Analisi dettagliata dei costi, vantaggi e soluzioni per aziende e professionisti
Quanto costa il servizio di archiviazione documenti?
Analisi dettagliata dei costi, vantaggi e soluzioni per aziende e professionisti
Quanto costa il servizio di archiviazione documenti?
Hai un archivio cartaceo aziendale che cresce senza controllo? Sei un imprenditore, responsabile amministrativo o IT manager in Piemonte e vuoi trovare una soluzione efficiente per gestire i tuoi documenti? Vuoi conoscere i costi reali dell’archiviazione documentale in outsourcing e i servizi associati?
Noi di Insaid, azienda con sede a Torino, siamo specializzati in servizi di archiviazione fisica e digitalizzazione documentale in outsourcing su tutto il territorio nazionale, in questo articolo approfondiremo i costi dell’archiviazione documentale fisica, spiegando i diversi modelli di prezzo (a scatola o a metro lineare), i fattori che incidono sul costo e i servizi avanzati offerti dalle aziende specializzate a Torino e in Piemonte.
Buona lettura!
Scopri come funzionano i prezzi, cosa includono e cosa valutare prima di decidere
Costi e modelli di tariffazione dell'archiviazione fisica in outsourcing
Molte aziende devono conservare documenti cartacei per anni, in alcuni casi per obblighi normativi o fiscali, in altri per motivi strategici. Tuttavia, gestire internamente questi archivi può diventare inefficiente, costoso e rischioso.
L’outsourcing dell’archiviazione documentale offre:
- Ambienti controllati e sicuri (sistemi antincendio, videosorveglianza, accessi tracciati).
- Spazi dedicati, climatizzati e ottimizzati.
- Gestione conforme alle normative (GDPR, Codice Amministrazione Digitale, AgID) .
- Ottimizzazione dei costi e degli spazi interni.
Il costo dell’archiviazione documentale fisica varia in base a:
- Quantità di documenti.
- Durata della conservazione (temporanea vs lungo termine).
- Servizi aggiuntivi richiesti (logistica, digitalizzazione, consulto, ecc.).
- Modalità di catalogazione e livello di dettaglio richiesto.
In media:
- Archiviazione per scatola 40x30x30 cm: 1,50€ – 3,50€/mese
- Archiviazione per metro lineare: 3€ – 6 €/mese
- Consulto pratica su richiesta: 5€ – 15€
- Digitalizzazione su richiesta: 0,05€ – 0,15€/pagina
Secondo stime basate su analisi interne ai processi aziendali, l’attività manuale di archiviazione di un singolo documento cartaceo può richiedere circa 2 minuti, corrispondenti a un costo medio di circa 0,32 € per ogni unità, considerando il tempo impiegato da un impiegato d’ufficio. Applicando questa stima su larga scala, ad esempio su 300.000 documenti, il solo costo del tempo impiegato per l’archiviazione supererebbe i 96.000 €, senza considerare i costi accessori come stampa, protocollazione e ricerca.
In una valutazione più ampia, i costi medi associati alla gestione di ogni singolo foglio cartaceo includono:
- Materiali di archiviazione (strutture, raccoglitori, etichettatura, ecc.): circa 0,03 €.
- Spazio annuo occupato in azienda: circa 0,007 €.
- Tempo operativo per l’archiviazione manuale: circa 0,54 €.
- Riproduzione/fotocopia: circa 0,013 €.
Totale medio stimato per documento: 0,59 €.
Applicando questa cifra a 300.000 documenti, si raggiunge un valore complessivo pari a 177.000 €, evidenziando l’impatto economico considerevole della gestione cartacea tradizionale. Questi costi, moltiplicati per centinaia di migliaia di documenti gestiti ogni anno, mettono in luce come un approccio professionale ed esternalizzato possa generare significativi risparmi in termini di tempo, spazio e risorse operative.
