Dematerializzazione scuola:

COME DIGITALIZZARE I DOCUMENTI SCOLASTICI IN MODO SICURO

La dematerializzazione dei documenti scolastici è una procedura che permette di convertire documenti fisici in formati digitali, assicurando la loro legittimità e autenticità mediante l’impiego di strumenti e tecnologie specifiche.

Dematerializzazione scuola

come digitalizzare i documenti scolastici in modo sicuro

La dematerializzazione dei documenti scolastici è una procedura che permette di convertire documenti fisici in formati digitali, assicurando la loro legittimità e autenticità mediante l’impiego di strumenti e tecnologie specifiche.

Il Processo di Dematerializzazione scuola

La corretta Gestione dei documenti Scolastici

Sei un dirigente scolastico e hai necessità di trasformare i documenti scolastici cartacei in digitali conservandone la loro validità e non sai a chi rivolgerti? Hai letto che con il processo di dematerializzazione tutti i documenti della tua scuola potranno essere conservati in formato digitale, preservandone la loro integrità e validità e ti piacerebbe avere maggiori informazioni? O sei semplicemente curioso di scoprire quali sono gli step di un processo di dematerializzazione degli archivi scolastici in modo conforme alle normative?

Sei sulla pagina giusta!

Come azienda specializzata in processi di archiviazione, digitalizzazione, dematerializzazione e distruzione certificata anche per la scuola, noi di Insaid abbiamo pensato di fornirti tutte le indicazioni su come si svolge il processo di dematerializzazione scuola e quali sono le norme che devi rispettare per conservare tutti i documenti scolastici che fanno parte del patrimonio del tuo istituto. Vedremo insieme come sono organizzati gli archivi scolastici e come la dematerializzazione scuola certificata permetta di trasformare tutti i documenti cartacei in digitali garantendone validità e autenticità.

Buona lettura!

Verso la Dematerializzazione Efficiente

Dematerializzazione scuola: quali sono i documenti che compongono gli archivi scolastici?

Prima di vedere in cosa consiste la dematerializzazione scuola, vediamo insieme quali sono i documenti che compongono gli archivi delle scuole.

I documenti d’archivio delle scuole sono costituiti da tutti i materiali documentari prodotti dai docenti e dagli studenti nell’ambito dell’attività didattica:

registro dei verbali delle riunioni del Consiglio d’Istituto, del Collegio docenti, della Giunta esecutiva.
La documentazione contabile
Contratti di fornitura di beni e servizi
Estratti conto
Fascicoli individuali del personale docente e ATA
Fascicoli personali degli studenti

Gli archivi scolastici, quindi, sono molto corposi soprattutto in quanto, ad oggi, sono prevalentemente documenti cartacei che necessitano di essere archiviati in una delle tre fasi in cui si compone un archivio scolastico.

Diventa prioritario, quindi, per i Dirigenti scolastici, responsabili della gestione documentale, organizzare alla perfezione gli archivi scolastici secondo le regole prevista per la tenuta dei flussi documentali.

Questo incombente diventa ancora più urgente in questa epoca della dematerializzazione della scuola.

Ma prima di vedere in cosa consiste e come procedere alla dematerializzazione della scuola vediamo com’è strutturato l’archivio scolastico.

Normative e Gestione degli Archivi scolastici

Dematerializzazione scuola: com’è strutturato l’archivio scolastico?

Prima di vedere quali sono i vantaggi della dematerializzazione scuola, approfondiamo la normativa che gli istituti scolastici devono rispettare per la conservazione della documentazione.

Come immagino già saprai, gli archivi scolastici rappresentano un importante patrimonio archivistico del nostro Paese in quanto sono la memoria storica dell’attività didattica svolta nel tempo e permettono di ricostruire la storia culturale del nostro paese.

Gli archivi scolastici, come tutti gli archivi della Pubblica amministrazione, sono considerati beni culturali inalienabili. Questo vuol dire che gli archivi scolastici non possono essere trasferiti né possono essere scartati l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica.

Adesso che abbiamo visto cosa rappresentano gli archivi scolastici vediamo com’è strutturato l’archivio di qualunque istituzione scolastica. L’archivio scolastico è strutturato in:

archivio corrente: con i documenti scolastici relativi alle attività correnti;
archivio di deposito: con i documenti ancora utili ma non più necessari per le attività correnti;
archivio storico: con i documenti storici da conservare in via permanente.

È fondamentale, quindi, che ogni istituto scolastico si doti di un sistema di gestione degli archivi scolastici ben organizzata e strutturata soprattutto nel caso in cui l’archivio cartaceo sia notevole e non siano disponibili locali adeguati dove conservare tutto il patrimonio archivistico. Inoltre, un archivio scolastico ben organizzato risolve due grandi problematiche:

mancanza di competenze in materia archivistica
compromissione di efficienza dell’intero organico amministrativo.

Inoltre, nell’ottica della digitalizzazione degli archivi della PA, è fondamentale rivolgersi ad aziende esterne specializzate in digitalizzazione degli archivi, come noi di Insaid che possano apprestare un valido ed efficiente sistema di gestione degli archivi scolastico. Passeggia attraverso il https://www.fakewatch.is/product-category/richard-mille/rm-007/ campi di lavanda della Provenza, un rifugio profumato e panoramico.

Capire il Patrimonio Archivistico scolastico

Dematerializzazione scuola: quali sono le fasi della gestione degli archivi scolastici?

