Distruzione certificata dei documenti
perché distruggerli non basta a garantire sicurezza e tracciabilità
Distruzione certificata dei documenti
perché distruggerli non basta a garantire sicurezza e tracciabilità
Un documento che ha terminato il periodo di conservazione può finalmente essere eliminato. Sembrerebbe la fine del percorso. In realtà, fino a quando quel documento esiste fisicamente, continuano a esistere anche le informazioni che contiene: dati personali, informazioni amministrative o altri contenuti riservati. È proprio in questa fase che la distruzione certificata dei documenti deve garantire:
- che le informazioni rimangano protette fino alla loro eliminazione
- che dopo la distruzione diventino irrecuperabili
- che sia possibile ricostruire che cosa è stato effettivamente distrutto.
Nel precedente approfondimento abbiamo visto quali verifiche effettuare prima di eliminare i documenti. Ora partiamo esattamente da quel momento: il documento può essere eliminato. Cosa bisogna fare per proteggerlo dal momento della separazione dall’archivio fino all’effettiva distruzione? E, una volta distrutto, come dimostrare che proprio quella documentazione è arrivata alla fine del proprio ciclo di vita?
Indice
- Il documento può essere eliminato: cosa succede adesso?
- Documenti in attesa di distruzione: come proteggerli?
- Dalla presa in carico al trasporto: come mantenere il controllo?
- Come avviene la distruzione sicura dei documenti riservati?
- Tracciabilità: come ricostruire quali documenti sono stati distrutti?
- Distruzione dei documenti nella Pubblica Amministrazione: cosa cambia?
- Cosa verificare prima di affidare la distruzione dei documenti a un soggetto esterno?
- Conclusioni
- Domande frequenti
Il documento può essere eliminato: cosa succede adesso?
Aver stabilito che un documento può essere eliminato non significa essere già pronti per la distruzione.
La prima cosa da fare è identificare con precisione la documentazione destinata allo scarto e mantenerla distinta da quella che deve rimanere in archivio. È un passaggio che può sembrare scontato quando si parla di pochi faldoni, ma diventa più delicato e complesso quando lo scarto interessa centinaia di scatole, anni diversi, più uffici o sedi differenti. In questi casi il rischio non riguarda soltanto la privacy: un errore di identificazione può portare alla distruzione di documenti che dovevano essere conservati. E, a differenza di molti altri errori documentali, questo è irreversibile.
A seguito dell’identificazione e prima di movimentare il materiale è utile avere un elenco sufficientemente preciso della documentazione da eliminare e verificarne attentamente la corrispondenza con ciò che viene effettivamente separato dall’archivio.
Oltre a un elenco sufficientemente preciso, anche scatole e contenitori dovrebbero essere identificati in modo univoco, ad esempio attraverso una numerazione o un codice collegato all’elenco. Non è necessario arrivare sempre alla descrizione del singolo documento: il livello di dettaglio deve essere proporzionato alla tipologia, alla quantità e alla rilevanza della documentazione da eliminare.
L’obiettivo è poter verificare, prima del ritiro, che ciò che è stato autorizzato allo scarto corrisponda effettivamente a ciò che è stato inserito nelle scatole preparate per la distruzione.
Documenti in attesa di distruzione: come proteggerli?
Una volta estratti dagli scaffali, i documenti possono trascorrere ore o giorni all’interno dell’organizzazione prima di essere ritirati o distrutti. Ed è proprio questo uno dei momenti più facili da sottovalutare. Un fascicolo destinato allo scarto non perde la propria riservatezza perché è stato deciso che non deve più essere conservato.
Immaginiamo che cinquanta faldoni vengano spostati dall’archivio a una sala riunioni in attesa del ritiro previsto qualche giorno dopo. È una soluzione logisticamente semplice, ma se quella stanza viene utilizzata da dipendenti, visitatori o fornitori, informazioni che fino al giorno prima erano custodite in un archivio ad accesso controllato possono improvvisamente diventare molto più esposte.
