La digitalizzazione delle cartelle cliniche offre molteplici vantaggi: gestione più efficiente e sicura dei documenti sanitari e un servizio di qualità per l’utenza. Scopri il servizio di digitalizzazione studiato da Insaid per Ospedali e strutture mediche private!
Continue reading3 motivi per archiviare digitalmente i documenti della tua azienda: i vantaggi dell’archiviazione digitale
I vantaggi dell’archiviazione digitale dei documenti sono molteplci: risparmio di tempo, risorse e sicurezza delle informazioni. Scopri il servizio di archiviazione digitale documenti proposto da Insaid.
Continue readingTutti i vantaggi della digitalizzazione: soluzioni personalizzate per ogni esigenza aziendale
Tutti i vantaggi della digitalizzazione documentale:
soluzioni personalizzate per ogni esigenza aziendale
Tutti i vantaggi della digitalizzazione documentale:
soluzioni personalizzate per ogni esigenza aziendale
La tua azienda ha necessità di diventare più competitiva sul mercato e stai pensando di cominciare a digitalizzare alcuni processi tra i quali la digitalizzazione documentale per ottimizzare i tempi di lavorazione ma vorresti qualche informazione in più? Hai letto che esistono diverse soluzioni personalizzate per poter sfruttare al meglio tutti i vantaggi della digitalizzazionedocumentale e ti piacerebbe capire a chi rivolgerti? O sei semplicemente curioso di scoprire come l’introduzione della digitalizzazione documentale all’interno delle attività possa migliorare il lavoro e quali sono i vantaggi nel lungo periodo?
Sei sulla pagina giusta!
Prenditi qualche minuto per leggere questo articolo che noi di Insaid, specializzati in processi di digitalizzazione documentale, abbiamo preparato per aiutarti a scegliere uno dei processi di innovazione aziendale necessari a rendere la tua azienda più efficiente e produttiva e raggiungere obiettivi di business sempre più alti.
Scoprirai che attraverso le diverse procedure di dematerializzazione, archiviazione fisica e digitale, conservazione e distruzione documentale a norma di legge, potrai ottimizzare i processi aziendali e stare al passo con i tuoi competitor. Continua a leggere per scoprire tutti i vantaggi della digitalizzazione e delle varie soluzioni personalizzate.
Buona lettura!
Digitalizzazione: di cosa stiamo parlando?
Prima di avventurarci nel complesso e affascinante mondo della digitalizzazione documentale, cerchiamo di capire insieme cosa si intende per digitalizzazione.
Molto spesso questo termine “digitalizzazione” viene semplicisticamente confuso con la mera introduzione della tecnologia nel lavoro, ma è qualcosa di diverso, è molto di più!
Digitalizzare un’azienda significa introdurre nei processi aziendali, supporti e strumenti tecnologici e innovativi volti a semplificare ed ottimizzare il lavoro. Con la digitalizzazione anche l’attività dei dipendenti è destinata a migliorare e a diventare più efficiente e più rapida in quanto, l’introduzione di macchine e algoritmi nelle attività lavorative meccaniche e ripetitive e l’introduzione del processo di digitalizzazione documentale potranno rendere il dipendente partecipe e protagonista della crescita aziendale.
In questo senso, per poter spiegare al meglio tutti i vantaggi della digitalizzazione documentale come step del ben più ampio processo di digitalizzazione aziendale è necessario che vi sia una profonda trasformazione culturale e metodologica nel modo stesso di pensare al lavoro, protesa a sfruttare al meglio tutti i vantaggi che la digitalizzazione può portare.
Grazie al contributo di aziende come noi di Insaid che ci occupiamo da tempo di individuare soluzioni di digitalizzazione documentale personalizzate in base alle esigenze dei nostri clienti, potrai scegliere le soluzioni tecnologie che ti consentano di migliorare il tuo business e il tuo lavoro quotidiano.