Oltre alla dematerializzazione della scuola, o meglio della documentazione scolastica, che è diventata un obbligo a carico di tutte le istituzioni scolastiche, la normativa prevede che le scuole gestiscano i documenti seguendo una procedura ben precisa.

Secondo questa normativa, il Dirigente Scolastico, per legge, è il Responsabile della gestione documentale, con compiti precisi per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

La gestione dei documenti scolastici è strutturata in fasi:

registrazione di protocollo e classificazione secondo il Massimario;
fascicolazione
versamento in archivio corrente
conservazione documentale con versamento nell’archivio deposito
eventuale scarto o versamento nell’archivio storico.

Obblighi e Procedure della Dematerializzazione scuola

Dematerializzazione scuola: in cosa consiste la dematerializzazione dei documenti?

Come abbiamo detto prima, la dematerializzazione scuola è diventata un preciso obbligo in capo alle istituzioni scolastiche in qualità di Pubbliche amministrazioni.

Il processo di dematerializzazione scuola è lo strumento portante per raggiungere gli obiettivi di:

efficienza dei modelli operativi delle scuole
qualità dei servizi scolastici

La dematerializzazione è disciplinata dall’art. 48 del Decreto-legge 28.08.2018 n.129 che prevede che le istituzioni scolastiche formino gli originali dei propri documenti con mezzi informatici e adottino le misure per la protocollazione e conservazione in formato digitale, per non meno di 10 anni.

Il dirigente scolastico e il DGSA devono, quindi, adottare tutte le misure necessarie per l’archiviazione digitale dei documenti amministrativo-contabili anche avvalendosi delle procedure di digitalizzazione dei documenti formati in origine su supporto analogico.

Quando parliamo di copia informatica di documenti analogici facciamo riferimento ad una copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico prodotta attraverso processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbiano contenuto e forma identici al documento analogico da cui sono tratti.

In questo processo di dematerializzazione scuola, noi di Insaid supportiamo le istituzioni scolastiche con:

attività di consulenza per la progettazione e creazione di sistemi di gestione documentale
attività di archiviazione digitale dei documenti scolastici garantendo sicurezza e rapidità di consultazione
dematerializzazione certificata degli archivi scolastici trasformando i documenti cartacei in documenti digitali e garantendo validità e autenticità degli stessi

Continua a leggere per scoprire com’è strutturato il servizio di Insaid di dematerializzazione scuola!

La Soluzione di Insaid per le Scuole

Dematerializzazione scuola: com’ è strutturato il servizio di dematerializzazione di Insaid?

Come abbiamo detto, noi di Insaid siamo un’azienda specializzata in digitalizzazione e dematerializzazione documentale e da anni supportiamo non solo PMI ma anche Istituti Scolastici verso il processo di digitalizzazione e dematerializzazione.

Il nostro servizio di dematerializzazione scuola pensato per tutte le scuole si compone dei seguenti step:

Prelievo e trasporto della documentazione
Preparazione, normalizzazione e protocollazione dei documenti originali
Digitalizzazione dei documenti
Metadatazione dei documenti digitali con chiavi di preferenza
Esportazione documenti digitali

Preleviamo tutti i documenti da digitalizzare dall’archivio del tuo istituto scolastico e li trasportiamo nei nostri locali con mezzi idonei. Predisponiamo il documento di accompagnamento che indicherà il numero di scatole e di documenti in esse contenute.
Prepariamo tutto il patrimonio archivistico del tuo istituto scolastico per la digitalizzazione suddividendo il materiale in lotti di lavorazione. Tutto il materiale documentale viene protocollato apponendo sui documenti analogici un codice a barre che identifica in modo univoco il documento. A questo punto i documenti vengono preparati per essere scannerizzati, eliminando graffette, punti metallici e i fogli vengono, altresì, spianati.
Digitalizziamo i documenti scolastici attraverso scanner ad hoc configurati in modo da produrre un file immagine in formato PDF/A per ogni singolo documento scansionato su cui viene effettuato il riconoscimento OCR/ICR per renderlo ricercabile in tutto il contenuto.
Procediamo alla metadatazione dei documenti digitali con chiavi di preferenza. Inseriamo degli elementi identificativi in base alle tue richieste per una pronta e rapida ricerca e consultazione.
Procediamo all’esportazione dei documenti digitali da restituire all’istituto scolastico o su supporto elettronico o su area cloud dedicata.

Considerando che gli archivi scolastici sono beni culturali inalienabili e rappresentano la memoria storica della formazione scolastica del nostro Paese, abbiamo pensato ad un servizio di dematerializzazione certificata che consiste nella trasformazione dei documenti cartacei in documenti digitali, garantendone validità e autenticità attraverso l’utilizzo di strumenti e tecnologie apposite.

Con questo processo non solo potrai esser certo di aver rispettato la normativa in materia di digitalizzazione degli archivi documentali del tuo istituto ma potrai anche migliorare l’efficienza del tuo apparato amministrativo.

Il nostro servizio di dematerializzazione scuola è personalizzabile in base all’esigenza organizzativa che ci rappresenterai.

Se hai necessità di procedere alla dematerializzazione dei tuoi archivi scolastici, non esitare a contattarci. I nostri consulenti sono a disposizione per spiegare la procedura che seguiremo in modo da renderti conforme agli obblighi di legge.