Checklist dell’estate
È il momento di archiviare, scansionare o eliminare?
Checklist dell’estate
È il momento di archiviare, scansionare o eliminare?
L’estate è spesso il periodo ideale per prendersi una pausa, riorganizzare le idee… e anche i documenti. Con un ritmo più rilassato e meno urgenze quotidiane, è il momento perfetto per chiedersi: sto gestendo bene il mio archivio documentale?
Hai mai pensato a quanti documenti conservi che non servono più? Oppure ti sei trovato a cercare per ore un file importante senza riuscire a trovarlo? Ti sei chiesto se un documento debba essere conservato, digitalizzato o eliminato?
In questo articolo vedremo come usare l’estate per rimettere ordine nei tuoi archivi, migliorare la gestione documentale e liberare spazio fisico e digitale, grazie a una semplice ma efficace checklist in tre passaggi: archiviare, scansionare o eliminare.
Prenditi qualche minuto per leggere i nostri consigli: noi di Insaid, specializzati in digitalizzazione e gestione documentale, ti offriamo una guida chiara per prendere decisioni corrette e strategiche sui tuoi documenti.
Buona lettura!
vantaggi e consigli
Perché riorganizzare i documenti in estate
Durante l’anno, la gestione documentale viene spesso messa in secondo piano: si archivia in fretta, si rimanda la digitalizzazione e si accumulano file non più utili. L’estate, invece, rappresenta un’opportunità strategica per rimettere ordine.
Una buona organizzazione documentale consente di:
- Migliorare l’efficienza operativa
- Ridurre i tempi di ricerca delle informazioni
- Ottimizzare lo spazio fisico e digitale
- Aumentare il livello di sicurezza e la conformità normativa
Con una semplice checklist, è possibile avviare una revisione efficace dei propri archivi, distinguendo con chiarezza cosa va archiviato, scansionato o eliminato.
Archiviare
quando è necessario conservare
Non tutti i documenti possono essere eliminati o digitalizzati senza valutazioni specifiche. Alcuni materiali devono essere conservati per obblighi legali, fiscali o contrattuali, e vanno quindi archiviati con attenzione.
Quando conservare in formato cartaceo:
- Documenti obbligatori per legge (come scritture contabili, bilanci, registri IVA)
- Contratti con firma autografa non ancora digitalizzati a norma
- Documentazione legale, notarile o giudiziaria
Quando conservare in formato digitale:
- File con valore amministrativo o storico da consultare nel tempo
- Documenti operativi che non richiedono l’originale, ma che devono restare tracciabili
- Materiali che potrebbero essere oggetto di audit o controlli futuri
Consiglio tecnico: assicurati che l’archiviazione digitale sia gestita tramite piattaforme di conservazione sostitutiva a norma, per garantirne la validità legale e la disponibilità nel tempo.
Scansionare
quando è il momento di digitalizzare
La digitalizzazione dei documenti non è solo una questione di comodità, ma rappresenta una leva strategica per la produttività e la sostenibilità. Convertire gli archivi cartacei in formato digitale consente un accesso più veloce, una maggiore sicurezza e una significativa riduzione dei costi di gestione.
Quando digitalizzare:
- Documenti utili all’operatività quotidiana
- Materiali condivisi tra più reparti o consultati da remoto
- Archivi storici da valorizzare, proteggendoli dal deterioramento
Come digitalizzare in modo efficace:
- Utilizza scanner ad alta risoluzione (almeno 300 dpi) e salvataggio in formato PDF/A
- Applica l’indicizzazione OCR per rendere i file ricercabili in modo semplice
- Organizza le cartelle digitali secondo una logica coerente e condivisa
Affidandoti a Insaid, puoi contare su un processo certificato, dalla preparazione dei documenti fino alla loro conservazione digitale a norma.
Eliminare
quando è sicuro e consigliato scartare
Eliminare i documenti non più utili è un passo necessario per liberare spazio, migliorare l’efficienza e ridurre i rischi legati alla protezione delle informazioni. Tuttavia, questo processo deve essere consapevole, documentato e conforme alle normative.
Cosa può essere eliminato:
- Duplicati, bozze e versioni obsolete di documenti già archiviati
- File temporanei o privi di valore amministrativo
- Documentazione per la quale non esistono obblighi di conservazione
Come eliminare in sicurezza:
- Distruzione fisica certificata per i documenti cartacei
- Cancellazione sicura dei file digitali con software di data wiping e politiche DLP
Integrare l’eliminazione controllata nella propria strategia documentale contribuisce a una gestione più snella, efficace e conforme.
Gestione documentale intelligente
I vantaggi di una gestione documentale efficiente
Classificare correttamente ciò che va archiviato, digitalizzato o eliminato porta benefici concreti a livello organizzativo:
- Maggiore rapidità nella ricerca e gestione dei documenti
- Riduzione dei costi legati allo spazio fisico e alle infrastrutture IT
- Miglioramento della sicurezza dei dati e della compliance normativa
Investire tempo nella riorganizzazione documentale oggi significa costruire una struttura più agile, reattiva e sicura per il futuro.
Hai bisogno di supporto? Contattaci
Noi di Insaid possiamo affiancarti in ogni fase della gestione documentale:
- Analisi dell’archivio e valutazione del materiale esistente
- Progettazione di un piano di digitalizzazione personalizzato
- Archiviazione e conservazione documentale a norma
- Implementazione di sistemi sicuri, scalabili e conformi
Compila il form qui sotto per richiedere una consulenza gratuita. I nostri esperti sono a tua disposizione per aiutarti a scegliere, con metodo e competenza, tra archiviare, scansionare o eliminare.
