Scarto documenti nella PA
basta il massimario per procedere alla distruzione?
scarto documenti nella pa
basta il massimario per procedere alla distruzione?
Consultando il massimario, scopri che il tempo di conservazione previsto per un determinato documento, ad esempio una richiesta di accesso agli atti, è già scaduto. Significa che il documento può essere distrutto?
Nella Pubblica Amministrazione, no.
Lo scarto dei documenti nella PA segue infatti un iter preciso: il massimario permette di individuare la documentazione che può essere proposta per lo scarto, ma non ne autorizza automaticamente l’eliminazione.
Vediamo cosa significa concretamente e quali passaggi separano un documento “scartabile” dalla sua effettiva distruzione.
Indice
- Cos'è e a cosa serve il massimario di scarto?
- Perché serve un’autorizzazione prima di distruggere i documenti nella PA?
- Dal massimario alla distruzione: quali sono i passaggi?
- Prima della distruzione: una checklist
- Devi organizzare la distruzione dei documenti autorizzati allo scarto?
- Domande frequenti
Cos’è e a cosa serve il massimario di scarto?
Il massimario di scarto è lo strumento archivistico che permette di individuare, in relazione alle diverse tipologie documentarie, i tempi di conservazione e la documentazione destinata alla conservazione permanente o che può essere proposta per lo scarto.
Si inserisce nel più ampio sistema di gestione e conservazione documentale dell’ente e può essere integrato nel Piano di conservazione previsto dall’art. 68 del D.P.R. 445/2000.
Il punto chiave dell’iter di scarto nella PA è proprio nel concetto di “proposta di scarto”:
Termine di conservazione scaduto → Proposta di scarto → Autorizzazione → Distruzione
In altre parole, “scartabile” non significa ancora “distruggibile”.
Perché serve un’autorizzazione prima di distruggere i documenti nella PA?
Gli archivi e i singoli documenti degli enti e degli istituti pubblici rientrano tra i beni culturali tutelati dal D.Lgs. 42/2004 – Codice dei beni culturali e del paesaggio.
Per questo motivo non è sufficiente che sia trascorso il periodo di conservazione previsto.
L’art. 21, comma 1, lettera d), del D.Lgs. 42/2004 stabilisce che lo scarto dei documenti degli archivi pubblici è subordinato ad autorizzazione.
L’amministrazione deve quindi individuare la documentazione che ha raggiunto il termine di conservazione e predisporre una proposta di scarto archivistico da sottoporre all’autorità competente.
Dal massimario alla distruzione: quali sono i passaggi?
Possiamo riassumere il percorso di distruzione dei documenti nella PA in quattro fasi.
- Individuare i documenti proponibili per lo scarto
L’amministrazione verifica il piano di conservazione o il massimario applicabile e individua la documentazione per la quale sono trascorsi i tempi di conservazione previsti.
- Predisporre la proposta di scarto
I documenti individuati vengono descritti nella proposta di scarto secondo le modalità previste per l’amministrazione interessata.
- Ottenere l’autorizzazione allo scarto
Per gli enti pubblici, la proposta di scarto viene valutata dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica territorialmente competente del Ministero della Cultura, che può autorizzarne lo scarto integralmente o solo in parte.
Per gli archivi degli uffici statali si applica invece la specifica procedura che coinvolge le Commissioni di sorveglianza sugli archivi, disciplinate dal D.P.R. 37/2001.
- Procedere alla distruzione
Soltanto la documentazione effettivamente autorizzata può essere avviata alla distruzione certificata, assicurando che il processo sia sicuro, tracciabile e documentabile.
Da questo momento inizia una fase altrettanto cruciale: garantire la sicurezza e la tracciabilità dei documenti dalla loro separazione dall’archivio fino all’effettiva eliminazione.
Prima della distruzione: una checklist
Prima di avviare i documenti alla distruzione, verifica di avere:
- Individuato il piano di conservazione o massimario applicabile
- Verificato che siano trascorsi i tempi di conservazione previsti
- Identificato con precisione la documentazione da proporre per lo scarto
- Predisposto la proposta secondo la procedura applicabile
- Ottenuto l’autorizzazione allo scarto
- Verificato che i documenti preparati per la distruzione corrispondano a quelli effettivamente autorizzati
- Definito modalità di distruzione sicure, tracciabili e documentabili.
Anche l’avvenuta eliminazione deve essere documentata. Puoi approfondire cos’è il certificato di distruzione dei documenti e quali informazioni contiene.
Devi organizzare la distruzione dei documenti autorizzati allo scarto?
Ottenuta l’autorizzazione, è necessario mantenere il controllo sulla documentazione fino alla sua effettiva distruzione.
Possiamo supportare la tua Amministrazione nella gestione operativa del processo, dalla presa in carico e ritiro dei documenti fino alla distruzione e al rilascio della relativa attestazione.
Un esempio concreto, che puoi approfondire, è il progetto di distruzione certificata che abbiamo realizzato per la Camera di Commercio di Bergamo.
Hai documenti autorizzati allo scarto? Contattaci per organizzare la loro distruzione in modo sicuro e tracciabile.
Domande frequenti
No. Il termine di conservazione permette di individuare la documentazione che può essere proposta per lo scarto. Per i documenti degli archivi pubblici lo scarto resta subordinato all’autorizzazione prevista dall’art. 21 del D.Lgs. 42/2004.
Non sempre i due termini vengono utilizzati nello stesso modo. Il Piano di conservazione disciplina più in generale i criteri di organizzazione e conservazione dell’archivio, mentre il Massimario di selezione e scarto individua in modo più specifico i tempi di conservazione delle diverse tipologie documentarie e la loro destinazione finale.
A seconda dell’amministrazione e dello strumento adottato, il massimario può essere parte integrante del Piano di conservazione oppure le due denominazioni possono essere utilizzate in modo sostanzialmente equivalente.
I termini del procedimento vanno verificati presso la Soprintendenza archivistica e bibliografica territorialmente competente.
A titolo di esempio, la Soprintendenza archivistica e bibliografica del Lazio indica per il procedimento di autorizzazione allo scarto un termine di 60 giorni dalla ricezione della richiesta, fatte salve eventuali sospensioni dovute alla necessità di acquisire maggiori informazioni.
No. La scadenza del termine non consente di considerare automaticamente autorizzato lo scarto.
L’art. 20, comma 4, della Legge 7 agosto 1990, n. 241 esclude l’applicazione del silenzio-assenso nei procedimenti riguardanti il patrimonio culturale. È quindi necessario attendere l’autorizzazione prima di procedere alla distruzione.
Sì. L’autorizzazione può essere anche parziale. In questo caso possono essere avviati alla distruzione esclusivamente i documenti per i quali lo scarto è stato autorizzato; gli altri devono essere conservati.
Se hai bisogno di pianificare la distruzione della documentazione, compila il form qui sotto con la tua richiesta.
