La digitalizzazione degli archivi degli istituti scolastici non è soltanto un obbligo di legge ma una soluzione che rende efficiente la tua scuola. Scopri il servizio di Insaid!
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La distruzione certificata dei documenti è la soluzione per eliminare definitivamente documenti obsolenti nel pieno rispetto della normativa. È la soluzione efficiente e sicura per non incorrere in sanzioni. Scopri il servizio di Insaid!
Continue readingTutti i vantaggi della digitalizzazione delle cartelle cliniche: un’opportunità per le strutture mediche di diventare efficienti
La digitalizzazione delle cartelle cliniche offre molteplici vantaggi: gestione più efficiente e sicura dei documenti sanitari e un servizio di qualità per l’utenza. Scopri il servizio di digitalizzazione studiato da Insaid per Ospedali e strutture mediche private!
Continue readingTutti i vantaggi del servizio di postalizzazione in outsourcing: come ottimizzare i tempi e denaro
Il servizio di postalizzazione in outsourcing ti permette di risparmiare tempo e ridurre i costi delle attività di postalizzazione. Leggi l’artico per saperne di più e com’è strutturato il servizio di Insaid.
Continue reading3 motivi per archiviare digitalmente i documenti della tua azienda: i vantaggi dell’archiviazione digitale
I vantaggi dell’archiviazione digitale dei documenti sono molteplci: risparmio di tempo, risorse e sicurezza delle informazioni. Scopri il servizio di archiviazione digitale documenti proposto da Insaid.
Continue readingCome ridurre tempi e costi di lavoro con il servizio di data entry in outsourcing: rispondono gli esperti
Il servizio di data entry in outsourcing è lo strumento ideale per risparmiare tempi e risorse. Ti offre qualità e gestione di elevati volumi di dati. Scopri il servizio di Insaid!
Continue readingDistruzione documenti nella pubblica amministrazione: come rispettare la normativa di riferimento e a chi rivolgersi per la gestione
La distruzione dei documenti nella PA deve eseguire regole ben precise che sono individuate nel massimario di scarto. Insaid è un’azienda specializzata in distruzione documenti certificata. Scopri il servizio di Insaid!
Continue readingCome proteggere i dati della tua azienda con la distruzione certificata: la soluzione sicura per smaltire i dati sensibili
Come proteggere i dati della tua azienda con la distruzione certificata
Distruzione certificata: la soluzione sicura per smaltire i dati sensibili
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Distruzione certificata: la soluzione sicura per smaltire i dati sensibili
Distruzione certificata: facciamo il punto sulla normativa
Ogni giorno, enti pubblici, privati, professionisti e aziende devono fare i conti con una grande quantità di documenti in formato cartaceo, nonostante la trasformazione digitale.
La maggior parte di questi documenti contiene dati sensibili, inclusi dati personali comuni e particolari, che meritano di essere protetti secondo le leggi vigenti.
In questo contesto, qual è la normativa in materia di distruzione certificata dei documenti cartacei? Cerchiamo di esplorare insieme questo argomento.
La distruzione dei documenti contenenti dati sensibili o documenti contabili è un’operazione che deve rispettare quanto stabilito dalla normativa in materia di privacy, in particolare dal Decreto legislativo 2003/196 così come modificato a seguito del GDPR (meglio conosciuto come Regolamento Europeo sulla Privacy).
Tecnicamente tutti i soggetti che trattano dati personali e particolari devono adottare misure di sicurezza adeguate e preventive per ridurre al minimo i rischi di perdita o distruzione accidentale dei dati stessi.
Quando parliamo di documenti contenenti dati personali o particolari intendiamo:
- Contratti
- Anagrafiche clienti
- Registri contabili
- Cartelle cliniche
Questi sono alcuni esempi di documenti contenenti dati particolari o personali che meritano di essere tutelati per salvaguardare la protezione della persona fisica. Nello specifico ci riferiamo ai seguenti dati:
- Dati particolari: che rivelano la razza, etnia, stato di salute, vita sessuale, convinzioni filosofiche, religiose o di altro genere; l’adesione ad organizzazioni religiose, associazioni, partiti o sindacati; le opinioni politiche etc…
- Dati identificativi: data di nascita, nome, cognome, codice fiscale, immagini ecc.;
- Dati giudiziari: dati che rilevano l’esistenza di determinati provvedimenti giudiziari iscritti nel casellario giudiziale.
