Servizio di archiviazione e digitalizzazione documentale
COME CALCOLARE IL RITORNO DELL’INVESTIMENTO PER IL TUO PROGETTO DI DIGITALIZZAZIONE
Servizio di archiviazione e digitalizzazione documentale
COME CALCOLARE IL RITORNO DELL’INVESTIMENTO PER IL TUO PROGETTO DI DIGITALIZZAZIONE
Sei titolare di un’azienda e ti stai chiedendo se la digitalizzazione dei documenti valga davvero l’investimento?
Hai sentito parlare dei benefici della digitalizzazione in termini di efficienza, risparmio e produttività, ma non sai come misurarli concretamente? Ti chiedi se i costi sostenuti porteranno un vantaggio reale al tuo business?
Prenditi qualche minuto per leggere questo articolo che noi di Insaid, azienda specializzata in servizi di digitalizzazione, archiviazione digitale e gestione documentale, ti spiegheremo passo dopo passo come calcolare il ritorno economico (ROI) della digitalizzazione.
Scoprirai quanto tempo, spazio e risorse puoi recuperare, e perché investire oggi in progetti di digitalizzazione dei tuoi documenti aziendali può cambiare davvero il modo in cui lavori.
Buona lettura!
Scopri cos'è il ritorno sull’investimento (ROI)
Perché misurare il ROI nella digitalizzazione è fondamentale
Nel processo di trasformazione digitale, valutare il ritorno economico di ogni iniziativa è essenziale per garantire investimenti sostenibili e scelte strategiche efficaci. La digitalizzazione documentale non fa eccezione: non si tratta solo di un miglioramento tecnologico, ma di un’opportunità concreta per risparmiare tempo, ridurre i costi e aumentare la produttività.
Vediamo come misurare in modo preciso ed efficace il ROI (Return on Investment) della digitalizzazione.
Cos’è il ROI nella digitalizzazione documentale
Misurare il ROI significa quantificare i benefici ottenuti rispetto all’investimento sostenuto. Applicato alla gestione documentale, il ROI aiuta le aziende a comprendere quanto stanno realmente guadagnando in termini di:
- Riduzione dei costi operativi
- Ottimizzazione degli spazi
- Efficienza nei processi
- Maggiore continuità operativa
Formula base
Il ROI si calcola dividendo l’utile netto ottenuto dall’investimento per il costo dell’investimento stesso. Il tutto viene moltiplicato per 100 per ottenere una percentuale.
La formula del ROI è: [Utile netto – Capitale investito / Capitale investito] x 100.
Un valore positivo indica che l’investimento sta generando valore reale per l’organizzazione.
i benefici tangibili della digitalizzazione
I vantaggi concreti: tempo, spazio e produttività
Risparmio di tempo: il primo indicatore di efficienza
Uno dei vantaggi più immediati della digitalizzazione è la velocità di accesso ai documenti. La ricerca manuale negli archivi cartacei può richiedere ore ogni settimana per ogni dipendente.
Esempio reale:
- Prima: 10 minuti per cercare un documento
- Dopo: 30 secondi con ricerca indicizzata
- Risparmio medio: oltre 16 ore/uomo al mese per ogni impiegato amministrativo
Quando applicato su scala aziendale, questo risparmio si traduce in decine di migliaia di euro all’anno.
Spazio fisico liberato: un costo nascosto spesso sottovalutato
Archiviare documenti cartacei richiede ambienti dedicati, attrezzature, sicurezza e manutenzione. La digitalizzazione consente di eliminare interi archivi fisici.
Costo medio di uno spazio archivio:
- Affitto: 150€/mq/anno
- Manutenzione e sicurezza: 25% aggiuntivi
- Totale: oltre 3.000€/anno per una stanza da 20 m²
Lo spazio liberato può essere riassegnato ad attività produttive, coworking, aree clienti o eliminato per ridurre i costi fissi.
Incremento della produttività: lavorare meglio, non solo di più
Con documenti digitali, workflow automatizzati e strumenti integrati (firma digitale, notifiche, accesso remoto), i processi diventano più fluidi e reattivi.
Vantaggi misurabili:
- +25% di pratiche gestite a parità di risorse
- Errori manuali ridotti del 60%
- Tempi di approvazione ridotti da giorni a ore
Tutto questo si riflette in una migliore customer experience e in una gestione interna più agile.
ROI digitale: un investimento che si ripaga in meno di 24 mesi
Grazie al risparmio combinato su tempi, spazio e produttività, la digitalizzazione documentale genera un ritorno netto sull’investimento in meno di 24 mesi nella maggior parte dei casi.
In particolare:
- PMI: rientro in 12–18 mesi
- Grandi aziende: ritorno già nei primi 6–12 mesi grazie all’alto volume di documenti
- Enti pubblici: riduzione del 70% dei tempi di protocollazione e accesso da remoto garantito.
Quando si rientra dell’investimento e come Insaid può aiutarti
Grazie all’esperienza maturata nella gestione documentale, Insaid offre supporto personalizzato per misurare e migliorare il ROI digitale:
- Analisi gratuita dei processi attuali.
- Simulazioni di risparmio su misura (tempi, costi, spazi).
- Strumenti di monitoraggio con KPI mensili.
- Report comparativi prima/dopo digitalizzazione.
Ogni giorno perso nei vecchi archivi è una risorsa sprecata. Con Insaid puoi trasformare la digitalizzazione in un vantaggio competitivo concreto.
Contattaci ora per ricevere la tua analisi personalizzata del ritorno sull’investimento documentale. Misura, migliora e digitalizza in sicurezza.