Ogni progetto di digitalizzazione che comprende la digitalizzazione documentale è volto sostanzialmente a raggiungere obiettivi ben precisi:
- Ridurre costi e sprechi di carta
- Risparmiare spazio
- Garantire la sicurezza nel tempo nella gestione dei documenti
- Accelerare la consultazione
Soluzioni di digitalizzazione documentale attraverso un percorso studiato e personalizzato
Ora che abbiamo compreso cosa si intende per digitalizzazione aziendale, quale importanza riveste la digitalizzazione documentale in questo processo di trasformazione e a quali bisogni risponde, proviamo a capire quali sono le soluzioni di digitalizzazione documentale, tra le quali potrete scegliere.
In realtà ogni azienda ha delle proprie necessità che non sono standardizzabili. Per questo motivo noi di Insaid che da anni ci occupiamo di soluzioni di digitalizzazione documentale, elaboriamo un progetto di digitalizzazione documentale dopo aver ascoltato e valutato il bisogno dell’azienda o del professionista o dell’ente pubblico.
Cerchiamo di capire quali sono le necessità concrete che ci rappresentano nella gestione del lavoro giornaliero, ad esempio, se hanno bisogno di una consultazione rapida o se necessitano di una catalogazione personalizzata di grosse quantità di dati. In base alle esigenze aziendali e di lavoro, noi di Insaid prepariamo il progetto di digitalizzazione documentale personalizzato, prevedendo anche di combinare tra loro più servizi in modo da garantire tutti i vantaggi che la digitalizzazione documentale offre.
Come vedi, non esiste un unico progetto di digitalizzazione documentale standardizzato e uguale per tutti. Il progetto di digitalizzazione documentale va elaborato tenendo conto della struttura aziendale che si sta analizzando e delle necessità contingenti.
Adesso vediamo quali sono gli step della digitalizzazione documentale che noi di Insaid proponiamo ai nostri clienti.
Continua a leggere per saperne di più!
Gli step della digitalizzazione documentale con Insaid
Come abbiamo visto nel paragrafo precedente, per impostare un corretto progetto di digitalizzazione documentale è fondamentale avvalersi di partner specializzati e competenti come noi di Insaid. La componente della consulenza specialistica che noi di Insaid proponiamo, ti permette di sviluppare il tuo percorso di digitalizzazione documentale verificando il costo e l’impatto sull’organizzazione.
Una volta che avremo compreso il tuo bisogno, procediamo con gli step fondamentale del progetto di digitalizzazione documentale:
- Ritiro dei tuoi documenti organizzando un servizio logistico per il ritiro e la consegna;
- Preparazione dei documenti tramite la normalizzazione (eliminando graffette, buste, elastici etc…)
- Scansione dei documenti con l’utilizzo di scanner ad alta risoluzione e di ultima generazione
- Indicizzazione dei documenti tramite parole chiavi di ricerca concordate con il cliente
- Versamento dei documenti digitalizzati con modalità concordate con cliente (su pc e/o gestionale del cliente, su supporto esterno oppure sulla nostra piattaforma web)
- Archiviazione e stoccaggio dei documenti originali a norma di legge
- Distruzione certificata di documenti contenenti dati sensibili
Questo tipo di progetto di archiviazione documentale consente di semplificare le attività degli uffici, offrendo la possibilità anche ai dipendenti di accedere in tempi rapidi senza sprechi di tempo e di carta.
Peraltro, un altro vantaggio che il processo di archiviazione documentale che noi di Insaid offriamo è quello di ridurre il rischio di smarrimento o danneggiamento dei documenti, garantendo la sicurezza degli stessi.
In base alla nostra esperienza e alle richieste che i clienti ci rappresentano quando valutiamo insieme un progetto di digitalizzazione documentale, questi sono le principali richieste che ci formulano:
- Efficienza
- Risparmio sui costi
- Competitività
Vediamoli nel dettaglio.
Per quanto concerne l’efficienza, attraverso il processo di digitalizzazione documentale le risorse aziendali diventano più produttive in quanto risparmiano tempo per accedere ai documenti o alle pratiche archiviate.
