IL CASO DELL’ISTITUTO IDROGRAFICO DELLA MARINA MILITARE DI GENOVA
Servizi di Archiviazione Digitale e Data Entry per la Pubblica Amministrazione
Descrizione Cliente
Istituto Idrografico della Marina Militare di Genova
L’Istituto Idrografico è l’ente cartografico dello Stato italiano per il mare, con sede a Genova. Dipendente dalla Marina Militare, si occupa della produzione e dell’aggiornamento della documentazione nautica ufficiale – come carte nautiche, pubblicazioni e documentazione tecnica – necessaria per la sicurezza della navigazione. L’Istituto è riconosciuto per il suo patrimonio informativo storico e per il ruolo strategico svolto a supporto della Difesa e della comunità marittima internazionale.
Descrizione Bisogno
Supporto Specializzato per l’Archiviazione e la Gestione Digitale della Documentazione Nautica
L’Istituto si è trovato nella necessità di fronteggiare carenze strutturali di personale nel Reparto Rilievi e Produzione, a fronte di un crescente fabbisogno di aggiornamento e conservazione della documentazione nautica, sia in formato digitale che cartaceo.
L’obiettivo era garantire continuità ai servizi pubblici istituzionali mediante l’acquisizione di un supporto professionale esterno per attività quali:
- Archiviazione e catalogazione dei documenti,
- Inserimento dati nei sistemi digitali,
- Compilazione di schede descrittive,
- Digitalizzazione di carte nautiche e pubblicazioni,
- Aggiornamento editoriale delle basi dati.
Tutto questo mantenendo elevati standard di precisione, sicurezza e coerenza normativa, in un contesto in cui la documentazione trattata può avere valore legale e storico.
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Progetto elaborato da Insaid
Servizio di Data Entry e Digitalizzazione in Outsourcing per la Gestione della Documentazione Nautica
Per soddisfare le esigenze dell’Istituto Idrografico, Insaid ha attivato un servizio altamente specializzato di data entry e digitalizzazione, basato su personale qualificato con esperienza nella gestione della documentazione nautica ufficiale dello Stato e familiarità con software come “D-Kart” e l’intero pacchetto Microsoft Office.
Le attività svolte includono:
- Archiviazione digitale strutturata e coerente con le normative archivistiche;
- Compilazione e aggiornamento delle schede descrittive e delle banche dati nautiche;
- Digitalizzazione delle carte nautiche storiche e recenti, garantendo la conservazione conforme agli standard di Stato;
- Supporto diretto alle sezioni documentali interne nella preparazione e gestione delle pratiche, comprese consulenze tecniche per enti esterni e attività di trasparenza amministrativa;
- Monitoraggio continuo della qualità del servizio attraverso un referente dedicato.
Inoltre, il progetto ha incluso un periodo di addestramento selettivo di 5 giorni per il personale, direttamente presso la sede dell’Istituto, garantendo un’integrazione efficace con i flussi di lavoro preesistenti.