archiviazione cartacea

Gestione Archivio Cartaceo: Tutti i Vantaggi di Esternalizzarla

ARCHIVIAZIONE digitale DEI DOCUMENTI

Gestione archivio cartaceo: tutti i vantaggi di esternalizza-rla

Sei stanco di gestire un archivio cartaceo che sembra crescere ogni giorno di più? Hai provato a organizzare i
tuoi documenti, ma ti sembra di perdere più tempo a cercarli che a utilizzarli? Ti sei trovato a dover
affrontare il dilemma di come mantenere la conformità normativa senza sacrificare la produttività della tua
azienda? Non sei solo: molti imprenditori si trovano nella stessa situazione. In questo articolo, esploreremo
i numerosi vantaggi di esternalizzare la gestione del tuo archivio cartaceo. Scoprirai come questa scelta
strategica può semplificare i tuoi processi, ridurre i costi e migliorare l’efficienza operativa. Continua a
leggere per capire perché l’esternalizzazione è la soluzione ideale per una gestione documentale più efficace
e sostenibile.

Nel mondo aziendale odierno, la gestione dei documenti è una sfida cruciale. Molte aziende continuano a
utilizzare archivi cartacei, nonostante le difficoltà che questo comporta. Esternalizzare la gestione
dell’archivio cartaceo offre numerosi vantaggi che possono trasformare radicalmente l’efficienza operativa
e la conformità normativa dell’azienda. Scopriamo insieme perché prendere in considerazione questa
opzione.

Riduzione dei Costi Operativi

Uno dei motivi principali per cui le aziende scelgono di esternalizzare la gestione dei documenti è la
riduzione dei costi. Gestire un archivio cartaceo richiede spazio fisico, personale dedicato e, spesso, spese
per la stampa e la conservazione dei documenti.

Secondo uno studio condotto da AIIM, il costo medio per
conservare un documento cartaceo è stimato attorno ai 20 dollari all’anno, includendo costi di
archiviazione, gestione e ricerca. Esternalizzando, le aziende possono ridurre questi costi, ottimizzando
risorse e spazi. Con il supporto di Insaid, puoi ottenere una gestione documentale più economica ed
efficiente.

Migliore Accessibilità e Recupero dei Documenti

La ricerca di un documento cartaceo può rivelarsi un compito arduo e dispendioso in termini di tempo.
Esternalizzando la gestione documentale con Insaid, le aziende possono beneficiare di sistemi digitali
avanzati che permettono un recupero immediato e sicuro delle informazioni.

Le piattaforme di gestione
documentale offrono funzionalità di ricerca avanzate, permettendo di trovare facilmente ciò che serve,
quando serve.

Questo non solo accelera i processi interni, ma migliora anche il servizio al cliente.

Conformità Normativa e Sicurezza

La normativa sulla conservazione dei documenti è sempre più stringente. La gestione errata dei documenti può portare a pesanti sanzioni e danni reputazionali. Esternalizzare a un fornitore specializzato nella gestione documentale come Insaid significa affidarsi a esperti che conoscono alla perfezione le leggi e le normative vigenti.

Questi professionisti si occupano di garantire che tutti i documenti siano archiviati e gestiti in conformità con le normative, riducendo il rischio di incorrere in problematiche legali.

Conformità Normativa e Sicurezza

La normativa sulla conservazione dei documenti è sempre più stringente. La gestione errata dei documenti può portare a pesanti sanzioni e danni reputazionali. Esternalizzare a un fornitore specializzato nella gestione documentale come Insaid significa affidarsi a esperti che conoscono alla perfezione le leggi e le normative vigenti.

Questi professionisti si occupano di garantire che tutti i documenti siano archiviati e gestiti in conformità con le normative, riducendo il rischio di incorrere in problematiche legali.

Sostenibilità Ambientale

La dematerializzazione rappresenta un passo importante verso una gestione più sostenibile. Secondo il World Economic Forum, l’industria della carta contribuisce significativamente all’inquinamento ambientale.

Esternalizzando la gestione documentale con Insaid, le aziende possono ridurre l’uso della carta, contribuendo così a un ambiente più sano. Implementando strategie di archiviazione digitale, si diminuisce anche il fabbisogno di spazio fisico, riducendo l’impatto ambientale complessivo.

Flessibilità e Scalabilità

Un altro vantaggio significativo dell’esternalizzazione è la flessibilità. Le aziende possono adattare i servizi di gestione documentale in base alle proprie esigenze, aumentando o diminuendo le risorse in base al volume dei documenti. 

Questo è particolarmente utile in situazioni di crescita o di crisi, dove le esigenze possono cambiare rapidamente. Insaid è in grado di offrire soluzioni scalabili che si adattano perfettamente alle tue necessità.

Focus sul Core Business

Esternalizzare la gestione dell’archivio cartaceo permette alle aziende di concentrarsi sul proprio core business. Gli impiegati possono dedicare più tempo alle attività strategiche e meno alla gestione di documenti, migliorando la produttività complessiva. 

Secondo una ricerca di McKinsey, i lavoratori possono dedicare fino al 28% del loro tempo a gestire e cercare informazioni. Riducendo questo onere con i servizi di Insaid, l’azienda può migliorare l’efficienza e la soddisfazione dei dipendenti.

Tecnologia Avanzata e Innovazione

Infine, le aziende specializzate nella gestione documentale investono continuamente in tecnologie innovative. Utilizzando software avanzati e sistemi di archiviazione digitale, offrono strumenti che le aziende non potrebbero implementare internamente per costi e complessità. Con Insaid, puoi accedere a soluzioni
tecnologiche all’avanguardia
che ti permetteranno di restare competitivo nel tuo settore. Affidarsi a Insaid per la digitalizzazione documentale significa compiere un passo importante verso una maggiore efficienza e sicurezza

Con una solida base digitale, la tua azienda sarà meglio preparata per affrontare le sfide tecnologiche del futuro, mantenendo al contempo un alto livello di gestione operativa. Se pensi che sia arrivato il momento di digitalizzare tutto il tuo archivio documentale e desideri un progetto personalizzabile, non esitare a contattarci. I nostri consulenti sono a tua disposizione per comprendere le tue esigenze organizzative e proporti un progetto su misura. Compila il form qui sotto per iniziare a trasformare la gestione del tuo archivio oggi stesso!