La digitalizzazione degli archivi, ad esempio, rende più efficienti i processi di gestione e ricerca documentale. Inoltre, l’eliminazione di copie cartacee in favore della dematerializzazione permette di essere più rapidi e precisi nella ricerca dei documenti di cui hai bisogno.
Con la digitalizzazione documentale, protrai anche ridurre i costi legati all’acquisto di carta e accessori così come anche degli spazi fisici ove conservarli a norma di legge e proteggerli da intrusioni illecite. E questa è un’esigenza che non solo ci rappresentano le aziente del settore commerciale ma anche le pubbliche amministrazioni che si sono negli anni avvalse dei nostri servizi specialistici.
La digitalizzazione documentale, inoltre, ti permette di essere più competitivo in quanto attraverso tali procedure potrai velocizzare l’elaborazione delle pratiche grazie alla possibilità di accedere in tempi rapidi ed immediati ai tuoi documenti.
La rapidità di evasione delle richieste dei clienti o degli utenti nel caso di una pubblica amministrazione ti consentirà di acquisire la loro fiducia, accrescendo la tua affidabilità e la tua reputazione.
Un altro vantaggio della digitalizzazione dei processi è la maggiore competitività della tua azienda in quanto l’introduzione di soluzioni tecnologiche performanti, che riducono il cosiddetto time to market, ti permettono di rispondere velocemente ai cambiamenti del mercato e alle richieste dei clienti.
Per questo motivo Insaid ti guida nel tuo personale processo di digitalizzazione documentale che rappresenta un passo decisivo verso la modernizzazione e semplificazione dei processi necessari a migliorare e rendere la tua azienda o l’ente che rappresenti, più efficiente, affidabile e credibile.
Se desideri scoprire quali sono i vantaggi della digitalizzazione documentale adatti alla tua realtà aziendale e lavorativa, contattaci per una consulenza e per valutare insieme la soluzione di digitalizzazione che meglio risponda alle tue esigenze.
Come risparmiare tempo e spazio con l’archiviazione dei documenti: tutti i consigli per organizzare al meglio la gestione documentale della tua attività
Come risparmiare tempo e spazio con l’ archiviazione dei documenti
tutti i consigli per organizzare al meglio la gestione documentale della tua attività
Come risparmiare tempo e spazio con l’archiviazione dei documenti
tutti i consigli per organizzare al meglio l’attività del tuo studio
I documenti cartacei del tuo studio stanno diventando eccessivamente voluminosi e fai fatica a recuperare in tempi rapidi quelli che ti occorrono e non sai come risolvere il problema? Pensi che sia arrivato il momento di procedere all’archiviazione dei documenti in modo efficiente e produttivo per evitare inutili perdite di tempo che ricadono negativamente sulla tua attività e vorresti qualche consiglio? O sei semplicemente curioso di sapere qual è la differenza tra l’ archiviazione documenti digitale e laconservazione sostitutiva digitale per capire quale processo risponde alle esigenze di reperimento e conservazione dei tuoi documenti aziendali?
Ecco la risposta ai tuoi quesiti!
Mettiti comodo e leggi questo articolo che noi di Insaid, specializzati in realizzazione di soluzioni di archiviazione documenti in tutti i loro formati, sia cartacei che digitali, abbiamo preparato per fornirti tutte le informazioni più utili per guadagnare spazio nel tuo studio.
Scoprirai che attraverso l’archiviazione digitale dei tuoi documenti cartacei potrai trasferire tutta la tua documentazione cartacea su dispositivi elettronici, semplificando i processi di ricerca attraverso parole chiave che ti facilitano il lavoro e consultare i tuoi documenti da qualsiasi dispositivo.
Buona lettura!
Archiviazione documenti o conservazione sostituiva digitale? facciamo chiarezza
Molto spesso archiviazione documenti digitale e conservazione sostitutiva digitale dei documenti vengono utilizzati come sinonimi. In realtà sono due diverse procedure di digitalizzazione che assolvono a funzioni differenti.
