distruzione certificata
Gli step per smaltire correttamente la documentazione cartacea: il servizio di distruzione certificata
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Gli step per smaltire correttamente la documentazione cartacea: il servizio di distruzione certificata i
Sei titolare di un’azienda e hai necessità di distruggere vecchi fascicoli e documenti che occupano spazio da destinare ad altri processi e non sai a chi rivolgerti? Hai letto che la distruzione certificata dei documenti ti permette di rispettare gli obblighi di legge e soprattutto proteggere i dati contenuti nei documenti e ti piacerebbe avere maggiori informazioni su questo servizio? Oppure sei curioso di scoprire cosa si intende per distruzione certificata dei documenti e quali sono gli step fondamentali per smaltire correttamente la documentazione cartacea?
Ecco un articolo con tutte le informazioni!
Fermati per qualche minuto a leggere questo articolo che noi di Insaid, azienda specializzata in gestione documentale, dematerializzazione certificata, distruzione certificata e conservazione sostitutiva a Torino e operativi in tutta Italia, abbiamo preparato per descriverti la procedura di distruzione certificata dei documenti. Vedremo insieme quali sono i passaggi fondamentali di questo processo per distruggere correttamente i documenti non più necessari.
Buona lettura!
4 step della distruzione certificata dei documenti: la procedura per disfarsi dei documenti non più necessari
Ogni giorno vengono prodotti una gran quantità di documenti che necessitano di essere gestiti correttamente. La mole di documenti delle aziende o degli studi professionali o ancora degli Enti pubblici contiene anche molte informazioni soprattutto di clienti, di fornitori oltre che dati personali.
Per questo motivo, non solo è necessario gestire i documenti cartacei nel rispetto della normativa europea e nazionali sulla protezione dei dati personali ma anche distruggerli secondo gli obblighi di legge per proteggere informazioni sensibili, soprattutto quando non vi è più obbligo di conservarli.
Se sei titolare di un’azienda o di uno studio professionale o rappresenti un Ente pubblico, il tuo compito è quello di:
- Conservare
- Proteggere
- Smaltire i documenti
È fondamentale rispettare le regole prevista dalla normativa in quanto la loro violazione può comportare responsabilità civile, penale e sanzioni amministrative in caso di distruzione dei documenti non conforme, soprattutto quando la distruzione non corretta. comporti la diffusione di dati personali.
Il servizio di distruzione certificata dei documenti per i quali non c’è più l’obbligo di conservarli, è la soluzione perfetta per disfarsi dei documenti in modo certificato e corretto.
Adesso vediamo in quali step si sviluppa questo processo di smaltimento dei documenti cartacei.
Sappi che la distruzione certificata dei documenti è un’operazione che richiede di rispettare una serie di cautele per evitare la perdita, anche accidentale, di informazioni importanti o la diffusione di dati sensibili. Per non incorrere in questi rischi e nelle relative sanzioni, noi di Insaid, azienda specializzata in distruzione certificata di documenti, abbiamo predisposto una procedura di distruzione certificata che si compone di 4 passaggi:
- Prelievo della documentazione
- Identificazione dei documenti e catalogazione
- Distruzione con taglio a frammento
- Invio al macero del materiale di risulta
Adesso vediamo insieme quali sono le operazioni per ciascuno step.
1.Prelievo della documentazione
Il primo step del nostro servizio di distruzione certificata consiste nel prelevare la documentazione che deve essere distrutta. Per organizzare tutta la documentazione cartacea da prelevare, forniamo il materiale per inscatolare i documenti da distruggere.
Dopo aver inscatolato tutti i documenti preleviamo prelevare le scatole direttamente presso la tua sede per trasferirle nei nostri magazzini.
2. Identificazione dei documenti e catalogazione
Secondo step della procedura di distruzione certificata dei documenti consiste nella:
- identificazione
- catalogazione dei documenti
Con l’identificazione e la catalogazione dei documenti sarà possibile:
- tracciare e rintracciare i documenti stessi
- organizzare i documenti in modo sistematico e recuperarli rapidamente
In particolare, l’organizzazione dei documenti attraverso la fase di catalogazione consente di organizzare in maniera strutturata tutta la documentazione, adottando un sistema di classificazione codificata.
3. Distruzione con taglio a frammento
A questo punto prende avvio il terzo step dello smaltimento della documentazione cartacea con il sistema di distruzione certificata.
Utilizziamo macchine distruggidocumenti che tagliano i documenti in piccoli frammenti di dimensioni variabili, impedendo la loro ricostruzione.
La fase di distruzione con taglio a frammento viene organizzata rispettando il livello di sicurezza P-3 a norma della DIM 6639 che permette una distruzione sicura ed efficace.
4.Invio al macero del materiale di risulta
L’ultima fase della procedura di distruzione certificata dei documenti consiste nella trasformazione del materiale di risulta per essere riutilizzato.
La parte più importante della distruzione certificata è rappresentata dalla certificazione della distruzione come prova che la procedura è avvenuta in conformità alla normativa UNI CEI ISO/IEC 21964:2020 in materia di trattamento dei dati personali, sensibili e/o riservati.
Con il nostro servizio di distruzione certificata potrai smaltire i tuoi documenti in modo corretto in quanto potrai:
- Rispettare le normative in vigore per proteggere i dati personali contenuti nei documenti
- Ridurre il rischio di violazione dei dati personali
- Ridurre l’impatto ambientale
il tutto garantendo la completa distruzione documentale anche perché eseguiamo i controlli necessari per darti la certezza che tutte le informazioni presenti nei documenti siano definitivamente ed effettivamente cancellati.
Se pensi sia arrivato il momento di smaltire i tuoi archivi cartacei con una procedura efficiente e sicura, contattaci per una consulenza personalizzata. Ti descriveremo nel dettaglio la nostra distruzione certificata dei documenti e ti forniremo tutte le informazioni per un servizio sicuro e completo che risponda alle tue esigenze organizzative.