In presenza di tali dati contenenti nei documenti scatta, inevitabilmente, l’obbligo di distruggere correttamente tali documenti cartacei, al decorso del termine previsto per legge per la loro conservazione.
Infatti, in base alle normative vigenti, le aziende che generano documenti amministrativi contenenti informazioni riservate, fiscali o contabili sono tenute a conservare tali documenti all’interno dell’azienda per almeno 10 anni.
Dopodiché, scatta l’obbligo di distruggere i documenti, ad esempio quelli contabili per :
- proteggere i segreti commerciali dell’azienda
- evitare controversie legali (violazioni della privacy o divulgazione impropria di informazioni aziendali)
- garantire la tutela dei dati personali dei clienti, assicurando la riservatezza e la protezione di tali informazioni, salvaguardando così i diritti e la privacy dei clienti stessi.
Come vedi, la procedura di distruzione certificata dei documenti cartacei contenenti dati personali o particolari deve seguire delle procedure ben definite e precise in quanto l’azienda, l’ente pubblico, il professionista che detiene tali documenti cartacei è responsabile della loro eliminazione.
Ma esattamente in cosa consiste la distruzione certificata dei documenti? Continua a leggere per saperne di più


Distruzione certificata: il processo per eliminare in modo sicuro informazioni riservate


Distruzione certificata documenti: la soluzione studiata da Insaid per supportare le aziende
Successivamente sarà nostra cura prelevare il materiale da distruggere presso la tua sede e trasportarlo in sicurezza nei nostri locali. Nell’occasione, rilasciamo già un primo documento che attesta il ritiro.
Dopo aver pesato tutto il materiale con apposita strumentazione elettronica, cominciamo la fase di distruzione vera e propria, del materiale con macchinari codificati con taglio a frammento con livello di sicurezza P-3 a norma DIN 6639. Tale normativa è utilizzata per la regolamentazione della frammentazione dei supporti contenenti dati riservati, definendo anche le procedure di costruzione dei trituratori industriali.
I livelli di sicurezza di tali apparecchi si dividono in 3 gradi di protezione e in sette Livelli di Sicurezza che i nostri trituratori industriali, come detto, rispettano alla perfezione.
Per questa fase, infatti, noi di Insaid ci serviamo di trituratori industriali con taglio a frammento non superiori a 2 mm.
Ed infine la procedura si conclude con la certificazione della distruzione che attesta che i materiali sono stati distrutti in modo sicuro e irreversibile, in conformità con i requisiti normativi. Questa certificazione può essere richiesta come prova documentale della distruzione per scopi legali o di conformità. Infatti, l’emissione del certificato di distruzione nel rispetto di questi riferimenti normativi ti consente di ottemperare ai requisiti richiesti nella normativa UNI CEI ISO/IEC 21964:2020 in materia di trattamento dei dati personali, sensibili e/o riservati.
Qualsiasi residuo risultante dal processo di distruzione viene smaltito in modo responsabile e rispettoso dell’ambiente.
Se devi distruggere documenti cartacei contenente dati personali o particolari o comunque meritevoli di protezione, è fondamentale rivolgersi ad aziende specializzate come noi di Insaid. Prendiamo in carico tutta la procedura di distruzione aiutandoti a rispettare la normativa. Con il nostro servizio di distruzione certificata, potrai esser certo della completa distruzione documentale anche perché eseguiamo i controlli necessari lungo tutto il processo di distruzione. In questo modo avrai la certezza che tutti i dati presenti nei documenti siano definitivamente ed effettivamente cancellati.
Se hai necessità della distruzione certificata, non esitare a contattarci. I nostri consulenti sono a tua disposizione per spiegarti la procedura che seguiremo in modo che tu sia perfettamente compliance rispetto agli obblighi di legge.
Guadagnare spazio in azienda con l’archiviazione in outsourcing: il nuovo servizio rapido e sicuro per essere più competitivi
Guadagnare spazio in azienda con l’ archiviazione in outsourcing
Il nuovo servizio rapido e sicuro per essere più competitivi
Guadagnare spazio in azienda con l’ archiviazione in outsourcing
Il nuovo servizio rapido e sicuro per essere più competitivi
Il volume dei tuoi documenti aziendali sta diventando ingestibile, rallentando le lavorazioni ed è arrivato il momento di prendere provvedimenti ma non sai esattamente a chi rivolgerti? Hai letto che la gestione dei documenti è un aspetto fondamentale per qualsiasi ente, organizzazione o studio professionale e speso può essere utile affidarsi a terzi con il servizio di archiviazione in outsourcing ma vorresti capire di cosa si tratta? O sei semplicemente curioso di sapere quali sono i vantaggi di un’archiviazione in outsourcing per capire se è esattamente il servizio di cui hai bisogno?