Per questo, la documentazione in attesa di distruzione dovrebbe rimanere in un’area protetta e accessibile soltanto alle persone che devono effettivamente gestirla. Si possono utilizzare contenitori chiusi o altre misure adeguate alla riservatezza delle informazioni, mantenendo allo stesso tempo i riferimenti necessari a identificare e tracciare il materiale.
È, inoltre, consigliabile evitare accumuli indistinti di scatole “da buttare”. Ogni contenitore dovrebbe essere chiaramente riconoscibile come destinato alla distruzione e, quando il volume lo richiede, associato a un riferimento che permetta di sapere cosa contiene. In questo modo la separazione fisica dall’archivio non comporta una perdita di controllo, ma diventa il primo passaggio di una catena tracciabile.
Dalla presa in carico al trasporto: come mantenere il controllo?
Il momento del ritiro segna un passaggio importante: la documentazione esce dal controllo fisico diretto dell’organizzazione e viene affidata a un soggetto esterno. Anche qui, limitarsi a sapere che “le scatole sono state ritirate” offre poche informazioni se in futuro sarà necessario ricostruire l’operazione.
Prima della consegna conviene quindi verificare la corrispondenza tra il materiale preparato e quello effettivamente prelevato. Il documento che attesta la presa in carico dovrebbe permettere di collegare il ritiro alla documentazione destinata alla distruzione, utilizzando, quando presenti, codici dei contenitori, quantità o altri riferimenti identificativi. In presenza di molti lotti o sedi diverse, questa verifica evita che la tracciabilità costruita all’interno dell’archivio si interrompa proprio nel momento in cui i documenti ne escono.
Da quel momento cambia chi custodisce fisicamente il materiale, ma non cambia la necessità di proteggerne il contenuto. Il trasporto deve quindi avvenire con modalità adeguate alla natura della documentazione, evitando accessi non autorizzati, dispersioni o soste e passaggi non controllati.
Quando un soggetto esterno tratta dati personali per conto dell’organizzazione, inoltre, non basta valutarne la capacità logistica: occorre verificare che il soggetto scelto offra garanzie adeguate a proteggere i dati e disciplinare correttamente il rapporto, come previsto dall’articolo 28 del GDPR. Per chi affida la distruzione all’esterno, quindi, la verifica del partner fa parte della protezione dei dati, non è una formalità separata dal processo.
Come avviene la distruzione sicura dei documenti riservati?
Solo dopo questi passaggi si arriva alla distruzione vera e propria. Qui l’obiettivo è preciso: rendere le informazioni contenute nei documenti non più recuperabili.
Per la documentazione cartacea viene normalmente utilizzata la triturazione a frammento. La dimensione dei frammenti e il livello di sicurezza devono essere coerenti con il tipo di informazioni trattate al fine di impedirne la ricostruzione e renderle definitivamente inutilizzabili.
Un riferimento tecnico per la distruzione sicura dei supporti contenenti dati è la serie UNI CEI ISO/IEC 21964:2020 che fornisce criteri per scegliere modalità adeguate al supporto e al livello di protezione richiesto.
La distruzione risolve quindi il problema specifico dell’irrecuperabilità. Non può però correggere retroattivamente ciò che è accaduto prima. Una triturazione eseguita correttamente non elimina un eventuale accesso improprio avvenuto mentre i faldoni erano in attesa del ritiro, né può rimediare alla distruzione accidentale di un documento selezionato erroneamente. È per questo che la sicurezza riguarda l’intero percorso e non soltanto il momento finale.
Tracciabilità: come ricostruire quali documenti sono stati distrutti?
Dopo la triturazione il documento non esiste più. Paradossalmente, è proprio a questo punto che diventa importante ciò che rimane del processo.
Il certificato di avvenuta distruzione fornisce un’evidenza dell’operazione effettuata, ma per una tracciabilità realmente utile è importante poterlo collegare alla documentazione che era stata affidata al processo. Il punto non è quindi soltanto possedere un certificato, ma riuscire a mantenere una continuità tra ciò che era stato destinato allo scarto, ciò che è stato preso in carico e ciò che risulta effettivamente distrutto.
