SERVIZIO DI DATA ENTRY
OUTSOURCING DEL DATA ENTRY VS. GESTIONE INTERNA: QUALE SOLUZIONE CONVIENE ALLA TUA AZIENDA?
SERVIZIO DI DATA ENTRY
OUTSOURCING DEL DATA ENTRY VS. GESTIONE INTERNA: QUALE SOLUZIONE CONVIENE ALLA TUA AZIENDA?
Sei titolare di un’azienda e ti sei reso conto che l’attività di inserimento dati sta rallentando le performance del tuo team? Ti stai chiedendo se sia meglio gestire il data entry internamente oppure affidarti a un servizio in outsourcing? Hai letto che l’outsourcing del data entry può aiutarti a risparmiare tempo, ridurre i costi operativi e migliorare la produttività, ma non sai da dove cominciare?
Fermati qualche minuto: in questo articolo, noi di Insaid, azienda specializzata in servizi di digitalizzazione, consulenza archivistica e data entry, ti spiegheremo ogni dettaglio per aiutarti a scegliere la soluzione più vantaggiosa per la tua organizzazione.
Vedremo nel dettaglio cosa comporta la gestione interna del data entry, quali sono i vantaggi dell’esternalizzazione di questo servizio e come individuare il fornitore più adatto alle esigenze della tua azienda.
Buona lettura!
QUALE SOLUZIONE CONVIENE ALLA TUA AZIENDA?
OUTSOURCING DEL DATA ENTRY VS. GESTIONE INTERNA
Quando parliamo di data entry ci riferiamo all’inserimento, elaborazione e aggiornamento dei dati all’interno dei sistemi aziendali: documenti cartacei, fogli Excel, database o piattaforme digitali. È un’attività fondamentale per ogni tipo di organizzazione, ma spesso impegnativa in termini di risorse e tempo.
Gestire internamente il data entry implica:
- L’impiego di personale dedicato
- L’acquisto di software specifici
- Formazione continua del personale
- Procedure di controllo qualità
Questi elementi generano alti costi fissi e una gestione più complessa, con il rischio di rallentamenti nei processi operativi.
Il servizio di data entry in outsourcing, invece, è la soluzione ideale per le aziende che vogliono ottimizzare tempi e costi, migliorando al contempo la qualità e l’organizzazione dei dati.
Ecco i principali vantaggi dell’esternalizzazione:
- Risparmio economico: paghi solo per il servizio utilizzato, senza costi di personale e formazione.
- Maggiore efficienza: affidandoti a professionisti del settore, i dati vengono gestiti in modo preciso e puntuale.
- Flessibilità operativa: il servizio si adatta al volume dei tuoi dati e può essere modulato in base alle esigenze stagionali.
- Tecnologia avanzata: accesso a strumenti OCR/ICR e sistemi automatizzati per velocizzare l’inserimento e il controllo dei dati.
- Focus sul core business: il tuo team interno potrà dedicarsi ad attività strategiche, senza essere sovraccaricato da compiti operativi.
I principali vantaggi dell’esternalizzare attività operative e ripetitive
Esternalizzare il servizio di data entry rappresenta una scelta strategica in molteplici contesti organizzativi, soprattutto quando si desidera ottimizzare le risorse, gestire grandi volumi di dati in tempi rapidi o alleggerire il carico operativo interno. È una soluzione efficace per tutte quelle aziende che devono gestire flussi documentali complessi o ripetitivi, spesso affidati a personale non specializzato, con conseguente perdita di efficienza.
Le tipologie di attività che più frequentemente vengono esternalizzate includono:
- Digitalizzazione e inserimento di documenti cartacei come contratti, fatture, ordini e documentazione amministrativa.
- Aggiornamento e gestione di anagrafiche clienti e fornitori, soggette a frequenti variazioni.
- Inserimento e classificazione di dati sanitari, come cartelle cliniche, referti ed esiti di laboratorio.
- Popolamento di database per l’e-commerce, incluse schede prodotto, descrizioni, codici articolo e immagini.
- Gestione documentale nel settore logistico, con inserimento di bolle, DDT, tracciamenti e registri di carico/scarico.
- Catalogazione digitale per il settore immobiliare, con archiviazione di visure, atti, planimetrie e certificazioni.