Quando parliamo di archiviazione documenti in formato elettronico intendiamo riferirci al processo di trasformazione del documento analogico (cartaceo) in un file digitale reperibile su un pc o un supporto esterno, maladattati e indicizzati da rendere agevole il loro reperimento.
Se ci pensi è un’attività molto utile per evitare mole di documenti cartacei ingombranti e poco pratici che tendono ad accumularsi in ufficio.
La conservazione sostitutiva dei documenti invece, rientra in un processo di gestione documentale più complesso perché, secondo il codice dell’Amministrazione digitale subentra dopo l’archiviazione digitale e mira alla conservazione nel tempo delle informazioni, con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale. In genere questo processo è più adatto ad archivi di deposito.
In questo articolo ci occuperemo dell’archiviazione dei documenti in formato digitale in quanto ci rendiamo conto che rappresenta un’esigenza molto frequente in tutti coloro che hanno aziende e studi professionali e necessitano di una facile organizzazione dei file e di un immediato reperimento senza dover ricorrere ad archivi fisici documentali.
Con l’archiviazione dei documenti digitale potrai ridurre quindi anche l’impatto ambientale evitando di stampare inutile carta.
Ciò che è importante che tu sappia è che sebbene la trasformazione di un documento analogico, e quindi cartaceo, in un documento digitale possa sembrare un’operazione banale in realtà richiede un progetto strutturato che tenga conto dell’attività dell’azienda e dell’utilizzo di strumenti professionali per garantire l’integrità e l’autenticità delle informazioni che verranno elaborate.
Tuttavia, è importante organizzare al meglio questi archivi digitali al fine di sfruttare tutte le potenzialità. In questo noi di Insaid, da anni supportiamo aziende e studi con un servizio strutturato che si sviluppa in 5 step:
- preparazione dei documenti per l’acquisizione ottica,
- scannerizzazione in alta qualità attraverso scanner in grado di acquisire ogni tipologia di genere e formato dei tuoi documenti (contratti, bilanci, fascicoli, planimetrie, fotografie, scontrini, libri etc..)
- versamento su diversi supporti (gestionale del cliente, supporti fisici, cloud e/o nostra piattaforma web), agevolandoti nella consultazione con semplici parole chiave o, in alternativa, avvio del processo di conservazione sostitutiva
- ricomposizione e stoccaggio in depositi adibiti a norma di legge per i documenti da conservare per obblighi di legge;
- distruzione certificata per i documenti con dati sensibili non più utili alla conservazione fisica.
Con questa metodologia che noi di Insaid abbiamo collaudato efficacemente, potrai:
- guadagnare spazio
- accedere da qualunque dispositivo ai tuoi documenti
- ridurre i tempi di ricerca
Inoltre con il nostro servizio di archiviazione documenti potrai avere una maggiore sicurezza degli accessi e del controllo delle attività sui documenti archiviati, riducendo il rischio di eventuali errori umani.
Archiviazione documenti: i consigli su come organizzare al meglio il tuo spazio digitale
Come ti abbiamo sopra accennato, la creazione di un archivio documenti digitale ti permette una migliore reperibilità e organizzazione delle informazioni. È quindi fondamentale archiviare in modo pratico i tuoi documenti.
In questa operazione noi di Insaid forniamo tutta la nostra esperienza per la creazione di archivi digitali di tutto il tuo patrimonio documentale, partendo dalla copia cartacea, sia di archivi di deposito che di archivi correnti.
In cosa consiste il nostro supporto nella creazione di tali archivi?
Innanzitutto, procediamo alla normalizzazione dei documenti. Questa è una fase di preparazione dei documenti cartacei prima della scansione. Con la normalizzazione dei documenti, fase imprescindibile dell’archiviazione documenti, si ottimizza la qualità e la leggibilità dei documenti digitalizzati e comprende:
- rimozione delle graffette e delle clip
- rimozione dei graffi, pieghe o altri danni fisici
- pulizia dai documenti che potrebbero interferire con la scansione o danneggiare la macchina.
- supporti fisici
- gestionali già in utilizzo della tua azienda
- supporti cloud
- nostra piattaforma web