Un modo semplice per capire se il livello di tracciabilità è sufficiente è porsi una domanda: se tra un anno dovesse esserci un controllo o qualcuno chiedesse se una determinata serie documentale è stata effettivamente eliminata, quali elementi avremmo per rispondere? Un generico certificato relativo alla distruzione di un certo peso di carta potrebbe fornire meno informazioni rispetto a un processo nel quale elenco dei documenti, codici dei contenitori, presa in carico e certificazione finale possono essere messi in relazione.
Il certificato consente di documentare la conclusione di un processo correttamente gestito ma non rende legittima la distruzione di un documento che doveva essere conservato e non sostituisce eventuali autorizzazioni previste dalla normativa.
Sicurezza e tracciabilità rispondono quindi a due domande differenti ma complementari: le informazioni sono rimaste protette fino alla loro eliminazione? Siamo in grado di ricostruire quale documentazione è stata effettivamente eliminata?
Distruzione dei documenti nella Pubblica Amministrazione: cosa cambia?
Per la Pubblica Amministrazione esiste un’ulteriore distinzione fondamentale. Negli archivi pubblici, il fatto che un documento abbia esaurito la propria utilità amministrativa o raggiunto il termine previsto dal piano di conservazione non autorizza automaticamente alla distruzione.
Lo scarto dei documenti degli archivi pubblici è soggetto alla preventiva autorizzazione della Soprintendenza archivistica e bibliografica competente ai sensi del Codice dei beni culturali e del paesaggio. L’ente deve individuare la documentazione proposta per lo scarto e presentare l’elenco previsto; solo dopo l’autorizzazione può procedere alla distruzione del materiale approvato. A conclusione del processo, il soggetto incaricato deve rilasciare l’attestazione scritta dell’avvenuta distruzione secondo la procedura applicabile.
La sequenza è quindi molto chiara: selezione, autorizzazione, distruzione, attestazione.
Un esempio concreto è il progetto che abbiamo realizzato per la Regione Valle d’Aosta, che ha riguardato una grande quantità di documentazione proveniente da sette centri di raccolta. Il processo ha compreso inscatolamento, prelievo, pallettizzazione, caricamento, trasporto sicuro, smistamento e triturazione meccanica. Per ogni centro è stato rilasciato un certificato accompagnato dall’elenco dettagliato della documentazione distrutta. Il valore del progetto non risiede quindi soltanto nell’aver eliminato fisicamente la carta, ma nell’aver mantenuto un collegamento tra provenienza della documentazione, gestione operativa e attestazione finale.
Cosa verificare prima di affidare la distruzione dei documenti a un soggetto esterno?
Arrivati a questo punto, la domanda da rivolgere a un possibile partner non dovrebbe essere soltanto: come distruggete i documenti? È utile capire come vengono gestiti prima, durante e dopo la distruzione.
Prima dell’affidamento, è opportuno verificare come verrà identificato il materiale, come sarà documentata la presa in carico e quali misure saranno adottate durante movimentazione, custodia e trasporto. Bisogna poi conoscere la modalità di distruzione e il livello di sicurezza applicato, oltre a chiarire quale documentazione verrà rilasciata al termine e se permetterà di collegare il certificato al materiale effettivamente affidato.
È altrettanto importante verificare le garanzie offerte dal soggetto esterno in materia di protezione dei dati e definire correttamente ruoli e responsabilità quando il servizio comporta un trattamento di dati personali per conto dell’organizzazione.
In pratica, l’organizzazione deve mantenere il governo della decisione e la capacità di verificarne l’esecuzione, anche quando affida all’esterno le attività operative. È questa continuità a trasformare la distruzione da semplice eliminazione fisica della carta a fase controllata del ciclo di vita documentale.
conclusioni
Un documento destinato allo scarto attraversa quindi una fase più articolata di quanto possa sembrare. Prima deve essere identificato correttamente, poi separato senza esporne il contenuto, custodito in sicurezza, preso in carico e trasportato mantenendo adeguate misure di protezione. Solo a quel punto può essere distrutto e il processo documentato.