In particolare, tutte le aziende che operano tramite sportelli, attivano/disattivano servizi o gestiscono pratiche via e-mail necessitano di un’attività di data entry costante e strutturata. Basti pensare ai settori energia, telecomunicazioni, utilities, sanità o servizi alla persona, dove ogni richiesta del cliente genera dati da processare, archiviare e aggiornare tempestivamente. In questi casi, affidarsi a un partner esterno consente di evitare colli di bottiglia nei flussi operativi, ridurre i tempi di risposta al cliente e migliorare la qualità del servizio.
Optare per l’outsourcing del data entry è particolarmente vantaggioso quando:
- Non si dispone di risorse interne adeguate o formate.
- Si desidera evitare costosi investimenti in infrastrutture digitali e software specialistici.
- È necessario garantire un elevato livello di qualità e accuratezza.
- Si vuole integrare tecnologia avanzata (OCR, ICR, sistemi automatizzati) senza complicazioni gestionali.
Affidare queste attività a un partner specializzato permette di mantenere l’organizzazione agile, reattiva e focalizzata sul core business, garantendo al contempo un’elevata qualità nella gestione e nel trattamento dei dati.
Fattori chiave da valutare nella scelta del fornitore
Come scegliere il miglior fornitore di data entry
Scegliere il partner giusto per l’outsourcing del data entry è un passaggio fondamentale per garantire un servizio efficiente, sicuro e realmente vantaggioso per l’azienda. Non tutte le realtà sono uguali: è importante affidarsi a professionisti in grado di offrire competenze specifiche, tecnologie aggiornate e una gestione orientata alla qualità.
Ecco gli aspetti principali da considerare nella selezione del fornitore:
- Esperienza e specializzazione nel settore: è essenziale che l’azienda abbia un background consolidato nella gestione documentale e nella digitalizzazione dei dati, oltre a conoscenze verticali nei settori di riferimento (es. sanitario, logistico, e-commerce, utilities).
- Tecnologie avanzate: un buon fornitore deve disporre di strumenti come OCR, ICR, sistemi di controllo qualità automatizzati, software gestionali integrabili e piattaforme cloud sicure.
- Approccio personalizzato e flessibile: ogni azienda ha esigenze diverse. Il partner ideale deve essere in grado di offrire soluzioni su misura, adattabili a volumi di lavoro differenti, con possibilità di scalare rapidamente il servizio in base alla stagionalità o ai picchi operativi.
- Affidabilità e sicurezza dei dati: verifica che il fornitore rispetti le normative in materia di privacy e gestione dei dati, come il GDPR, e che adotti sistemi di sicurezza informatica e protocolli di protezione adeguati.
- Capacità consulenziale: oltre al servizio operativo, un buon fornitore può offrire supporto strategico e consulenziale per aiutare l’azienda a individuare processi da ottimizzare, soluzioni automatizzate da implementare e metodologie per migliorare l’efficienza documentale.
- Reputazione e referenze: richiedi testimonianze, casi studio o feedback di altri clienti per comprendere il livello di soddisfazione e la reale efficacia dei servizi erogati.
Scegliere con attenzione il partner di data entry significa garantire continuità, qualità e valore aggiunto alla tua organizzazione, trasformando un’attività apparentemente operativa in una leva di crescita e ottimizzazione. Affidarsi a un fornitore esterno richiede un’attenta valutazione.
Se vuoi rendere la tua azienda più competitiva, efficiente e snella, l’outsourcing del data entry è una scelta strategica.
Insaid offre un servizio di data entry altamente strutturato e personalizzato che include:
- Scansione intelligente dei dati
- Data entry manuale e/o automatizzato (OCR/ICR)
- Catalogazione e archiviazione personalizzata
Il tutto con sistemi perfettamente integrabili ai tuoi software aziendali e con controlli qualità multipli per garantire la massima precisione nella gestione delle informazioni.
Inoltre, Insaid può affiancarti anche come consulente, aiutandoti a individuare le migliori soluzioni per automatizzare le attività di data entry, ottimizzare i flussi documentali e ridurre ulteriormente tempi e costi operativi.
Contattaci oggi stesso per scoprire come possiamo supportare la tua azienda nel processo di trasformazione digitale!
