Documenti scaduti in archivio?
ecco le 5 verifiche da fare prima di eliminarli
Documenti scaduti in archivio?
ecco le 5 verifiche da fare prima di eliminarli
Hai trovato documenti scaduti nel tuo archivio e stai pensando di eliminarli? Fermati un momento: un documento non può essere eliminato solo perché è vecchio.
È una situazione comune in tutte le organizzazioni che gestiscono grandi archivi cartacei. La tentazione di liberare spazio è comprensibile, ma eliminare dei documenti senza le dovute verifiche può creare problemi amministrativi, fiscali e legati alla protezione dei dati personali.
Prima di decidere quali siano i documenti da eliminare, fai queste 5 verifiche. Ti aiuteranno a capire se puoi davvero procedere allo scarto documentale ed evitare gli errori più comuni.
Indice
- 1. Non partire dalla data del documento
- 2. Conservare tutto "per sicurezza" non è sempre la scelta migliore
- 3. Hai digitalizzato i documenti? Non significa che gli originali possano essere distrutti
- 4. Sai davvero cosa contiene il tuo archivio cartaceo?
- 5. Distruggere documenti cartacei non significa eliminare i dati
1. non partire dalla data del documento
Molti pensano che un documento del 2015, ad esempio, possa essere eliminato semplicemente perché ha ormai dieci anni. È uno degli errori che vediamo più spesso negli archivi: due pratiche aperte nello stesso anno possono avere date di eliminazione completamente diverse.
Basarsi solo sull’anno riportato sul faldone può portare a eliminare documenti che devono ancora essere conservati. La data riportata sul documento non coincide sempre con l’inizio del periodo di conservazione.
In molti casi, i termini di conservazione decorrono dalla chiusura di una pratica, dalla conclusione di un contratto, dalla cessazione di un rapporto di lavoro o da un altro evento previsto dalla normativa. Questo significa che due fascicoli creati nello stesso anno potrebbero dover essere conservati per periodi completamente diversi.
Prima verifica: sai da quale momento decorrono i tempi di conservazione per quella specifica tipologia documentale?
2. Conservare tutto "per sicurezza" non è sempre la scelta migliore
Quando non si è certi di poter eliminare un documento, la soluzione più comune è lasciarlo in archivio ma non sempre si rivela la scelta corretta.
Il GDPR introduce, infatti, il principio di limitazione della conservazione, secondo cui i dati personali devono essere conservati solo per il tempo necessario rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti. In pratica, mantenere documenti contenenti dati personali senza un motivo giuridico può rappresentare un problema tanto quanto eliminarli troppo presto. Il rischio è di incorrere in sanzioni per violazione della normativa.
Oltre agli aspetti normativi, un archivio che continua a crescere senza criteri comporta costi maggiori, occupa spazio e rende sempre più difficile recuperare rapidamente le informazioni davvero utili.
Seconda verifica: stai conservando i documenti perché sei obbligato a farlo o perché nessuno ha mai verificato se possano essere eliminati?
3. Hai digitalizzato i documenti? Non significa che gli originali possano essere distrutti
Molte organizzazioni, dopo aver scannerizzato un archivio, pensano di poter eliminare automaticamente gli originali cartacei. In realtà non è sempre così.
La possibilità di distruggere il cartaceo dipende da diversi fattori, tra cui il tipo di documento, il valore giuridico dell’originale e il processo con cui è stata effettuata la digitalizzazione. In alcuni casi la copia digitale è sufficiente, in altri l’originale deve continuare a essere conservato.
Per questo motivo, è sempre opportuno verificare la natura dei documenti prima di programmare qualsiasi attività di scarto.
Terza verifica: i documenti che vuoi eliminare sono semplici copie di lavoro oppure originali che producono effetti giuridici?
4. Sai davvero cosa contiene il tuo archivio cartaceo?
Negli archivi è frequente trovare faldoni “ibridi”, cioè contenitori che negli anni hanno raccolto copie, originali e pratiche diverse. È uno dei motivi per cui lo scarto non dovrebbe mai basarsi esclusivamente sull’etichetta esterna.
Eliminare un intero scatolone senza averne verificato il contenuto può portare alla distruzione accidentale di documenti importanti.
Per questo motivo, prima di pianificare lo scarto documentale, è utile verificare che esista un elenco aggiornato della documentazione presente in archivio, con l’indicazione della tipologia dei documenti presenti e dei relativi tempi di conservazione.
Quarta verifica: hai una mappa aggiornata del tuo archivio oppure ti stai basando solo sulle etichette dei faldoni?
5. Distruggere documenti cartacei non significa eliminare i dati
Una volta deciso che un documento può essere distrutto, resta un ultimo aspetto spesso sottovalutato.
Se abbiamo documenti con dati personali, informazioni fiscali, dati sanitari o altri elementi riservati, il problema non è eliminare il foglio di carta, ma fare in modo che le informazioni non possano più essere recuperate.
Per questo motivo la semplice distruzione dei documenti cartacei non rappresenta una soluzione adeguata. È importante poter dimostrare che l’intero processo di distruzione sia avvenuto in modo sicuro e tracciabile.
Ultima verifica: se domani ricevessi un controllo, potresti dimostrare che quei dati sono stati distrutti in modo conforme alla normativa?
La checklist da usare prima di prendere qualsiasi decisione
Prima di eliminare documenti cartacei, verifica che:
- Il periodo di conservazione sia realmente terminato
- Il termine decorra dalla data corretta e non semplicemente dall'anno riportato sul documento
- Non siano presenti contenziosi, verifiche o procedimenti ancora aperti
- Gli originali possano effettivamente essere eliminati anche se sono stati digitalizzati
- Il contenuto dei faldoni sia stato mappato
- La distruzione avvenga con modalità adeguate alla riservatezza delle informazioni e conformemente alla normativa.
Capire quando un documento può essere eliminato è solo il primo passo. Nei prossimi articoli approfondiremo altri aspetti come i tempi di conservazione, la distruzione dei documenti riservati e gli errori più comuni da evitare durante le operazioni di scarto.
No. Un documento non può essere eliminato solo in base alla sua età. Prima è necessario verificare quando decorrono i tempi di conservazione previsti dalla normativa.
Non sempre. Dipende dalla tipologia, dal valore giuridico del documento e dal processo di digitalizzazione adottato. In alcuni casi l’originale deve continuare a essere conservato.
Quando l’archivio è molto esteso o comprende documentazione di diversa natura, è consigliabile effettuare una verifica archivistica prima di pianificare lo scarto documentale.
Se hai bisogno di fare chiarezza e pianificare la distruzione della documentazione, possiamo aiutarti a valutare la situazione e a individuare il percorso più adatto nel rispetto della normativa. Compila il form qui sotto con la tua richiesta.