Quando quantità, sedi coinvolte o complessità dell’archivio rendono difficile gestire internamente tutti questi passaggi, può essere utile affidare le attività operative a un partner specializzato, mantenendo però il controllo sull’intero processo. Insaid può affiancarti lungo l’intero percorso, dalla creazione o validazione dell’elenco della documentazione alla fornitura dei materiali per l’inscatolamento, fino al prelievo, al trasporto sicuro, alla distruzione e al rilascio della documentazione finale. Scopri il nostro servizio di distruzione certificata dei documenti o contattaci per valutare come gestire in sicurezza la documentazione destinata allo scarto nel tuo archivio.
domande frequenti
La distruzione certificata è un processo finalizzato a eliminare documenti contenenti dati e informazioni rendendone il contenuto irrecuperabile e lasciando evidenza dell’avvenuta distruzione. Per essere gestita correttamente, l’attenzione non dovrebbe limitarsi alla triturazione: identificazione, custodia temporanea, presa in carico, trasporto e documentazione finale contribuiscono alla sicurezza e alla tracciabilità del processo.
I documenti dovrebbero rimanere protetti anche dopo essere stati separati dall’archivio. È opportuno conservarli in un’area sicura, limitare l’accesso alle sole persone autorizzate e utilizzare, quando necessario, contenitori chiusi o altre misure adeguate alla riservatezza delle informazioni. È inoltre utile identificarli chiaramente e mantenere un elenco o un riferimento che permetta di sapere quali documenti sono in attesa di distruzione.
Il GDPR non prevede, in termini generali, l’obbligo di ottenere uno specifico documento denominato “certificato di distruzione”. Prevede però che il titolare sia in grado di dimostrare il rispetto dei principi applicabili al trattamento dei dati personali e adotti misure adeguate alla loro protezione. In questa prospettiva, il certificato di avvenuta distruzione rappresenta un’importante evidenza documentale: permette di attestare che la distruzione è avvenuta e può contribuire a ricostruire il processo in caso di verifiche, audit o controlli.
Il certificato dovrebbe fornire evidenza dell’avvenuta distruzione. Per una tracciabilità più efficace, è utile che possa essere messo in relazione con la documentazione effettivamente consegnata, attraverso elenchi, riferimenti ai lotti, codici dei contenitori o altri elementi identificativi utilizzati nel processo. Il certificato non sostituisce però le verifiche precedenti né eventuali autorizzazioni allo scarto.
La distruzione può essere gestita internamente se l’organizzazione dispone di procedure, spazi e strumenti adeguati, oppure affidata a un soggetto esterno. Quando quest’ultimo tratta dati personali per conto del titolare, devono essere valutate le garanzie offerte e il rapporto deve essere correttamente disciplinato secondo la normativa applicabile, compreso l’articolo 28 del GDPR quando ne ricorrono i presupposti.
Non automaticamente. Prima bisogna verificare che non esistano ulteriori obblighi di conservazione, contenziosi, esigenze amministrative o altri vincoli e, per gli archivi soggetti a specifica tutela, seguire le procedure di autorizzazione previste. Per approfondire questo passaggio puoi leggere Documenti scaduti in archivio? Le verifiche da fare prima di eliminarli.
Negli archivi pubblici lo scarto è soggetto alla preventiva autorizzazione della Soprintendenza archivistica e bibliografica competente. Dopo l’autorizzazione, l’ente può procedere alla distruzione della documentazione approvata attraverso un soggetto idoneo, ottenendo l’attestazione scritta dell’avvenuta distruzione e completando gli adempimenti previsti dalla procedura.
Se hai bisogno di fare chiarezza e pianificare la distruzione della documentazione, compila il form qui sotto con la tua richiesta.