Altri calcoli utili per valutare i costi occulti della gestione interna
A) Costo della ricerca documenti manuale
- Tempo medio per individuare un documento cartaceo in un archivio non indicizzato: 4–6 minuti
- Costo stimato per documento: 0,64 € – 0,96 € (calcolato su una media di 0,16 €/minuto)
- Documenti ricercati almeno una volta all’anno: 3000
B) Costo annuo solo per il tempo di ricerca:
- Minimo: 1.920 €
- Massimo: 2.880 €
C) Costo annuo di conservazione in azienda
- Spazio occupato: 1 metro lineare ≈ 1 armadio = 0,5 m²
- Costo ufficio medio a Torino: 200 €/m²/anno
- Costo annuo per spazio archivi interni: 100 €/metro lineare/anno
- Archivio per 300.000 documenti ≈ 3.000 metri lineari
Totale annuo per spazio fisico occupato: 300.000 €
Le aziende specializzate in servizi di archiviazione offrono solitamente due principali modelli di prezzo:
- Prezzo a scatola: adatto a documenti già raccolti in contenitori standard (es. 40x30x30 cm)
- Prezzo a metro lineare: ideale per archivi già strutturati su scaffalature o per progetti di riordino, inventario e digitalizzazione
Dal MEPA alla trattativa privata: due mondi a confronto nei modelli di pricing
Differenze di tariffazione tra Pubblica Amministrazione e aziende private
Nel contesto dell’archiviazione documentale, è importante distinguere i criteri di calcolo dei prezzi tra Pubblica Amministrazione e aziende private, poiché le esigenze, le normative e le modalità contrattuali possono variare sensibilmente.
Per la Pubblica Amministrazione, l’acquisto di servizi di archiviazione è soggetto al Codice degli Appalti (D.Lgs. 36/2023), che prevede l’obbligo di procedura trasparente, spesso tramite MEPA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione), SINTEL o altre Piattaforme di Approvvigionamento Digitale (PAD). I prezzi sono in genere più ridotti e vincolati a listini o tariffe convenzionate e praticamente invariabili durante il servizio; includono voci dettagliate come:
- Costo per metro lineare o per unità archivistica con specifiche tecniche minime.
- Servizi obbligatori (ritiro, inventariazione, messa a disposizione al termine del servizio).
- Servizi facoltativi o accessori (digitalizzazione, distruzione certificata).
- Durata del contratto pluriennale, con aggiornamento ISTAT ove previsto.
- Inclusione di servizi normativi specifici, come la conservazione sostitutiva a norma AgID.
Per le aziende private, i modelli di prezzo sono generalmente più flessibili e personalizzabili. La trattativa è diretta e i fornitori possono proporre:
- Scontistiche per volumi o per contratti a lungo termine.
- Tariffe “all inclusive” o modulari a seconda dei servizi scelti.
- Servizi ad hoc come l’integrazione con sistemi gestionali aziendali o digitalizzazione massiva.
Inoltre, nel settore privato è possibile negoziare tempi di risposta più rapidi, contratti più agili e soluzioni ibride tra fisico e digitale, adattabili in tempo reale all’evoluzione delle esigenze aziendali.
Personalizzazione, velocità e consulenza
Servizi avanzati e soluzioni personalizzate per le aziende del territorio
Oltre alla semplice conservazione, i fornitori offrono servizi ad alto valore aggiunto:
- Servizio logistico: ritiro, trasporto, consegna su richiesta
- Consulto pratica: consultazione fisica o digitale di specifici documenti
- Digitalizzazione e conservazione a norma
- Catalogazione professionale e indicizzazione
- Inventario informatizzato e aggiornato
- Gestione ciclo di vita documentale: scarti controllati, gestione delle scadenze
Questi servizi permettono di mantenere un archivio ordinato, tracciabile e sempre accessibile, migliorando l’efficienza interna e la complicane normativa.
Insaid supporta le imprese di Torino e del Piemonte con progetti su misura:
- Analisi iniziale gratuita del patrimonio documentale.
- Progettazione personalizzata del sistema archivistico.
- Combinazione di archiviazione fisica e digitalizzazione.
- Supporto operativo, normativo e tecnologico.
Che tu abbia un archivio disordinato da riordinare o un sistema da ottimizzare, troveremo insieme la strategia più adatta alle tue esigenze.
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