Sei sull’articolo giusto!
Noi di Insaid, specializzati in processi di digitalizzazione documentale e servizi di archiviazione per aziende, enti pubblici, privati e studi professionali, abbiamo preparato questo contributo sull’archiviazione in outsourcing per aiutarti a scegliere uno dei servizi più efficienti per garantire maggiore operatività, risparmio di costi e conformità normativa. Scoprirai che l’archiviazione in outsourcing potrai goder di maggiore spazio all’interno della tua azienda o organizzazione. Inoltre, con i nostri servizi potrai anche ottimizzare i tempi di ricerca dei tuoi documenti. Se sei curioso di scoprire tutti i vantaggi dell’archiviazione in outsourcing, continua a leggere l’ articolo
Buona lettura!
Archiviazione in outsourcing: tutti i vantaggi di avere maggiore spazio a tua disposizione
Quando parliamo di archiviazione in outsourcing ci riferiamo ad un servizio di gestione documentale affidato a terzi.
Diverse sono le ragioni per le quali un’azienda, o un ente o un professionista decidono di affidarsi al servizio di archiviazione in outsourcing, soprattutto perché questo servizio offre numerosi vantaggi, tra cui l’efficienza operativa, il risparmio di costi, l’accesso a competenze specialistiche e la conformità normativa.
Tra le più importanti motivazioni che spingono a scegliere l’archiviazione on outsourcing ci sono:
- Grossa mole di documenti
- Mancanza di professionalità e procedure interne di gestione
- Ottimizzazione delle risorse economiche
- Consulenza archivistica per la corretta catalogazione
Proviamo ad analizzarli nel dettaglio per esplorare tutti i benefici in termini di operatività ed efficienza che l’archiviazione in outsourcing può offrire alla tua realtà.
- Grossa mole di documenti
Se sei un’azienda strutturata o un ente pubblico o uno studio con una grande quantità di documenti da gestire e non hai professionalità all’interno del tuo organigramma che siano in grado di gestire correttamente questo flusso documentale, l’archiviazione in outsourcing potrebbe essere la soluzione per non perdere in termini di efficienza e produttività. Infatti, come a breve vedremo, anche grazie al nostro servizio di archiviazione in outsourcing, potrai risolvere questo problema e ottimizzare lo spazio a misura della tua organizzazione aziendale, imprenditoriale o professionale. - Mancanza di professionalità e procedure interne di gestione
In ogni azienda, organizzazione, studio o PA, la gestione documentale è un’attività complessa che richiede non solo conoscenze specialistiche, ma anche l’introduzione e l’implementazione di sistemi e procedure, oltre che il rispetto di normative in continua evoluzione.
Con il servizio di archiviazione in outsourcing della tua documentazione potrai avere a disposizione sempre professionisti competenti ed esperti per svolgere questa specifica attività nel rispetto delle normative in vigore. - Ottimizzazione delle risorse economiche
Per organizzare un archivio fisico all’interno di un’azienda o di uno studio professionale o ancora all’interno di un ente pubblico, sono necessarie ingenti risorse economiche non solo per l’acquisto delle infrastrutture interne per l’archiviazione ma anche per l’adozione delle misure di sicurezza dei documenti conservati.
Con l’archiviazione in outsourcing, ci pensa l’azienda specializzata in questo tipo di archiviazione, come noi di Insaid e potrai risparmiare questi costi, riallocandoli per altri obiettivi in base alla tua mission. - Consulenza archivistica per la corretta catalogazione
Un altro vantaggio dell’archiviazione in outsourcing attiene disponibilità di competenze archivistiche delle aziende specializzate in questo servizio che possano rispettando la normativa archivistica, redigere piani di classificazione e progettazione dei flussi documentali per recuperare con maggiore efficienza e rapidità la documentazione.
Nel paragrafo successivo vedremo come la corretta catalogazione dei tuoi documenti con il servizio di archiviazione in outsourcing offerto da noi di Insaid potrai valorizzare i tuoi documenti.
