Digitalizzazione degli archivi
5 step per la digitalizzazione degli archivi: l’opportunità per diventare efficienti
Digitalizzazione della pubblica amministrazione degli archivi
5 step per la digitalizzazione degli archivi: l’opportunità per diventare efficienti
Sei titolare di uno studio professionale o di un’azienda e hai necessità di digitalizzare i tuoi archivi ma non sai a chi rivolgerti? Hai letto che la digitalizzazione degli archivi offre la possibilità di risparmiare spazio ma allo stesso tempo di diventare più efficiente e vorresti qualche informazione in più su quali sono gli step fondamentali di questo processo di ammodernamento della tua organizzazione? Oppure sei curioso di scoprire come avviene la digitalizzazione degli archivi e quali sono i passaggi fondamentali per diventare più competitivo nel tuo settore?
Ecco l’articolo che ti spiegherà come si sviluppa il processo di digitalizzazione degli archivi!
Prenditi qualche minuto per leggere questo articolo che noi di Insaid, un’azienda specializzata in digitalizzazione e dematerializzazione a supporto di aziende, imprese ed enti pubblici, abbiamo preparato per spiegarti nel dettaglio la procedura di digitalizzazione degli archivi, una procedura che permetterà alla tua organizzazione di diventare efficiente e competitiva. Vedremo quali sono i passaggi più importanti grazie ai quali potrai non solo avere maggiore spazio a disposizione ma potrai anche risparmiare nei costi e proteggere le informazioni contenute nei tuoi archivi cartacei.
Buona lettura!
Processo di digitalizzazione con Insaid : 5 step per diventare efficienti e introdurre nuovi processi
Il processo di digitalizzazione degli archivi è ormai diventato un passaggio necessario per le organizzazioni, soprattutto in questa epoca di trasformazione sempre più verso il digitale.
Questo processo, però, per riuscire a garantire tutte le sue potenziali, ha bisogno di essere strutturato e affidato a società specializzate che si occupano di dematerializzazione e digitalizzazione in tutti i settori.
Per venire incontro alle esigenze trasversali dei nostri clienti, noi di Insaid abbiamo pensato ad un processo di digitalizzazione che si sviluppa in 5 passaggi necessari.Prima di vederli insieme è bene che tu sappia che il processo di digitalizzazione degli archivi è un processo in grado di rendere davvero più strutturata e più competitiva la tua organizzazione in quanto ti offre tantissimi vantaggi:
- Maggiore spazio a tua disposizione, che potrai sfruttare per introdurre nuovi processi;
- Risparmio dei costi, eliminando tutti i costi connessi alla gestione di un archivio cartaceo o fisico;
- Più efficienza, grazie all’introduzione di una procedura di archiviazione specifica che ti permetterà di individuare rapidamente i documenti digitali di cui hai bisogno;
- Maggiore protezione delle informazioni, con l’adozione di misure di sicurezza adeguate.
Se ti interessa approfondire questo argomento, ti suggeriamo di leggere un altro contributo che ti spiegherà quali sono tutti i vantaggi della digitalizzazione degli archivi.
Adesso vediamo quali sono gli step fondamentali del processo di digitalizzazione degli archivi che noi di Insaid abbiamo individuato per garantirti di sfruttare al meglio le potenzialità del processo di digitalizzazione:
- Prelievo e trasporto della documentazione
- Preparazione, normalizzazione e protocollazione dei documenti originali
- Digitalizzazione dei documenti
- Metadatazione dei documenti digitali con chiavi di preferenza
- Esportazione documenti digitali
Vediamo ciascun passaggio nel dettaglio.
1.Prelievo e trasporto della documentazione
Questo primo step consiste nel prelevamento di tutti i documenti da digitalizzare dall’archivio della tua organizzazione. L’archivio viene trasferito su mezzi idonei al trasporto presso il nostro magazzino. In fase di prelevamento e trasporto della documentazione, prepariamo e ti lasciamo anche un documento di accompagnamento con l’indicazione del numero di scatole e di documenti in esse contenute.
2.Preparazione, normalizzazione e protocollazione dei documenti originali
Il secondo step è la fase preparatoria alla digitalizzazione degli archivi. Tutto il materiale viene preparato e suddiviso in lotti di lavorazione. Successivamente viene protocollato apponendo sui documenti analogici un codice a barre che identifica in modo univoco il documento. A questo punto, i documenti vengono preparati per essere scannerizzati. Si procede quindi, ad eliminare graffette, punti metallici e i fogli vengono spianati.
3. Digitalizzazione dei documenti
Il terzo step è la fase di digitalizzazione dei documenti. Utilizziamo scanner ad hoc configurati in modo da produrre un file immagine in formato PDF/A per ogni singolo documento scansionato. Su ogni documento scannerizzato viene effettuato il riconoscimento OCR/ICR per renderlo ricercabile in tutto il contenuto.
4. Metadatazione dei documenti digitali con chiavi di preferenza
Con la quarta fase si procede con la metadatazione dei documenti digitali, utilizzando chiavi di preferenza. È una procedura che prevede l’inserimento di elementi identificativi in base alle tue richieste di ricerca.
5. Esportazione dei documenti digitali
Ultimo step è l’esportazione dei documenti digitali da restituirti o su supporto elettronico o su area cloud dedicata.
Una volta effettuato questo ultimo passaggio, procediamo alla ricomposizione e alla restituzione dei documenti originali.
La digitalizzazione degli archivi ti permette anche di rispettare tutta la normativa sulla protezione dei dati in quanto potrai introdurre misure di sicurezza per proteggere le informazioni e i dati personali in essi contenuti.
Infatti, con il nostro sistema di digitalizzazione degli archivi potrai anche scegliere tra sistemi di crittografia, password e autorizzazione degli accessi nonché backup per archiviarli in modo sicuro.