività. Se è esterno, entrano in gioco anche canoni, movimentazioni e servizi logistici.
Ma lo spazio è solo una parte del costo.
Conservare documenti significa sapere dove sono, poterli recuperare, mantenerli ordinati, controllare chi può accedervi e verificare scadenze e tempi di conservazione.
Ma a quanto possono ammontare questi costi? Analizziamo nel dettaglio le principali voci da considerare.
Conservare tutto “per sicurezza” è davvero più sicuro?
Conservare più documenti del necessario non significa essere più prudenti.
Quando contengono dati personali o informazioni riservate, infatti, continuano a richiedere misure di protezione, controllo degli accessi e una gestione adeguata per tutto il tempo di permanenza in archivio.
Per questo è utile verificare periodicamente se tutta la documentazione conservata debba effettivamente rimanere in archivio, tenendo conto dei relativi tempi e obblighi di conservazione.
Quali verifiche fare prima di eliminare i documenti? Le abbiamo elencate qui.
Come liberare spazio nell'archivio cartaceo?
Quindi, per liberare spazio, il primo passo è individuare la documentazione che non è più necessario conservare.
Ridurne il volume significa recuperare spazio, ma anche avere meno materiale da movimentare, organizzare e gestire.
Il risultato è un archivio più essenziale, in cui diventa più semplice mantenere il controllo sulle informazioni che devono realmente rimanere disponibili.
È quanto avvenuto, ad esempio, nel progetto realizzato per CO.GE Piemonte, nato dalla necessità di liberare gli spazi destinati al deposito dei documenti e ridurre i costi legati alla gestione dell’archivio fisico.
Come eliminare i documenti che non devono più essere conservati?
Una volta stabilito che i documenti non devono più essere conservati, rimane un ultimo passaggio: eliminarli in modo sicuro e tracciabile.
La distruzione certificata è quindi l’ultima fase di un processo più ampio di gestione documentale: non significa semplicemente “buttare carta”, ma garantire controllo e tracciabilità dal prelievo dei documenti fino alla distruzione e alla certificazione finale.
Come garantire sicurezza e tracciabilità durante tutto il processo? Lo approfondiamo nell’articolo qui sotto.
Quanto ti costa continuare a conservare documenti che non servono più?
Se il tuo archivio continua a crescere, possiamo aiutarti a valutare come ridurre la documentazione da gestire e guadagnare spazio, tempo ed efficienza operativa.
Indicaci tipologia dei documenti, volume approssimativo e numero di sedi per richiedere una prima valutazione del tuo archivio.
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