Sei curioso di sapere com’ è strutturato il nostro servizio di archiviazione in outsourcing?
Continua a leggere per saperne di più!


Archiviazione in outsourcing con Insaid: archiviazione fisica e servizio logistico per un’azienda efficiente e competitiva
- Ritiro
- Catalogazione
- Archiviazione
- Ricerca e consegna pratiche
Il nostro servizio di archiviazione si completa poi con il servizio di distruzione dei documenti per i quali non sei più obbligato alla conservazione.
Con questo servizio di archiviazione fisica potrai avere più spazio nella tua azienda e accedere rapidamente ai tuoi documenti, accedendovi semplicemente grazie ad un’attenta catalogazione e logistica coordinata.
In questo modo potrai risolvere tutti i tuoi problemi di gestione degli archivi e consultarli direttamente nella tua sede anche se collocati nei nostri depositi.
Se sei interessato ad approfondire l’argomento dell’archiviazione in outsourcing o desideri scoprire altri dettagli sul nostro servizio contattaci per una consulenza personalizzata.
Tutti i vantaggi della digitalizzazione: soluzioni personalizzate per ogni esigenza aziendale
Tutti i vantaggi della digitalizzazione documentale:
soluzioni personalizzate per ogni esigenza aziendale
Tutti i vantaggi della digitalizzazione documentale:
soluzioni personalizzate per ogni esigenza aziendale
La tua azienda ha necessità di diventare più competitiva sul mercato e stai pensando di cominciare a digitalizzare alcuni processi tra i quali la digitalizzazione documentale per ottimizzare i tempi di lavorazione ma vorresti qualche informazione in più? Hai letto che esistono diverse soluzioni personalizzate per poter sfruttare al meglio tutti i vantaggi della digitalizzazionedocumentale e ti piacerebbe capire a chi rivolgerti? O sei semplicemente curioso di scoprire come l’introduzione della digitalizzazione documentale all’interno delle attività possa migliorare il lavoro e quali sono i vantaggi nel lungo periodo?
Sei sulla pagina giusta!
Prenditi qualche minuto per leggere questo articolo che noi di Insaid, specializzati in processi di digitalizzazione documentale, abbiamo preparato per aiutarti a scegliere uno dei processi di innovazione aziendale necessari a rendere la tua azienda più efficiente e produttiva e raggiungere obiettivi di business sempre più alti.
Scoprirai che attraverso le diverse procedure di dematerializzazione, archiviazione fisica e digitale, conservazione e distruzione documentale a norma di legge, potrai ottimizzare i processi aziendali e stare al passo con i tuoi competitor. Continua a leggere per scoprire tutti i vantaggi della digitalizzazione e delle varie soluzioni personalizzate.
Buona lettura!
Digitalizzazione: di cosa stiamo parlando?
- Ridurre costi e sprechi di carta
- Risparmiare spazio
- Garantire la sicurezza nel tempo nella gestione dei documenti
- Accelerare la consultazione
Soluzioni di digitalizzazione documentale attraverso un percorso studiato e personalizzato
Ora che abbiamo compreso cosa si intende per digitalizzazione aziendale, quale importanza riveste la digitalizzazione documentale in questo processo di trasformazione e a quali bisogni risponde, proviamo a capire quali sono le soluzioni di digitalizzazione documentale, tra le quali potrete scegliere.
In realtà ogni azienda ha delle proprie necessità che non sono standardizzabili. Per questo motivo noi di Insaid che da anni ci occupiamo di soluzioni di digitalizzazione documentale, elaboriamo un progetto di digitalizzazione documentale dopo aver ascoltato e valutato il bisogno dell’azienda o del professionista o dell’ente pubblico.
Cerchiamo di capire quali sono le necessità concrete che ci rappresentano nella gestione del lavoro giornaliero, ad esempio, se hanno bisogno di una consultazione rapida o se necessitano di una catalogazione personalizzata di grosse quantità di dati. In base alle esigenze aziendali e di lavoro, noi di Insaid prepariamo il progetto di digitalizzazione documentale personalizzato, prevedendo anche di combinare tra loro più servizi in modo da garantire tutti i vantaggi che la digitalizzazione documentale offre.
Come vedi, non esiste un unico progetto di digitalizzazione documentale standardizzato e uguale per tutti. Il progetto di digitalizzazione documentale va elaborato tenendo conto della struttura aziendale che si sta analizzando e delle necessità contingenti.
