Archiviazione Digitale
Conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica: tutte le differenze
Archiviazione digitale
Conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica: tutte le differenze
Sei un responsabile aziendale che sta cercando di capire come migliorare la gestione documentale della tua impresa? Non sei sicuro di come muoverti tra le diverse opzioni per digitalizzare i tuoi archivi e renderli conformi alle normative vigenti? Hai sentito parlare della conservazione sostitutiva e dell’archiviazione elettronica, ma non sai quali differenze ci siano tra i due processi e quale sia la soluzione migliore per la tua azienda?
Se ti ritrovi in queste domande, questo articolo fa al caso tuo! Qui scoprirai tutte le differenze tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica, due approcci chiave per una gestione documentale efficace.
Noi di Insaid, azienda specializzata in servizi di dematerializzazione certificata, abbiamo creato questa guida per aiutarti a comprendere quale strategia adottare per ottimizzare la gestione dei tuoi documenti digitali. Che tu debba garantire la validità legale dei documenti o semplicemente organizzare i tuoi file in modo più efficiente, in questo articolo troverai tutte le informazioni necessarie per fare una scelta consapevole.
Prenditi qualche minuto per leggere questa guida e scopri come puoi migliorare la tua gestione documentale con il supporto di Insaid.
Buona lettura!
Cos’è la conservazione sostitutiva?
La conservazione sostitutiva è un processo di digitalizzazione regolamentato che permette alle aziende di eliminare i documenti cartacei, sostituendoli con copie digitali che hanno valore legale. In altre parole, grazie alla conservazione sostitutiva, i documenti digitalizzati assumono lo stesso valore probatorio degli originali cartacei.
Per garantire che i documenti digitali siano conformi e legalmente validi, il processo deve rispettare specifici requisiti tecnici:
- Firma digitale: è necessario applicare la firma digitale al documento per garantirne l’autenticità e l’integrità.
- Marca temporale: viene utilizzata per confermare la data certa in cui il documento è stato creato o modificato.
- Normativa di riferimento: in Italia, la conservazione sostitutiva è regolata dal DPCM del 3 dicembre 2013, che stabilisce le regole per la conservazione di documenti digitali con valore legale.
Per le aziende, scegliere un servizio di conservazione sostitutiva può rappresentare un grande vantaggio, in quanto permette di ridurre lo spazio fisico necessario per l’archiviazione e di migliorare l’accesso ai documenti. In questo contesto, Insaid offre soluzioni di dematerializzazione certificate che assicurano una gestione documentale sicura e conforme alle normative vigenti, eliminando la necessità di mantenere archivi cartacei ingombranti.
Cos’è l’archiviazione elettronica?
L’archiviazione elettronica, invece, si riferisce alla semplice conservazione di documenti in formato digitale, senza che questi abbiano valore legale. Questa modalità di archiviazione è utile per organizzare e rendere accessibili i documenti in modo rapido ed efficiente, ma non garantisce la sostituzione legale dei documenti cartacei.
A differenza della conservazione sostitutiva, l’archiviazione elettronica non prevede l’obbligo di applicare una firma digitale o una marca temporale, ed è pertanto più adatta per la gestione di documenti che non necessitano di conservazione a lungo termine con valore probatorio. Questo include documenti interni, report aziendali, corrispondenza elettronica e altre tipologie di file che devono essere semplicemente organizzati e archiviati.
Insaid supporta le aziende anche nella creazione di archivi elettronici strutturati, offrendo soluzioni personalizzate che facilitano l’organizzazione e il recupero dei documenti digitali in base alle specifiche esigenze. L’obiettivo è quello di garantire che i documenti aziendali siano sempre facilmente accessibili, migliorando l’efficienza interna senza dover far fronte a complicazioni legali.
Le principali differenze tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica
Uno dei principali aspetti che differenzia la conservazione sostitutiva dall’archiviazione elettronica è il valore legale dei documenti. La conservazione sostitutiva permette di eliminare il cartaceo, mantenendo comunque la validità legale dei documenti digitalizzati, mentre l’archiviazione elettronica ha principalmente lo scopo di organizzare e rendere accessibili i documenti in formato digitale, ma non sostituisce gli originali cartacei sotto il profilo legale.
Quando si tratta di documenti fiscali, contratti e altri documenti obbligatori per legge, la conservazione sostitutiva rappresenta una scelta obbligata. Alcuni esempi di documenti per i quali è necessaria la conservazione sostitutiva includono:
- Fatture elettroniche, obbligatorie in Italia dal 2019;
- Documenti contabili e fiscali, che devono essere conservati per almeno 10 anni;
- Contratti e documenti legali, per i quali è richiesta la prova dell’integrità e autenticità nel tempo.
Al contrario, per i documenti che non richiedono alcun vincolo normativo, l’archiviazione elettronica rappresenta una scelta più semplice e flessibile. Un buon esempio di utilizzo dell’archiviazione elettronica include la gestione della corrispondenza e-mail, documentazione operativa e documenti interni che non devono essere conservati per finalità legali.
Quando scegliere la conservazione sostitutiva?
Se la tua azienda è vincolata dalla necessità di mantenere una documentazione con valore legale, come nel caso di documenti fiscali, la conservazione sostitutiva è la scelta più indicata. Non solo garantisce la conformità normativa, ma riduce significativamente il bisogno di spazio fisico per l’archiviazione cartacea. Affidarsi a un partner come Insaid significa poter contare su soluzioni di conservazione sostitutiva che rispettano le normative vigenti, grazie all’uso di tecnologie avanzate come la firma digitale e la marca temporale.
Quando preferire l’archiviazione elettronica?
D’altra parte, se la tua azienda ha bisogno di un sistema efficiente per l’organizzazione dei documenti digitali, senza vincoli legali, l’archiviazione elettronica è sufficiente. È una scelta ideale per migliorare la gestione dei file, rendendoli facilmente reperibili e riducendo il tempo perso nella ricerca di documenti. Anche in questo caso, Insaid offre soluzioni personalizzate per l’archiviazione elettronica, migliorando la produttività aziendale e garantendo una gestione ordinata dei documenti.
In sintesi, la conservazione sostitutiva e l’archiviazione elettronica sono due approcci distinti per la gestione dei documenti digitali. La prima garantisce la sostituzione legale dei documenti cartacei con versioni digitali conformi, mentre la seconda offre un metodo flessibile per gestire i documenti elettronici senza requisiti legali stringenti.
Affidarsi a Insaid per la digitalizzazione documentale significa compiere un passo importante verso una maggiore efficienza e sicurezza. Con una solida base digitale, la tua azienda sarà meglio preparata per affrontare le sfide tecnologiche del futuro, mantenendo al contempo un alto livello di gestione operativa.
Se pensi che sia arrivato il momento di digitalizzare tutto il tuo archivio documentale e vorresti un progetto personalizzabile, non esitare a contattarci compilando il form qui sotto. I nostri consulenti sono a tua disposizione per comprendere la tua esigenza organizzativa e proporti un progetto su misura.