Adesso vediamo quali sono gli step della digitalizzazione documentale che noi di Insaid proponiamo ai nostri clienti.
Continua a leggere per saperne di più!
Gli step della digitalizzazione documentale con Insaid
Come abbiamo visto nel paragrafo precedente, per impostare un corretto progetto di digitalizzazione documentale è fondamentale avvalersi di partner specializzati e competenti come noi di Insaid. La componente della consulenza specialistica che noi di Insaid proponiamo, ti permette di sviluppare il tuo percorso di digitalizzazione documentale verificando il costo e l’impatto sull’organizzazione.
Una volta che avremo compreso il tuo bisogno, procediamo con gli step fondamentale del progetto di digitalizzazione documentale:
- Ritiro dei tuoi documenti organizzando un servizio logistico per il ritiro e la consegna;
- Preparazione dei documenti tramite la normalizzazione (eliminando graffette, buste, elastici etc…)
- Scansione dei documenti con l’utilizzo di scanner ad alta risoluzione e di ultima generazione
- Indicizzazione dei documenti tramite parole chiavi di ricerca concordate con il cliente
- Versamento dei documenti digitalizzati con modalità concordate con cliente (su pc e/o gestionale del cliente, su supporto esterno oppure sulla nostra piattaforma web)
- Archiviazione e stoccaggio dei documenti originali a norma di legge
- Distruzione certificata di documenti contenenti dati sensibili
Questo tipo di progetto di archiviazione documentale consente di semplificare le attività degli uffici, offrendo la possibilità anche ai dipendenti di accedere in tempi rapidi senza sprechi di tempo e di carta.
Peraltro, un altro vantaggio che il processo di archiviazione documentale che noi di Insaid offriamo è quello di ridurre il rischio di smarrimento o danneggiamento dei documenti, garantendo la sicurezza degli stessi.


In base alla nostra esperienza e alle richieste che i clienti ci rappresentano quando valutiamo insieme un progetto di digitalizzazione documentale, questi sono le principali richieste che ci formulano:
- Efficienza
- Risparmio sui costi
- Competitività
Vediamoli nel dettaglio.
Per quanto concerne l’efficienza, attraverso il processo di digitalizzazione documentale le risorse aziendali diventano più produttive in quanto risparmiano tempo per accedere ai documenti o alle pratiche archiviate.
La digitalizzazione degli archivi, ad esempio, rende più efficienti i processi di gestione e ricerca documentale. Inoltre, l’eliminazione di copie cartacee in favore della dematerializzazione permette di essere più rapidi e precisi nella ricerca dei documenti di cui hai bisogno.
Con la digitalizzazione documentale, protrai anche ridurre i costi legati all’acquisto di carta e accessori così come anche degli spazi fisici ove conservarli a norma di legge e proteggerli da intrusioni illecite. E questa è un’esigenza che non solo ci rappresentano le aziente del settore commerciale ma anche le pubbliche amministrazioni che si sono negli anni avvalse dei nostri servizi specialistici.
La digitalizzazione documentale, inoltre, ti permette di essere più competitivo in quanto attraverso tali procedure potrai velocizzare l’elaborazione delle pratiche grazie alla possibilità di accedere in tempi rapidi ed immediati ai tuoi documenti.
La rapidità di evasione delle richieste dei clienti o degli utenti nel caso di una pubblica amministrazione ti consentirà di acquisire la loro fiducia, accrescendo la tua affidabilità e la tua reputazione.
Un altro vantaggio della digitalizzazione dei processi è la maggiore competitività della tua azienda in quanto l’introduzione di soluzioni tecnologiche performanti, che riducono il cosiddetto time to market, ti permettono di rispondere velocemente ai cambiamenti del mercato e alle richieste dei clienti.
Per questo motivo Insaid ti guida nel tuo personale processo di digitalizzazione documentale che rappresenta un passo decisivo verso la modernizzazione e semplificazione dei processi necessari a migliorare e rendere la tua azienda o l’ente che rappresenti, più efficiente, affidabile e credibile.
Se desideri scoprire quali sono i vantaggi della digitalizzazione documentale adatti alla tua realtà aziendale e lavorativa, contattaci per una consulenza e per valutare insieme la soluzione di digitalizzazione che meglio risponda alle tue esigenze.